Czy KSeF spowoduje kompletną zmianę modelu współpracy biura rachunkowego z klientem?
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia nie tylko sposób wystawiania i odbierania dokumentów, ale również samą relację pomiędzy klientem a biurem księgowym. KSeF przenosi dużą część procesów do środowiska online i sprawia, że dostęp do danych przestaje być równoznaczny z odpowiedzialnością za ich poprawność.
Dla usług księgowych oznacza to realne ryzyko niekontrolowanego rozszerzania zakresu odpowiedzialności – poza obszar, na który księgowy ma faktyczny wpływ. Klienci, zwłaszcza korzystający z usług księgowych online, coraz częściej oczekują, że biuro „dopilnuje wszystkiego”, niezależnie od jakości danych wejściowych, sposobu wystawienia faktur czy prawidłowości zdarzeń gospodarczych.
Tymczasem należy jasno podkreślić, że obowiązki wynikające z przepisów dotyczących KSeF są adresowane bezpośrednio do podatników, a nie do biur rachunkowych. Wymusza to konieczność uporządkowania modelu współpracy z klientem i precyzyjnego określenia zakresu odpowiedzialności każdej ze stron. Nie jest rolą biura rachunkowego wystawianie faktur w imieniu klienta, kontrolowanie technicznej poprawności ich wysyłki do KSeF ani ocenianie, czy data wystawienia faktury jest zgodna z momentem wykonania usługi. To właściciel firmy posiada pełną wiedzę o tym, co sprzedaje, komu, kiedy i na jakich warunkach.
Brak jednoznacznych granic odpowiedzialności może prowadzić do sytuacji, w której biuro rachunkowe zostanie obciążone konsekwencjami błędów, na które nie miało realnego wpływu. Rok 2026 – mimo, że sankcje za nieprawidłowości w KSeF mają obowiązywać od 2027 r. – stanowi najlepszy moment na wdrożenie odpowiednich procedur i uporządkowanie zasad współpracy z klientami.
Czasy, w których „za wszystko odpowiada księgowa”, definitywnie minęły.
Nakreślenie nowego modelu współpracy z klientem
W 2026 r. konieczne staje się ponowne zdefiniowanie modelu współpracy z klientem w oparciu o realia funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. KSeF zapewnia stały dostęp do danych oraz automatyczny obieg faktur, co powoduje, że dotychczasowe – często niedookreślone i oparte na praktyce „przekazywania dokumentów” – zasady współpracy przestają być wystarczające.
Zmiana ta wynika bezpośrednio z problemów obserwowanych w praktyce: dostępu do faktur, które nie powinny być ujmowane w księgach, błędów po stronie kontrahentów, rozbieżności pomiędzy danymi widocznymi w KSeF a faktycznym przebiegiem zdarzeń gospodarczych oraz rosnących oczekiwań klientów, że biuro rachunkowe przejmie pełną odpowiedzialność za obsługę systemu. W przypadku braku jednoznacznych ustaleń księgowy zostaje postawiony w roli arbitra, na którego przenoszone są konsekwencje decyzji podejmowanych poza jego kontrolą.
Należy przy tym pamiętać, że sankcje za nieprawidłowości związane z KSeF mają obowiązywać dopiero od 2027 r., co czyni rok 2026 okresem przejściowym o kluczowym znaczeniu. To najlepszy moment na uporządkowanie zasad współpracy, przetestowanie procedur w praktyce oraz wyeliminowanie słabych punktów bez ryzyka natychmiastowych konsekwencji finansowych.
Rok 2026 powinien zostać wykorzystany na jasne i precyzyjne określenie zasad oraz obowiązków każdej ze stron współpracy – w szczególności w zakresie wystawiania faktur, potwierdzania ich merytorycznej poprawności, selekcji dokumentów podlegających księgowaniu oraz sposobu reagowania na błędy i niezgodności. Takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko sporów, właściwie zabezpieczyć odpowiedzialność księgowego i dostosować usługi księgowe do nowych realiów pracy w środowisku KSeF.
Dla księgowego kluczowe jest, aby usługi księgowe były oparte na jasno opisanych procedurach, a nie na doraźnym „ratowaniu sytuacji”. Tylko takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko sporów oraz nieuzasadnionych roszczeń ze strony klientów.
