Przechowywanie faktur sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 września 2018 roku nr 0112-KDIL1-3.4012.491.2018.1.PR

Sytuacja Podatnika

Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT i prowadzi działalność polegającą na sprzedaży i produkcji urządzeń spawalniczych. Sprzedaż dokumentowana jest fakturami, które drukowane są przez Spółkę w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz przekazywany jest nabywcy, drugi pozostaje w siedzibie Spółki. Obecnie Spółka faktury dokumentujące sprzedaż przechowuje w formie papierowej. W celu obniżenia kosztów, Spółka planuje zmianę sposobu przechowywania faktur dokumentujących sprzedaż i zamierza przechowywać faktury jedynie w formie elektronicznej. Faktury będą archiwizowane w postaci plików elektronicznych gromadzonych w systemie informatycznym Spółki (system ERP). System informatyczny Spółki zapewni szybką identyfikację i odszukanie konkretnej faktury. Faktury dokumentujące sprzedaż będą przechowywane w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa (tzn. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych). System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane urządzenia będą pozwalały na odtworzenie faktur w postaci wydruków. Spółka będzie przechowywała faktury w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści faktur (tj. bez zmiany danych, które winien zawierać dany dokument) oraz czytelność faktur, łatwe odszukanie faktur oraz bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, pobór faktur (w postaci wydruków z systemu) oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Czy możliwe jest przechowywanie faktur dokumentujących sprzedaż wyłącznie w formie elektronicznej (bez przechowywania faktur papierowych)?

Stanowisko Dyrektora

Art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast – zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usług...