Księgowość spółek jest ściśle związana z tym, co dzieje się w całej organizacji. Nowa umowa, pożyczka od wspólnika, zakup samochodu, wypłata środków członkowi zarządu czy rozpoczęcie współpracy z zagranicznym kontrahentem mogą mieć konsekwencje księgowe i podatkowe.
Dlatego dobra współpraca z księgowością nie polega wyłącznie na przekazywaniu faktur raz w miesiącu.
Jakich błędów warto unikać, aby prowadzenie ksiąg rachunkowych rzeczywiście dawało zarządowi wiarygodny obraz sytuacji spółki?
1. Traktowanie pieniędzy spółki jak prywatnych środków wspólnika
To jeden z podstawowych błędów, który może pojawić się szczególnie w spółkach powstałych po wcześniejszym prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej.
W JDG przedsiębiorca i jego firma nie są odrębnymi podmiotami prawa. W spółce z o.o. sytuacja wygląda inaczej.
Spółka posiada własny majątek. Pieniądze znajdujące się na jej rachunku nie są prywatnymi środkami wspólnika ani członka zarządu.
Każdy przepływ pomiędzy spółką a wspólnikiem powinien mieć określoną podstawę. Może nią być np. wynagrodzenie, dywidenda, pożyczka czy zwrot prawidłowo udokumentowanych wydatków.
Problem zaczyna się wtedy, gdy z rachunku spółki finansowane są prywatne zakupy albo pieniądze są wypłacane bez wcześniejszego ustalenia, jak dana operacja powinna zostać rozliczona.
Dobre biuro rachunkowe może prawidłowo ująć operację, jeżeli zna jej charakter. Nie powinno jednak zgadywać, z czego wynika konkretny przelew.
Dlatego zasady przepływu pieniędzy pomiędzy spółką, wspólnikami i członkami zarządu warto ustalić od początku działalności.
2. Przekazywanie dokumentów bez informacji o kontekście transakcji
Faktura nie zawsze mówi wszystko.
Z dokumentu może wynikać kwota, kontrahent oraz przedmiot zakupu, ale niekoniecznie jego rzeczywisty związek z działalnością spółki.
Jeszcze większe znaczenie ma to przy bardziej skomplikowanych operacjach: pożyczkach, inwestycjach, rozliczeniach pomiędzy podmiotami powiązanymi, transakcjach zagranicznych czy zakupie składników majątku.
Dlatego obsługa księgowa wymaga przepływu informacji pomiędzy przedsiębiorstwem a osobami prowadzącymi księgi.
Jeżeli księgowość otrzymuje dokument bez kontekstu, może być konieczne zadawanie dodatkowych pytań. Jeżeli natomiast istotne informacje w ogóle do niej nie trafią, rośnie ryzyko nieprawidłowego ujęcia zdarzenia.
Zarząd powinien więc zadbać o jasny obieg informacji: kto przekazuje dokumenty, kto opisuje nietypowe transakcje i do kogo księgowość może zwrócić się z pytaniem.
3. Dostarczanie dokumentów w ostatniej chwili
W wielu firmach współpraca z księgowością wygląda podobnie: przez większą część miesiąca dokumenty pozostają w różnych miejscach, a następnie tuż przed terminem rozliczenia są przekazywane jednocześnie.
Przy niewielkiej liczbie dokumentów taki model może przez pewien czas funkcjonować. W rozwijającej się spółce szybko zaczyna jednak powodować problemy.
Im mniej czasu pozostaje na analizę dokumentacji, tym trudniej wychwycić brak faktury, błędne dane, nietypową transakcję czy konieczność uzyskania dodatkowych wyjaśnień.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych powinno być procesem ciągłym, a nie comiesięczną akcją ratunkową przed terminem rozliczeń.
Rozwiązaniem jest uporządkowany elektroniczny obieg dokumentów i jasno określone terminy ich przekazywania.
Dzięki temu biuro księgowe może pracować na bieżąco, a zarząd otrzymuje aktualniejsze informacje o sytuacji finansowej spółki.
