Klient biura rachunkowego, hurtownia materiałów budowlanych, przynosi na jedno spotkanie trzy dokumenty. Pierwszy to umowa faktoringu „bez regresu” z firmą pozabankową. Drugi to aneks do starej umowy z bankiem, w którym pojawia się słowo „regres”. Trzeci to umowa, na podstawie której faktor ma płacić dostawcom hurtowni, a ona spłaci go później. Pytanie przy biurku księgowej jest jedno: jak to zaksięgować?

Odpowiedź zaczyna się od lektury umowy, a nie od konta 24, bo faktoring jest w polskim prawie umową nienazwaną, a jego ujęcie w księgach zależy od tego, co strony faktycznie w niej zapisały.

Poniższy materiał jest dla księgowych i biur rachunkowych, które dostają od klientów takie umowy. Prowadzi przez test umowy, trzy zestawy zapisów na jednej fakturze, KPiR, spór o art. 15c CIT, VAT i zamknięcie roku. Temat zyskał na wadze, bo od sprawozdań za 2025 r. kryterium wyłączenia należności z ksiąg wynika z nowego rozporządzenia o instrumentach finansowych.

Faktoring księgowanie: trzy schematy, a nie jeden

Na rynku działają równolegle trzy główne konstrukcje i żadnej nie da się zbyć jako niszy. Według GUS w 2025 r. w faktoringu krajowym 53,9% wartości wykupionych wierzytelności przypadło na faktoring bez regresu, 25,5% na faktoring odwrotny, a 19,4% na faktoring z regresem.

O wariancie przesądza treść umowy. W bazie niezależnej porównywarki faktoringu Faktomi (stan na październik 2026 r.) spośród 109 ofert 36 firm faktoringowych 47 dopuszcza wariant z regresem, a 28 bez regresu. Dziewięć ofert ma oba warianty w ramach jednego produktu, więc sama nazwa produktu na umowie niczego księgowej nie podpowiada.

Zanim w księgach rachunkowych faktoring dostanie konto: test umowy

Kryterium jest jedno: utrata kontroli nad należnością. Od sprawozdań za lata obrotowe rozpoczęte po 31 grudnia 2024 r. stosuje się rozporządzenie Ministra Finansów z 17 listopada 2024 r. w sprawie instrumentów finansowych (Dz.U. 2024 poz. 1750). Jego § 10 każe wyłączyć składnik aktywów finansowych z ksiąg na dzień utraty kontroli, czyli wtedy, gdy prawa do korzyści zostały zrealizowane, wygasły albo jednostka się ich zrzekła. Zasada obejmuje także należności z tytułu dostaw i usług.

Poradnik Polskiego Związku Faktorów i EY Faktoring w rachunkowości zwraca uwagę, że wyłączenie należności z ksiąg faktoranta nie jest automatyczne nawet w faktoringu pełnym. Każdą umowę ocenia się osobno, a pomagają w tym trzy pytania.

Trzecia kolumna prowadzi do schematu faktoringu właściwego, czwarta do faktoringu niewłaściwego. Faktoring mieszany dzieli ryzyko niewypłacalności między faktora i faktoranta, więc część do limitu ubezpieczenia ujmuje się jak w faktoringu pełnym, a nadwyżkę jak w niepełnym. Proporcję warto opisać w polityce rachunkowości, bo inaczej przy kolejnym zamknięciu roku nikt jej nie odtworzy.

Jedna faktura, trzy umowy: ewidencja księgowa krok po kroku

Poniższe schematy prowadzą przez księgi tę samą fakturę. To prosty przykład z umownymi kwotami i przykładowym planem kont, który każda jednostka dopasowuje do swojej polityki rachunkowości.

Księgowanie faktoringu pełnego (faktoring właściwy)

W przypadku faktoringu właściwego faktor nabywa wierzytelność poprzez cesję i przejmuje w pełni ryzyko niewypłacalności dłużnika. Dochodzi do definitywnego przeniesienia wierzytelności, więc w przypadku faktoringu pełnego operację traktuje się jak sprzedaż aktywa finansowego, a należność od odbiorcy znika z ksiąg rachunkowych faktoranta. W dacie przejęcia wierzytelności należy zdjąć ją z konta rozrachunkowego odbiorcy zapisem Wn konto 24 pozostałe rozrachunki, Ma konto 20, a jej miejsce zajmuje rozrachunek z faktorem. Ewidencja księgowa takiej faktury do momentu cesji nie różni się od zwykłej sprzedaży.

