Zmiany dotyczące kas rejestrujących w 2019 roku na podstawie rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących

Podatnicy stosujące nowe kasy on-line, mają korzyści w postaci zmniejszenia obciążeń związanych z mniejszą ilością wymaganych dokumentów w formie papierowej – dotyczy to np. braku obowiązku przechowywania papierowych rolek, zgłaszania fiskalizacji kas na formularzu w formie papierowej, eliminacji większości obowiązków informacyjnych. Informacje z kas w większości będą przesyłane automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas, co w znacznym stopniu ograniczy uciążliwe dla podatnika kontrole w związku z możliwością zdalnego monitorowania prowadzonej przez niego ewidencji sprzedaży przez organy podatkowe.

Rozporządzenie  przyjmuje taką konstrukcję systemu kas rejestrujących, zgodnie z którą kasy on-line i kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii funkcjonują równolegle, wiele obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji, stosowaniem kas oraz organizowaniem i prowadzeniem serwisu będzie wspólne
i dlatego obejmuje swoją regulacją zakres stosowania wszystkich rodzajów kas rejestrujących. W związku z tym większość rozdziałów zawiera jednakowe zapisy dla kas on-line i dla dotychczasowych kas - są to rozdziały 1 i 2 - Oddział 1, 4-5.

Natomiast dodatkowe obowiązki dotyczące określonego rodzaju kas tj. kas dotychczas stosowanych oraz kas on-line są przedstawione w osobnych oddziałach. Odrębnie również przedstawiono zagadnienia regulujące obowiązki podatników stosujących stare kasy, kasy on-line - w przypadku likwidacji działalności gospodarczej. Najważniejsze zmiany wprowadzone tym aktem prawnym:

1. Kasy on-line

• zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy on-line do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Obowiązuje zasada, że podatnik  przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium. Przy fiskalizacji kasy następuje odebranie numeru ewidencyjnego,
• określono wzór wniosku dla podatnika w celu uzyskania zgody na przesyłanie danych z kasy on-line w określonych odstępach czasowych  (załącznik nr 2). Dotyczy to sytuacji, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia i przekazywania danych w sposób ciągły poprzez sieć telekomunikacyjną do CRK,
• umożliwiono wynajem przez podatników kas on-line na podstawie pisemnych umów najmu, dzierżawy, leasingu itp. Określono tym samym szczegółowe regulacje dotyczące warunków używania tych kas np. obowiązek wymiany pamięci przed przekazaniem kasy rejestrującej wynajmującemu jak również jej wymiany w przypadku zapełnienia pamięci w trakcie trwania umowy. Podatnik przekazuje również, podmiotowi przejmującemu kasę na podstawie umowy, informację  o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz kopię dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenie o nabyciu kasy zawierające w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

2. Kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii

Podatnicy stosujący kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii nadal stosują przepisy dotychczasowe w zakresie:

• rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, które jest poprzedzone dokonaniem przez serwisanta fiskalizacji,
• zgłaszania w terminie 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji formularza zgłoszenia danych dotyczących kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego - w celu otrzymania numeru ewidencyjnego,
• składania w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy informacji o tym do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, składając aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia,
• stosowania się do przepisów określających zawartość wydrukowanych paragonów fiskalnych, które zasadniczo są tożsame z obowiązującymi poprzednio przepisami,
• dokonywania również wydruku wystawianych przy użyciu kas dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii – również ich kopii.

Przepisy ogólne dotyczące stosowania wszystkich kas

Wiele kwestii dotyczących sposobu użytkowania i obowiązków podatników związanych ze stosowaniem kas zasadniczo nie uległy zmianie, jednakże doprecyzowano niektóre regulacje wprowadzając nowe zapisy dotyczące np. obowiązku podatnika do wystawienia i wydania nabywcy bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności bez względu na formę płatności. Natomiast w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

• w gotówce – podatnik wystawia i wydaje nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem wystawia i wydaje nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania,
• zobowiązano również podatników do udostępniania nabywcy w widocznym miejscu wyświetlacza kasy, w celu umożliwienia odczytu wyświetlanych na nim danych a stan techniczny kasy musi gwarantować czytelny wydruk paragonów i faktur,

Mając na uwadze zjawisko nieewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej przez osoby obowiązane (pracowników) do prowadzenia ewidencji sprzedaży u podatnika, nałożono na podatników nowy obowiązek zapoznania przez podatnika osób prowadzących u niego ewidencję z przepisami dotyczącymi zasad ewidencji oraz w zakresie prawidłowego wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego jak również o skutkach niewykonywania takiego obowiązku. W związku z tym wprowadzono sformalizowany wzór obejmujący zasady ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki niep...