4. Konsultowanie transakcji dopiero po ich przeprowadzeniu
Spółka podpisuje umowę. Realizuje transakcję. Dokonuje przelewu. Dopiero później dokument trafia do księgowości wraz z pytaniem: „Jak to rozliczyć?”.
Czasami odpowiedź jest prosta. W innych przypadkach okazuje się, że wcześniejsza konsultacja pozwoliłaby lepiej przygotować dokumentację albo wybrać inne rozwiązanie.
Dotyczy to szczególnie transakcji nietypowych lub o znacznej wartości.
Jeżeli spółka planuje np. nowe źródło finansowania, zakup nieruchomości, reorganizację, transakcję z podmiotem powiązanym czy zawarcie istotnej umowy z zagranicznym kontrahentem, warto skonsultować skutki przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Nie każda taka sprawa należy przy tym wyłącznie do księgowego.
Dobre usługi księgowe powinny pozwalać rozpoznać moment, w którym potrzebna jest również analiza doradcy podatkowego albo prawnika.
Znacznie łatwiej zaplanować transakcję prawidłowo niż próbować naprawiać jej skutki po fakcie.
5. Brak kontroli rozrachunków i płynności
Spółka osiągnęła zysk. Czy to oznacza, że jej sytuacja finansowa jest dobra?
Niekoniecznie.
Przychód wykazany w księgach nie zawsze oznacza pieniądze dostępne na rachunku. Jeżeli kontrahenci nie płacą terminowo, przedsiębiorstwo może wykazywać sprzedaż i jednocześnie mieć problem z regulowaniem własnych zobowiązań.
Dlatego zarząd powinien interesować się nie tylko wysokością przychodów i kosztów.
Znaczenie mają również należności, zobowiązania, terminy płatności oraz dostępne środki pieniężne.
Profesjonalna obsługa księgowa firm może dostarczać danych potrzebnych do monitorowania tych obszarów. Same raporty nie wystarczą jednak, jeżeli nikt ich nie analizuje.
Księgowość powinna być źródłem informacji dla zarządu, a nie wyłącznie narzędziem służącym do rozliczenia podatków.
6. Brak regularnej weryfikacji sytuacji finansowej spółki
Kolejny błąd polega na ograniczeniu kontaktu z księgowością do jednego komunikatu: ile podatku należy zapłacić.
W spółce z o.o. to zdecydowanie za mało.
Zarząd powinien regularnie analizować podstawowe dane finansowe i rozumieć, z czego wynika wynik przedsiębiorstwa.
Jeżeli sprzedaż rośnie, ale jednocześnie spada rentowność, warto wiedzieć dlaczego. Jeżeli szybko zwiększają się zobowiązania, również powinno to zostać zauważone odpowiednio wcześnie.
Właśnie tutaj widać różnicę pomiędzy samym księgowaniem dokumentów a szerszym podejściem do obsługi księgowej firm.
Dane zgromadzone w księgach mogą wspierać zarząd w podejmowaniu decyzji dotyczących zatrudnienia, inwestycji, finansowania czy ograniczenia kosztów.
Warunkiem jest jednak regularny dostęp do informacji i umiejętność ich wykorzystania.
7. Wybór biura wyłącznie na podstawie ceny
Koszt prowadzenia księgowości jest ważny. Nie powinien być jednak jedynym kryterium wyboru.
Dwie oferty mogą wyglądać podobnie, ale obejmować zupełnie inny zakres usług.
Warto sprawdzić, co dokładnie zawiera miesięczne wynagrodzenie, jak wygląda kontakt z osobą odpowiedzialną za spółkę, jakie raporty otrzymuje zarząd oraz w jaki sposób przekazywane są dokumenty.
Istotne jest również doświadczenie w obsłudze spółek.
Księgowość spółek w biurze rachunkowym ILT Wrocław różni się od prowadzenia uproszczonej ewidencji jednoosobowej działalności. Obejmuje pełne księgi rachunkowe, a także obowiązki związane m.in. ze sprawozdawczością finansową.