Po kroku 4 saldo konta 24 pozostałe rozrachunki w analityce faktor wynosi zero. Wynagrodzenie faktora z kroku 3 w księgach rachunkowych faktoranta zalicza się do kosztów finansowych. To cena za finansowanie i przejęcie ryzyka.

W praktyce funkcjonują dwie metody prezentacji tej operacji. Przy metodzie „per saldo” w wyniku widać tylko koszt wynagrodzenia faktora. Przy prezentacji „w szyku rozwartym” powstanie i sprzedaż wierzytelności to dwie odrębne transakcje, z przychodem ze sprzedaży towaru i osobnym przychodem ze zbycia wierzytelności. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej opisał obie w interpretacji z 17 lipca 2026 r. (0111-KDIB2-1.4010.251.2026.2.DD). Podatkowo są neutralne, w sprawozdaniu finansowym dają różny obraz przychodów, więc wybór trzeba zapisać i stosować konsekwentnie. Przy szyku rozwartym przydaje się interpretacja ogólna Ministra Finansów z 15 lutego 2021 r. (DD5.8201.11.2020): faktorant może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu nominalną wartość brutto zbywanej wierzytelności.

Faktoring niepełny (niewłaściwy): należność zostaje w księgach faktoranta

Umowa faktoringu niewłaściwego zostawia ryzyko niewypłacalności dłużnika po stronie faktoranta. Faktor nie przejmuje praw wierzyciela na stałe, dlatego w przypadku faktoringu niepełnego kwotę otrzymaną od niego ujmuje się jak pożyczkę zabezpieczoną należnością, a należność od odbiorcy zostaje w aktywach do dnia zapłaty. Ewidencja księgowa wpływu zaliczki wygląda więc tak samo jak przy kredycie obrotowym, choć żadnej umowy kredytu strony nie zawarły.

Kontrola jest prosta: 19 680 zł zaliczki, 492 zł wynagrodzenia i 4 428 zł nadwyżki dają razem 24 600 zł, czyli wartość brutto faktury. Wpływ zaliczki na rachunek bieżący przebiega zapisem takim jak wpływ pożyczki, a w księgach rachunkowych zwrot pożyczki, czyli zaliczki, ujmuje się zapisem odwrotnym. Po uregulowaniu należności przez dłużnika saldo konta 24 w analityce faktor znów wynosi zero.

W faktoringu cichym dłużnik nie wie o cesji i płaci na rachunek bankowy faktoranta. W przypadku zapłaty należności w ten sposób faktorant ujmuje wpływ w ewidencji księgowej zapisem Wn 13-0, Ma konto 20, a przekazanie pieniędzy faktorowi drugim zapisem: Wn konto 24 pozostałe rozrachunki, Ma 13-0.

Gdy dłużnik nie zapłaci i faktor skorzysta z regresu, faktorant zwraca kwotę otrzymaną wcześniej jako zaliczkę zapisem Wn konto 24 pozostałe rozrachunki, Ma 13-0. Należność od odbiorcy znów wymaga jego uwagi, a jeśli zachodzą przesłanki z art. 35b ustawy o rachunkowości, trzeba utworzyć odpis aktualizujący.

Faktoring odwrotny (odwrócony): zapisy u nabywcy

Faktoring odwrócony dotyczy zobowiązań, a nie należności: umowę z podmiotem świadczącym usługę faktoringu zawiera nabywca, czyli dłużnik. Może zawrzeć z bankiem umowę faktoringu odwróconego albo podpisać ją z firmą faktoringową. Faktor płaci na rachunek bankowy dostawcy, a nabywca spłaca faktora w późniejszym terminie. Po zaksięgowaniu zmiany wierzyciela, na podstawie otrzymanej od faktora pisemnej informacji o zapłacie, zobowiązanie handlowe wobec dostawcy przechodzi na rozrachunek z faktorem. Fakturę zakupu ujmuje się na koncie 30 rozliczenie zakupu albo od razu w kosztach, zależnie od wariantu ewidencji kosztów.

