ODPOWIEDŹ
Po zatwierdzeniu wpłaty zaliczki na kasie nie można już dokonać korekty zaewidencjonowanego obrotu, zwrot pieniędzy ujmuje się w odrębnej ewidencji.
UZASADNIENIE
Zgodnie z art.29a ustawy o podatku od towarów i usług podstawą opodatkowania jest (z pewnymi wyjątkami) wszystko co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
Zasady ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych wynikają z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Stosownie do § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję każdej sprzedaży przy użyciu kasy, a zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 są zobowiązani do wydania kupującemu, bez jego żądania, paragonu fiskalnego.
Paragonem fiskalnym jest wydrukowany przez kasę dla klienta w momencie sprzedaży dokument, potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży (§ 2 ust. 12 rozporządzenia). Każda kasa zawiera tzw. pamięć fiskalną, czyli urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny ich zapis kontrolowany przez program pracy kasy. Dane te można wielokrotnie odczytywać ale nie można ich usunąć bez zniszczenia urządzenia.
Z uwagi na tę cechę kasy nie ma możliwości usunięcia z niej transakcji, które faktycznie nie doszły do skutku. Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur VAT).
Zatem aby skutecznie dokonać korekty obrotu i kwot podatku należnego, zapisy powinny zostać uwidocznione w odrębnej, specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie której sprzedaży dotyczyła, kwoty obrotu i podatku należnego (§ 3 ust. 4 w/w rozporządzenia).
Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 i art. 82 ust. 3 oraz podatników u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, w szczególności dane niezbędne doprawidłowego określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego oraz kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Zatem Czytelnik może przyjąć do określenia podstawy opodatkowania oraz rozliczenia deklaracji podatkowej inną kwotę, niż wynika to z paragonów dokumentujących pierwotne wpłaty dokonane przez klientów tj. kwotę pomniejszoną o dokonany przez Czytelnika zwrot części zaliczki odnotowany w odrębnej ewidencji prowadzonej do celów zwrotów towarów, uznanych reklamacji, czy zwrotów zaliczki w przypadku rezygnacji z usługi.
Podstawą przysługującego uprawnienia do korekty sprzedaży i podatku należnego oraz podstawą prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT-7 jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej udokumentowany rzetelnymi dowodami i wynikający z zapisów zawartych w prowadzonych urządzeniach księgowych, z których dane za miesiąc rozliczeniowy skorygują łączną miesięczną sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej.
W przypadku zatem zwrotu nabywcy części wpłaconej kwoty klient powinien zwrócić paragon, który należałoby dołączyć do przelewu czy innego dowodu wypłaty zwracanej zaliczki (np. kwit potwierdzający zwrot pieniędzy na rzecz klienta podpisany przez tego klienta) i wraz z odpowiednim opisem umieścić w ewidencji korekt do paragonów.
Halina Lisowska
Podstawa prawna: art.29a, art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług, §2 ust.12, § ust. 1 i ust. 4 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013r. Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