W praktyce warto również przewidzieć i opisać sytuacje problematyczne, takie jak:
- sposób umożliwienia klientowi weryfikacji, które faktury zakupowe faktycznie podlegają księgowaniu,
- odpowiedzialność za błędnie wystawione faktury przez kontrahentów, które trafią do KSeF i zostaną automatycznie odebrane,
- zakres odpowiedzialności biura w przypadku udostępnienia klientowi oprogramowania do wystawiania i odbierania faktur,
- procedurę awaryjną opartą bezpośrednio o narzędzia udostępniane przez administrację publiczną, takie jak aplikacja podatnika KSeF 2.0.
Dobrze zaprojektowany model współpracy – podstawowy i awaryjny – nie tylko chroni księgowego, ale również porządkuje relacje z klientem i zmniejsza ryzyko chaosu organizacyjnego w nowej rzeczywistości KSeF.
JPK_CIT i JPK_KR jako nowy standard prowadzenia pełnej księgowości
Rozbudowa Jednolitego Pliku Kontrolnego o obszar CIT i księgi rachunkowe oznacza dla księgowych jakościową zmianę w sposobie prowadzenia pełnej księgowości. Obowiązek raportowania danych z ksiąg rachunkowych w ramach JPK_CIT będzie wprowadzany etapami:
- od 1 stycznia 2025 r. – dla największych podatników CIT, w tym m.in. podatkowych grup kapitałowych,
- od 1 stycznia 2026 r. – dla pozostałych podatników CIT prowadzących księgi rachunkowe,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla podatników PIT prowadzących pełne księgi rachunkowe.
Co istotne, nie jest to obowiązek incydentalny ani uzależniony od wezwania urzędu skarbowego, lecz element obligatoryjnego, rocznego rozliczenia podatku dochodowego.
W przeciwieństwie do JPK_VAT, który jest wysyłany cyklicznie i obejmuje wyłącznie ewidencję VAT, JPK_CIT prezentuje organom podatkowym pełny obraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych – od dziennika i planu kont, przez rozrachunki i środki trwałe, po różnice podatkowe. Oznacza to, że kontrola nie dotyczy już jedynie poprawności deklaracji, lecz struktury, logiki i spójności księgowań w całym roku podatkowym. Błędy, które dotychczas mogły pozostawać niezauważone, ujawnią się dopiero na etapie rocznego raportowania, często po wielu miesiącach od ich powstania.
Dla księgowych prowadzących pełne księgi oznacza to konieczność pracy w standardzie „JPK-ready” przez cały rok, a nie wyłącznie na potrzeby sporządzenia zeznania rocznego. JPK_CIT nie pozwala na bieżące „korygowanie miesiąca” w sposób znany z JPK_VAT – wymaga natomiast konsekwentnie uporządkowanego planu kont, rzetelnych analityk, regularnych uzgodnień oraz spójności danych. W praktyce zmienia to charakter odpowiedzialności księgowego: z poprawnego wypełniania deklaracji na zapewnienie jakości i transparentności całego systemu księgowego.
Standaryzacja pracy księgowej w odpowiedzi na JPK_CIT i JPK_KR
W odpowiedzi na rozszerzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego o obszar CIT i księgi rachunkowe konieczna staje się zmiana podejścia do prowadzenia pełnej księgowości oraz zasad współpracy z klientami, dla których prowadzone są pełne księgi. JPK_CIT nie jest wyłącznie obowiązkiem realizowanym na etapie zamknięcia roku, lecz wymaga utrzymywania odpowiedniej jakości danych przez cały okres sprawozdawczy. Oznacza to potrzebę uporządkowania planu kont, konsekwentnego stosowania analityk oraz ograniczenia uproszczeń, które dotychczas funkcjonowały wyłącznie „pod deklaracje”.
Kluczowe znaczenie zyskuje bieżąca kontrola spójności danych oraz zamykanie pełnych okresów rozliczeniowych – nie tylko na potrzeby VAT, lecz również CIT. W praktyce oznacza to konieczność zamykania całych kwartałów i rezygnacji z ciągłego „wracania do zamkniętych okresów” na skutek późniejszych korekt inicjowanych przez klientów. Przy JPK_CIT takie podejście przestaje być bezpieczne, ponieważ każda zmiana narusza spójność danych raportowanych rocznie. Rok 2026 powinien zostać wykorzystany jako okres przygotowawczy do wdrożenia tych zasad w praktyce – zanim raportowanie danych z ksiąg rachunkowych stanie się standardem obciążonym realną odpowiedzialnością.