Przed wyborem warto więc ustalić, czy dane biuro rachunkowe posiada odpowiednie doświadczenie oraz czy zakres świadczonych przez nie usług odpowiada skali i specyfice działalności przedsiębiorstwa.
Dobre biuro księgowe powinno być również przygotowane na rozwój klienta. Potrzeby spółki zatrudniającej kilka osób mogą być inne niż przedsiębiorstwa, które za kilka lat będzie posiadało kilka oddziałów, prowadziło transakcje zagraniczne czy działało w ramach grupy kapitałowej.
Biuro rachunkowe prowadzi księgi, ale zarząd nadal powinien wiedzieć, co dzieje się w spółce
Outsourcing księgowości pozwala przekazać specjalistom dużą część obowiązków związanych z ewidencją i rozliczeniami.
Nie oznacza jednak całkowitego odcięcia zarządu od finansów.
Najlepszy model współpracy powstaje wtedy, gdy obie strony mają jasno określone zadania.
Księgowy z biura rachunkowego ILT Wrocław odpowiada za uzgodniony zakres usług księgowych, natomiast spółka terminowo przekazuje kompletne dokumenty i informacje potrzebne do ich prawidłowego ujęcia.
Zarząd powinien również otrzymywać dane pozwalające ocenić sytuację finansową przedsiębiorstwa.
Taki model ogranicza chaos i pozwala wykorzystywać księgowość nie tylko do realizacji obowiązków, ale również do zarządzania firmą.
Jak powinna wyglądać dobra obsługa księgowa spółki?
Nie istnieje jeden model odpowiedni dla każdej organizacji.
Inne potrzeby będzie miała niewielka spółka usługowa, inne firma produkcyjna, a jeszcze inne przedsiębiorstwo prowadzące sprzedaż międzynarodową.
Zakres współpracy powinien więc wynikać z rodzaju działalności, liczby dokumentów, zatrudnienia, struktury organizacyjnej i potrzeb zarządu.
W praktyce warto zadbać przede wszystkim o sprawny obieg dokumentów, jasno określone terminy, dostęp do osoby odpowiedzialnej za księgowość oraz regularne przekazywanie informacji finansowych.
W bardziej złożonych przypadkach istotna jest również możliwość współpracy księgowych z doradcą podatkowym i prawnikiem.
Dzięki temu obsługa księgowa nie funkcjonuje w oderwaniu od pozostałych obszarów działalności przedsiębiorstwa.
Najważniejsze wnioski
Dobra księgowość spółki nie zależy wyłącznie od pracy księgowego.
Znaczenie ma również to, jak spółka przekazuje dokumenty, opisuje transakcje, kontroluje przepływy pieniężne i wykorzystuje informacje pochodzące z ksiąg.
Najczęstszych problemów można uniknąć dzięki kilku prostym zasadom: oddzieleniu finansów spółki od prywatnych wydatków, bieżącemu obiegowi dokumentów, wcześniejszemu konsultowaniu nietypowych transakcji oraz regularnej analizie sytuacji finansowej.
Warto również pamiętać, że prowadzenie ksiąg rachunkowych nie powinno być traktowane wyłącznie jako obowiązek formalny.
Dobrze zorganizowana obsługa księgowa firm z Wrocławia daje zarządowi informacje potrzebne do świadomego zarządzania przedsiębiorstwem.
Potrzebujesz obsługi księgowej dla swojej spółki?
ILT Księgowość zapewnia kompleksowe usługi księgowe dla spółek i innych przedsiębiorców. Prowadzimy księgi rachunkowe, obsługujemy bieżące rozliczenia oraz wspieramy firmy w organizacji procesów księgowych.
W bardziej złożonych sprawach księgowi mogą współpracować z doradcami podatkowymi i prawnikami Kancelarii ILT. Dzięki temu kwestie księgowe, podatkowe i prawne mogą być analizowane wspólnie – bez konieczności szukania kilku niezależnych podmiotów.
Jeżeli szukasz biura rachunkowego, które przejmie bieżącą księgowość spółki i zapewni dostęp do specjalistów również w bardziej złożonych sprawach, skontaktuj się z nami.
