Przeoczenie obowiązku wykonania raportu dobowego

ODPOWIEDŹ

Proszę sporządzić „ręcznie” brakujący raport dobowy ujmując wszystkie zaewidencjonowane paragony z tego dnia oraz prawidłowy „ręczny” raport dobowy za dzień następny i przyczyny zaistniałej sytuacji opisać w prowadzonej ewidencji korekt

UZASADNIENIE

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących podatnik jest obowiązany do sporządzenia raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Jednocześnie podatnicy na podstawie zapisu § 6 ust. 1 pkt 4 sporządzają również raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Pojęcie raportu fiskalnego (w tym również dobowego) zostało sprecyzowane w §2 pkt 19 ww. rozporządzenia w sprawie kas i § 2 pkt 24 rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Jest to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku.

Zgodnie z zapisem § 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas i rozporządzenia w sprawie kryteriów raport ten zawiera m.in.: oznaczenie daty i czasu rozpoczęcia i zakończenia sprzedaży objętej raportem fiskalnym dobowym, kolejny numer raportu fiskalnego dobowego, określenie literowe od „A” do „G” wraz z przypisanymi stawkami podatku VAT, osobno dla paragonów i faktur wartości sprzedaży bez podatku (netto) według poszczególnych stawek podatku, wartości sprzedaży zwolnionej od podatku, kwoty podatku według poszczególnych stawek, łączną kwotę podatku, łączną wartość sprzedaży brutto łączną liczbę paragonów fiskalnych anulowanych i ich wartość, łączną liczbę paragonów fiskalnych, łączną liczbę faktur.

Jednocześnie kasa fiskalna w myśl zapisu § 7 pkt 2e rozporządzenia w sprawie kryteriów musi odpowiadać warunkom technicznym, które umożliwiają zapisanie w pamięci fiskalnej numery, daty oraz godziny i minuty każdego z wykonanych raportów fiskalnych dobowych a także liczbę paragonów fiskalnych objętych raportem oraz liczbę pozycji w raporcie jak również na podstawie § 14 ust. 1 pkt 20f tego rozporządzenia, jej program pracy uniemożliwia wprowadzenie daty wcześniejszej niż ostatnia zarejestrowana w pamięci fiskalnej; wykonywanie po dokonaniu sprzedaży, a przed wykonaniem raportu fiskalnego dobowego, zmiany daty.

Cytowane przepisy rozporządzeń jednoznacznie określają, iż dokonanie czynności sporządzenia raportu dobowego i okresowego jest obowiązkowe. Raporty wykonywane są przez operatora kasy fiskalnej i ich wykonanie wiąże się z zapisem całej sprzedaży (z okresu od ostatniego raportu dobowego/okresowego do momentu wykonania raportu) pod daną datą, do pamięci fiskalnej. Pamięć fiskalna to urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, nie zmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 11 w/w rozporządzenia). Ta cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian/poprawek po zatwierdzeniu paragonu fiskalnego. W związku z powyższym, aby skorygować ewentualnie powstałe błędy podatnik musi prowadzić ewidencję korekt. Sformalizowaną ewidencję korekt wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, jednakże ani przepisy tego ani innych rozporządzeń w sprawie kas, czy też przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają szczególnych regulacji związanych z zasadami postępowania i sposobu dokumentowania w takich przypadkach. Jedyną regulację w tym zakresie może stanowić zdaniem Redakcji zapis § 3 ust. 5, który stanowi, iż w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W tym przypadku za pomyłkę można uznać brak wykonania raportu dobowego za dany dzień i nierzeczywisty obrót ujęty w kolejnym raporcie. Jeżeli nie został wykonany w danym dniu raport dobowy sprzedaż z tego dnia przechodzi do raportu z późniejszą datą. Jeśli w następnym dniu, po tym, w którym nie wykonano raportu dobowego, nie było jeszcze sprzedaży należy wykonać raport dobowy i dokonywać dalszej sprzedaży a następnie po zakończeniu dnia wykonać kolejny raport dobowy.

W tej sytuacji będzie Pan miał dwa raporty dobowe z tą samą datą, ale z innym numerem. Jeżeli natomiast dokonał Pan sprzedaży w danym dniu i dopiero wtedy zorientował się Pan, iż za poprzedni dzień nie został wydrukowany raport, to nie pozostaje nic innego jak sporządzić raport po zakończeniu sprzedaży w tym dniu. Konieczne jest zwrócenie szczególnej uwagi na raporty dobowe na przełomie miesiąca. Raport dobowy datowany jest w momencie jego wykonania, więc przy przełomie miesiąca sprzedaż zostanie nieprawidłowo przesunięta na następny miesiąc. Należy pamiętać, że raport dobowy jest częścią składową raportów miesięcznych, które są dokumentami fiskalnymi wymaganymi przez organy skarbowe, zatem obowiązkowo trzeba dbać o terminowość i ciągłość wykonywania tych raportów jak również i o prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży w danym miesiącu. Na podatniku spoczywa bowiem obowiązek rzetelnego udokumentowania przeprowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych tak, aby odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone przez podatnika ewidencje mają służyć prawidłowemu i zgodnemu ze stanem faktycznym sporządzeniu deklaracji podatkowych, w których wykazuje się całą wartość sprzedaży z tytułu dokonania której obowiązek podatkowy powstał w tym okresie rozliczeniowym, za który jest składana deklaracja. Jeżeli ewidencja ta nie jest zgodna ze stanem faktycznym - podatnik ma obowiązek wykazania w ewidencji VAT oraz deklaracji podatkowej wysokość rzeczywistego obrotu.

Podsumowując powyższe, jeżeli nie został wykonany raport dobowy kasy fiskalnej w dniu którego raport dotyczy, a wykonano go w innym dniu, fakt ten należy odnotować w prowadzonej ewidencji korekt oraz wskazać przyczyny zaistniałej korekty . Na podstawie wzoru określonego w §11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas proszę sporządzić „ręcznie” brakujący raport dobowy ujmując wszystkie zaewidencjonowane paragony z tego dnia oraz prawidłowy „ręczny” raport dobowy za dzień następny.

Anna Kassian

Podstawa prawna: §3 ust. 5, §6 ust. 1 pkt 3 i 4, § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013r., poz. 363), §2 pkt 19 i 24, §7 pkt 2e, § 14 ust. 1 pkt 11, 12 i 20f rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.