Po stronie dostawcy nic się nie zmienia: świadczone usługi i dostarczone towary księguje jak zwykłą sprzedaż, a wpływ ujmuje w momencie zapłacenia należności przez faktora. Najwięcej pracy u nabywcy wymaga natomiast klasyfikacja w bilansie, bo na dzień bilansowy trzeba wykazać zobowiązanie wobec faktora we właściwej pozycji. Według poradnika PZF i EY faktury opłacone przez faktora, ale nierozliczone przez nabywcę na koniec okresu, trafiają do pozostałych zobowiązań. Faktury już rozliczone pokazuje się jako zobowiązania handlowe albo finansowe, zależnie od umowy i osądu jednostki. Pomocna jest lista sześciu sygnałów, które według ITFA (za Moody's) przemawiają za traktowaniem programu jak długu bankowego:

1. termin płatności wykraczający poza normy branżowe,
2. koszt dyskonta przejęty przez kupującego,
3. dodatkowe zabezpieczenie, np. gwarancja spółki matki,
4. duża skala programu w porównaniu z innymi zobowiązaniami wobec banków,
5. spłata faktora po terminie uzgodnionym z dostawcą,
6. zobowiązujący charakter linii finansowania.

Szczegółowe zapisy u nabywcy i u dostawcy, z prowizją płaconą przez każdą ze stron, opisuje poradnik księgowanie faktoringu odwrotnego.

Zestaw schematów dla pozostałych przypadków (waluta obca, faktoring mieszany, ujęcie u faktora, KPiR) zbiera przewodnik o tym, jak księgować faktoring w KPiR i w księgach rachunkowych, z przykładami liczbowymi i zapisami Wn/Ma dla każdego wariantu.

Faktoring w KPiR: dwa wpisy zamiast pięciu

Przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów przepływ pieniędzy między faktorantem, faktorem i dłużnikiem nie jest odwzorowywany. Przychód powstaje z faktury sprzedaży, w dacie sprzedaży, a cesja nie tworzy drugiego przychodu.

Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 15 lutego 2021 r. potwierdziła, że wynagrodzenie faktora (prowizja, dyskonto) jest kosztem uzyskania przychodu także wtedy, gdy faktor potrąca je z kwoty wypłaty, zamiast wystawiać osobne wezwanie do zapłaty. W rachunku podatkowym uwzględnia się je na zasadach ogólnych, tak samo w KPiR, jak w księgach rachunkowych.

Koszty faktoringu pełnego a art. 15c CIT: spór w dwóch cytatach

Przy większych limitach faktoringowych liczy się pytanie, czy wynagrodzenie faktora to koszt finansowania dłużnego, podlegający limitowi z art. 15c ust. 1 ustawy o CIT. Sąd i organ odpowiadają na nie odmiennie.

W tej interpretacji organ wprost odmówił związania wyrokiem NSA, a w maju 2026 r. powtórzył swoje stanowisko w innej sprawie, dotyczącej wyłącznie faktoringu pełnego (0111-KDIB1-1.4010.122.2026.1.BS). Poza limitem zostaje według KIS tylko wynagrodzenie za obsługę wierzytelności niefinansowanych, czyli opłaconych przez faktora dopiero po terminie wymagalności. Tak wygląda w praktyce faktoring wymagalnościowy, w którym faktor płaci za wierzytelność dopiero po nadejściu terminu wymagalności. Dla biura rachunkowego oznacza to tyle, że stanowisko klienta w sprawie art. 15c warto ustalić przed rozliczeniem rocznym, a przy dużych kwotach rozważyć własny wniosek o interpretację.

Faktoring a VAT: trzy miejsca, w których łatwo o błąd

Faktura za usługę faktoringową. Zwolnienie z VAT dla usług finansowych nie obejmuje czynności ściągania długów, w tym faktoringu (art. 43 ust. 15 pkt 1 ustawy o VAT). Usługa faktora jest opodatkowana stawką 23%, a VAT z jego faktury to VAT naliczony podlegający odliczeniu. Rozliczenie od strony faktury faktora porządkuje opracowanie faktoring a VAT.

Obowiązek podatkowy ze sprzedaży. Cesja nie przesuwa momentu powstania obowiązku podatkowego dla dostawy, którą udokumentowała faktura. VAT należny rozlicza się tak jak przy zwykłej sprzedaży, niezależnie od tego, kiedy faktor wypłaci pieniądze.

Ulga na złe długi. Korekta VAT przysługuje tylko wtedy, gdy wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta w ciągu 90 dni od terminu płatności (art. 89a ust. 1a ustawy o VAT). Sprzedaż faktury faktorowi zamyka więc tę drogę. Wyjątek dotyczy faktoringu niepełnego z cesją zwrotną. Dyrektor KIS w interpretacji z 29 listopada 2024 r. (0114-KDIP4-2.4012.586.2024.2.AA) uznał, że powrót niespłaconej wierzytelności do faktoranta nie jest ani jej zbyciem, ani uregulowaniem, a 90 dni liczy się od pierwotnego terminu płatności z faktury.

