Archiwizowanie i obieg dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 31 stycznia 2017 roku nr 1462-IPPP3.4512.15.2017.1.JŻ

Sytuacja Podatnika

Spółka jest liderem kompleksowych rozwiązań w dziedzinie gospodarowania odpadami, recyklingu oraz usług środowiskowych. Wnioskodawca, w związku z prowadzoną działalnością, otrzymuje od kontrahentów znaczną ilość faktur. Część przedmiotowych faktur jest do Spółki przesyłana w formie papierowej, a część elektronicznie.Aktualnie Wnioskodawca planuje wdrożenie nowego systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne.

W nowym systemie, Dokumenty otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej, na serwerze znajdującym się w Szwecji. Przedmiotowy serwer zostanie odpowiednio zabezpieczony przed wirusami oraz wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych, w tym także zagwarantowana będzie ciągłość jego cech eksploatacyjnych w czasie wymaganym do przechowywania Dokumentów. Dostęp do serwera będzie także fizycznie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem do znajdujących się na nim danych.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do systemu informatycznego, dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zaznacza przy tym, iż ta część Dokumentów, która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie wyodrębnione w tym celu konto mailowe), również będzie archiwizowana w nowym systemie, wyłącznie w formie elektronicznej.Czy wdrażany przez Wnioskodawcę nowy system archiwizowania i obiegu Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej jest zgodny z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług?

Stanowisko Dyrektora

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług, ilekroć mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy).

Uwzględniając ww. okoliczności sprawy należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Sposób archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej będzie zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Jak wskazał Wnioskodawca, system archiwizacji zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych dokumentów. Jednocześnie, Wnioskodawca przechowuje faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, a w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W konsekwencji, należy stwierdzić, że archiwizowanie i obieg dokumentów wyłącznie w postaci elektronicznej będzie zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

Podstawa prawna: art. 106m oraz art. 112 i art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.