Czas księgowych pochłaniają przede wszystkim wyjątki.
Nietypowa faktura, nowy kontrahent, częściowa płatność, korekta, brak numeru dokumentu w przelewie czy koszt, który nie pasuje do standardowego schematu — właśnie w takich przypadkach automatyzacja oparta wyłącznie na sztywnych regułach zaczyna mieć ograniczenia.
AI może analizować historię podobnych przypadków
Sztuczna inteligencja umożliwia wykorzystanie szerszego kontekstu niż pojedyncza reguła.
System może analizować:
- treść dokumentu,
- wcześniejsze dokumenty kontrahenta,
- historię klasyfikacji,
- poprzednie decyzje księgowe,
- informacje o projektach i kosztach,
- dane dotyczące płatności.
Przykładowo obieg dokumentów z AI może rozpoznać, że dokument odbiega od standardowego wzorca i skierować go do dodatkowej kontroli.
Z kolei rozrachunki AI mogą pomóc wtedy, gdy jedna płatność dotyczy kilku faktur albo opis przelewu nie pozwala na proste dopasowanie.
Człowiek powinien zajmować się tym, co naprawdę wymaga decyzji
Celem AI nie powinno być automatyczne podejmowanie każdej decyzji.
Znacznie ważniejsze jest ograniczenie liczby spraw, które człowiek musi analizować ręcznie.
Powtarzalne i jednoznaczne przypadki mogą być obsługiwane automatycznie. Księgowy otrzymuje natomiast sytuacje nietypowe wraz z kontekstem potrzebnym do podjęcia decyzji.
W efekcie automatyzacja nie usuwa kontroli. Przenosi kontrolę dokładnie tam, gdzie jest potrzebna.