Księgowanie faktoringu w walucie obcej i ujęcie u faktora

Przy fakturze w walucie obcej różnice kursowe w faktoringu pełnym powstają w jednym miejscu, przy wpływie środków od faktora. W faktoringu niepełnym mogą powstać dwukrotnie: przy zapłacie należności przez dłużnika i przy rozliczeniu zaliczki. Dodatnie różnice zalicza się do przychodów finansowych, ujemne do kosztów finansowych. Do kosztów finansowych zalicza się również wynagrodzenie faktora, także gdy umowa rozlicza je w walucie.

Po drugiej stronie umowy faktor w księgach rachunkowych ujmuje nabycie niewymagalnej wierzytelności jako aktywo (należności faktoringowe), a wynagrodzenie z tytułu świadczonej usługi jako przychód. Opłaty za monitoring płatności i prowadzenie windykacji należności też trafiają do przychodów faktora. Od momentu zakupu w faktoringu pełnym, czyli po przejęciu ryzyka niewypłacalności dłużnika, to on ponosi ciężar kosztów finansowych związanych z niewypłacalnością dłużnika i może tworzyć odpisy. Jednolitego standardu wciąż brakuje: Krajowy Standard Rachunkowości „Faktoring w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym faktoranta”, opublikowany przez Ministerstwo Finansów do konsultacji, był w sierpniu 2026 r. tylko projektem Komitetu Standardów Rachunkowości, a mimo tytułu dotyczy przede wszystkim faktora.

Na zamknięciu roku: uzgodnienie z raportem faktora

Wyciąg bankowy nie wystarczy do rozliczenia faktoringu. Pokazuje wpływy, ale nie pokazuje potrąceń, wpłat dłużników na rachunek faktora ani kwot zatrzymanych do rozliczenia. Przed bilansem saldo konta 24 w analityce faktor uzgadnia się z raportem faktora faktura po fakturze, na podstawie informacji otrzymanych od faktora. Każdą różnicę przypisuje się do konkretnej faktury albo opłaty.

Prezentacja zależy od wyniku testu umowy. W faktoringu pełnym niewypłacona jeszcze kwota od faktora jest należnością od pozostałych jednostek. W niepełnym zaliczka to zobowiązanie, które przy wycenie bilansowej niezapłaconych zobowiązań wykazuje się jako zobowiązanie wobec faktora, a należność od odbiorcy zostaje w aktywach obrotowych. W analizie zdolności kredytowej bank bywa skłonny traktować je podobnie jak zobowiązanie z umowy kredytu. Rachunek przepływów pieniężnych, informację dodatkową i przesłanki odpisów aktualizujących z art. 35b omawia przewodnik księgowanie faktoringu z ujęciem w bilansie.

Lista do teczki klienta

Zanim pierwsza faktura z faktoringiem trafi do ksiąg, w dokumentacji klienta powinny się znaleźć:

• umowa faktoringu z aneksami, z zaznaczonymi zapisami o regresie, cesji zwrotnej i limicie ubezpieczenia,
• notatka z oceny umowy według § 10 rozporządzenia z 2024 r.: wyksięgowanie czy pozostawienie należności,
• zawiadomienie dłużnika o cesji (w faktoringu jawnym),
• wykaz faktur przekazanych faktorowi,
• potwierdzenia wypłat zaliczek i nadwyżek,
• faktury za usługę faktoringową,
• okresowy raport rozliczeń od faktora,
• zapis w polityce rachunkowości: metoda prezentacji (per saldo czy szyk rozwarty) i sposób podziału w faktoringu mieszanym.

Wniosek dla biura rachunkowego

Najtańszy moment na uporządkowanie księgowania faktoringu przypada przed podpisaniem umowy. Gdy klient pyta biuro o finansowanie faktur, warto, żeby porównał oferty w niezależnej porównywarce faktoringu, takiej jak Faktomi, i od razu sprawdził trzy rzeczy: czy umowa ma regres, czy przewiduje cesję zwrotną i do jakiego limitu faktor chroni przed niewypłacalnością dłużnika. Te trzy zapisy zdecydują potem o każdym zapisie w księgach.