Rozliczenie podatkowe nabycia kasy rejestrującej

ODPOWIEDŹ

Zakup kasy powoduje konsekwencje na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, a także wiąże się z kosztami podatkowymi określonymi w przepisach o podatku dochodowym. Wydatki poniesione na zakup kas fiskalnych co do zasady wolno zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z faktu, że obowiązek ich stosowania został nałożony na podatników przepisami prawa i wobec tego mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz osiąganymi przychodami. Wydatki te nie tylko więc spełniają ogólne przesłanki dotyczące kwalifikacji kosztów podatkowych, o których mowa w art.22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art.15 ust 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, jak również nie zostały przez ustawodawcę ze wspomnianych kosztów wyłączone. Różnie jednak przedstawia się kwestia ich ujmowania w kosztach uzyskania przychodów. Powyższe jest uzależnione od wartości konkretnego urządzenia, a w niektórych przypadkach również od woli przedsiębiorcy. Kwalifikacja omawianych wydatków do kosztów może się odbywać albo bezpośrednio, lub też w sposób pośredni, tj. w formie odpisów amortyzacyjnych.

Jeżeli wartość kasy fiskalnej nie przekracza kwoty 3.500 zł, Podatnikowi wolno rozliczyć wydatki poniesione na jej nabycie do kosztów podatkowych:

• bezpośrednio w miesiącu oddania jej do używania - bez zaliczenia tego składnika majątku do środków trwałych (art. 22d updof, art. 16d updop),

• w formie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (w miesiącu oddania kasy do używania albo w miesiącu następnym) - w przypadku ujęcia omawianego składnika majątku w ewidencji środków trwałych (art. 22f ust. 3 updof, art. 16 f ust. 3 updop),

• w postaci odpisów amortyzacyjnych dokonywanych sukcesywnie (na zasadach określonych w art. 22h-22m updof oraz art. 16h-16m updop) - również pod warunkiem uznania kasy za środek trwały w firmie (art. 22 ust. 3 updof, art. 16f ust. 3 updop).

Rozliczając wydatki na zakup kas rejestrujących, będącymi środkami trwałymi, należy podkreślić, że środkiem trwałym jest kasa fiskalna, która spełnia warunki określone odpowiednio w art. 22a ust. 1 updof oraz art. 16a ust. 1 updop czyli - środkami trwałymi są stanowiące własność bądź współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. maszyny, urządzenia i inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane są przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu. O uznaniu danego składnika majątku za środek trwały decydujące znaczenie ma (oprócz kryterium własności, kompletności i zdatności do użytku) także przewidywany przez podatnika okres, przez który składnik będzie używany. Jeśli jest on dłuższy niż 1 rok, to Podatnik powinien ująć taki składnik w ewidencji środków trwałych i amortyzować. Amortyzacji tych urządzeń dokonuje się na ogólnych zasadach określonych w tym zakresie przez przepisy ustaw o podatku dochodowym a podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych, które będą pomniejszać przychody Podatnika, jest wartość początkowa kas.

W razie odpłatnego nabycia środków trwałych za ich wartość początkową uważa się cenę nabycia (art. 22g ust. 1 pkt 1 updof, art. 16g ust. 1 pkt 1 updop). Cena nabycia to kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania. Elementy składające się na cenę nabycia wymieniono w art. 22g ust. 3 updof oraz art. 16g ust. 3 updop np. koszty transportu, montażu, instalacji i uruchomienia programów komputerowych. W praktyce amortyzacja kasy najczęściej dokonywana będzie od wartości początkowej obejmującej cenę zakupu urządzenia, powiększoną o ewentualne koszty transportu i montażu.

Jednocześnie należy zaznaczyć, iż w przypadku czynnych podatników VAT, którym przysługuje prawo do odliczenia całości podatku naliczonego przy zakupie kasy, zaliczeniu do kosztów podlega wydatek na zakup kasy w kwocie netto. Zatem, przy określaniu wartości początkowej kasy jako środka trwałego podlegającego amortyzacji co do zasady (tj. poza określonymi wyjątkami) należy brać pod uwagę cenę nabycia w kwocie netto, a więc bez VAT – na co wyraźnie wskazuje brzmienie powołanych wcześniej przepisów (art. 22g ust. 3 updof, art. 16g ust. 3 updop.). Taki sposób postępowania ma swoje uzasadnienie w treści pozostałych regulacji ustaw o podatku dochodowym. Na mocy tych ustaw regułą jest, że VAT co do zasady nie jest uznawany za koszt uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a updof, art. 16 ust. 1 pkt 46 lit a updop).

Kasa rejestrująca może być uznana za urządzenie kompletne i spełniające kryteria umożliwiające uznanie jej za środek trwały (tak aby Podatnik mógł dokonywać odpisów amortyzacyjnych podlegających zaliczeniu do kosztów podatkowych) jeżeli zostanie ufiskalniona przez pracownika uprawnionego serwisu. Obowiązek fiskalizacji kasy przekłada się na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na jej zakup także w sytuacji, gdy jej wartość nie przekroczyła 3.500 zł, w związku z czym podatnik nie zaliczył jej do środków trwałych.

Z tytułu nabycia kasy fiskalnej podatnikom wolno korzystać również z preferencji przysługujących na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Jest to możliwość pomniejszenia podatku VAT należnego o wartość VAT naliczonego w związku z zakupem tego urządzenia. Uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikom w takim zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych (art.86 ust.1 ustawy o VAT). Cytowana reguła obowiązuje również w odniesieniu do nabycia kas fiskalnych, zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie kasy przysługuje w takim zakresie, w jakim to urządzenie będzie służyć do ewide...