Dodatkowym elementem porządkującym pracę księgową może być wprowadzenie w biurze rachunkowym jednolitego planu kont dla klientów prowadzących pełne księgi – oczywiście w takim zakresie, w jakim pozwala na to specyfika ich działalności. Ujednolicenie struktury kont i analityk upraszcza bieżącą pracę, ogranicza liczbę wyjątków oraz zmniejsza ryzyko błędów przy raportowaniu danych do JPK_CIT. W praktyce pozwala to także łatwiej wdrażać procedury kontrolne, szybciej identyfikować nieprawidłowości i zapewnić spójny standard jakości danych w całym portfelu klientów biura.
Automatyzacja i AI w usługach księgowych – nowe ryzyka operacyjne
Automatyzacja oraz rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji coraz szerzej wchodzą do codziennej pracy księgowych. Importy danych z KSeF, automatyczne dekretacje, rozpoznawanie kosztów, stawek VAT czy centrów kosztowych stają się standardem – szczególnie w modelu usług księgowych online. Z perspektywy operacyjnej oznacza to znaczące przyspieszenie pracy, ale jednocześnie wprowadza nowe obszary ryzyka, które nie zawsze są dostrzegane na etapie wdrażania narzędzi.
Kluczowym problemem jest przesunięcie odpowiedzialności przy jednoczesnym ograniczeniu kontroli nad procesem. Algorytmy działają na podstawie wzorców i danych historycznych, nie uwzględniając kontekstu biznesowego konkretnego klienta ani niuansów zdarzeń gospodarczych. Automatyczne zaksięgowanie dokumentu nie oznacza, że powinien on zostać ujęty w kosztach podatkowych lub rozliczony w danym okresie. W praktyce księgowy coraz częściej odpowiada za skutki decyzji podjętych przez system, mimo że nie miał realnego wpływu na sposób ich wygenerowania.
Dodatkowym ryzykiem jest rozmycie odpowiedzialności w relacji z klientem. Automatyzacja bywa postrzegana jako element „samodzielnej księgowości”, co prowadzi do oczekiwań obniżenia cennika usług księgowych przy jednoczesnym zachowaniu pełnej odpowiedzialności po stronie biura. W połączeniu z KSeF i JPK_CIT powoduje to sytuację, w której błędy systemowe lub nieprawidłowe dane wejściowe mogą zostać ujawnione dopiero na etapie raportowania, już po zamknięciu okresów rozliczeniowych.
Księgowy jako kontroler jakości danych i partner biznesowy
Automatyzacja i AI wymagają nie tyle ograniczenia roli księgowego, co jej wzmocnienia – w szczególności w obszarze kontroli, walidacji i odpowiedzialności za efekt końcowy. Biuro rachunkowe nie może funkcjonować wyłącznie jako procesor dokumentów księgowych, ponieważ w takim modelu staje się łatwo zastępowalne. Jeżeli usługa sprowadza się jedynie do automatycznego księgowania, klient bardzo szybko znajdzie tańszą alternatywę oferującą podobny zakres technologiczny.
“Realną wartością usług księgowych w 2026 r. staje się umiejętność interpretowania danych i poruszania się w nadmiarze informacji generowanych przez systemy. Księgowy coraz częściej pełni rolę osoby, która pomaga klientowi zrozumieć konsekwencje podatkowe zdarzeń, identyfikuje ryzyka oraz wskazuje obszary wymagające decyzji po stronie przedsiębiorcy. W świecie automatyzacji to nie szybkość księgowania, lecz jakość oceny i komunikacji decyduje o wartości współpracy” – tak definiuje potrzeby rynkowe w 2026 r. Wiktor Soszyński, właściciel świadczącej usługi księgowe Kancelarii Gospodarczej, który na co dzień obserwuje lokalne realia usług księgowych w Bydgoszczy.
Coraz większego znaczenia nabierają również relacje interpersonalne i partnerskie podejście do klienta. AI nie zastąpi rozmowy, zrozumienia specyfiki działalności ani umiejętności wyznaczania granic odpowiedzialności. Biura rachunkowe, które potrafią połączyć nowoczesne narzędzia z doświadczeniem, procedurami i świadomą komunikacją, nie tylko ograniczą ryzyka operacyjne, lecz także zbudują trwałą przewagę konkurencyjną w realiach usług księgowych po 2026 r.
Autor: Agnieszka Sadowska – kierownik biura rachunkowego w Bydgoszczy. Od lat związana z branżą, na co dzień nadzoruje pracę zespołu Kancelarii Gospodarczej, czuwa nad jakością świadczonych usług i dba o relacje z klientami.
