Jak nas poinformował ustawodawca w znowelizowanych przepisach ustawy o VAT – w KSeF funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline.
Uwaga!
Najważniejszymi zadaniem każdego podatnika jest nauczyć się je odróżniać i właściwie stosować, nim wejdzie w życie KSeF w trybie obowiązkowym. To nie tylko wiedza dla księgowego, ale przede wszystkim dla działów obsługi klienta i fakturzystów!
Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury w czasie rzeczywistym do KSeF.
Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.
Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur. Wynikają one z zaistniałych okoliczności, np. awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR.
Jaki jest cel trybu offline24 zdaniem Ministerstwa Finansów?
Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF.
Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 na tę chwilę określone są w art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług.
Kto będzie mógł skorzystać z trybu offline24?
Każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie będzie zawierała ograniczeń w tym zakresie. Celem jest bowiem jak najbardziej elastyczne podejście do stosowania tego trybu przez przedsiębiorców.
Zasady postępowania
Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie offline24:
- zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
- wystawi ją w postaci elektronicznej,
- niezwłocznie prześle fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury.
Jeżeli po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem do KSeF:
- wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
- wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.
Data wystawienia faktury w trybie offline24
Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Powyższą zasadę stosuje się także, gdy podatnik wystawi fakturę „online”, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.
Data otrzymania faktury w trybie offline24
Ważne!
Faktura wystawiana na rzecz przedsiębiorcy krajowego posługującego się NIP będzie przekazywana mu w KSeF. Faktura z założenia nie jest przekazywana temu przedsiębiorcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF.
Data otrzymania faktury w trybie offline24 to:
- data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
- data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).
Dwa kody QR na fakturze
Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony powinna być oznaczona dwoma kodami QR
- pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
- drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).
Ważne!
Aby wygenerować drugi kod QR, konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.
Czym zatem jest tryb offline, czyli niedostępność systemu?
Tryb offline to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie.
Procedury związane ze stosowaniem trybu offline z uwagi na niedostępność systemu są określone w art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług, wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
Kto będzie mógł skorzystać z trybu offline?
Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF niedostępności KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline.
Zasady postępowania
Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie offline:
- zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
- wystawi ją w postaci elektronicznej,
- prześle ją do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.
Jeżeli jednak:
- wystąpi w tym czasie awaria KSeF (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od zakończenia awarii,
- wystąpi w tym czasie tzw. awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.
Data wystawienia faktury w trybie offline
Do określenia daty wystawienia faktury wystawianej w trybie offline, w związku z niedostępnością systemu, stosuje się te same przepisy, co w przypadku trybu offline24.
Datą wystawienia faktury w trybie offline będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Data otrzymania faktury w trybie offline
Do określenia daty otrzymania faktury wystawianej w trybie offline, w związku z niedostępnością systemu, stosuje się te same przepisy, co w przypadku trybu offline24.
Data otrzymania faktury w trybie offline to zatem:
- data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
- data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. na rzecz podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).
Dwa kody QR na fakturze
Faktura wystawiona w trybie offline udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony powinna być oznaczona dwoma kodami QR:
- pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
- drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).
Ważne!
Aby wygenerować drugi kod QR, konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.
Co zapamiętać? Ważne tu i teraz!
Przede wszystkim należy odróżniać rodzaje awaryjności systemu. Nie zawsze będzie ona spowodowana problemami po stronie administracji skarbowej. Co jeśli przyczyna awarii będzie leżała po naszej stronie, tj. nawet dostawcy internetu?
Mamy wtedy dwa terminy przesłania faktur do KSeF – jeden dzień i siedem dni, a zatem każdy w firmie z dostępem i uprawnieniami do wystawiania faktur w KSeF musi rozpoznać rodzaj awarii.
Dalej zastanówcie się, czy dostawca oprogramowania KSeF ma te funkcje w cenie systemu, który kupujecie. Zadajcie pytania, czy system będzie was automatycznie informował o awarii po stronie administracji i jak zidentyfikuje awarię wynikającą z kłopotów po stronie dostawcy internetu.
Pamiętajmy, że to dwie różne awarie i dwa różne terminy na przesłanie faktury do online po jej ustaniu.
Jeśli nie uzgodnicie tych funkcjonalności i szkoleń technicznych z dostawcą oprogramowania, wasze biznesy popadną w nie lada problemy.
Znajomość systemu jeszcze przed wdrożeniem KSeF zaoszczędzi pracy, czasu i zbędnych wydatków!
