Awaria kasy rejestrującej, stosowanie kasy rezerwowej.

Regulacje dotyczące rezerwowej kasy rejestrującej nie określają wprost, czy podatnik ma obowiązek nabycia kasy rezerwowej. Jednocześnie pewny jest fakt, że kasy nie można w żaden sposób wypożyczyć, wynająć od producenta, serwisu, czy osób trzecich, w związku z technicznymi zasadami stosowania kas i podstawowymi obowiązkami nałożonymi przez ustawodawcę na podatnika, jakim jest stosowanie kas wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie, co potwierdza fakt fiskalizacji kasy, gdzie w pamięci kasy zapisywane są obroty wyłącznie podatnika o określonym, przyporządkowanym numerze NIP. W praktyce sprowadza się to do posiadania dwóch kas, co w przypadku małych firm, które potrzebują do ewidencjonowania tylko jedną kasę, jest rozwiązaniem dosyć kosztownym.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek ewidencji za pomocą kasy, wyłącznie naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 procent kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się. 

Osobom fizycznym grozi jednak mandat karny do 2.772 zł lub nieporównywalnie wyższa grzywna sądowa, odpowiednia do wielkości uszczuplenia podatkowego. Oczywiście sankcja ta dotyczy wyłączne tej sprzedaży, której taki obowiązek dotyczył. Nie można natomiast sankcji odnosić do całości obrotu. Sankcja pozostaje w ścisłym związku z naruszeniem obowiązku ewidencjonowania. Musi zatem istnieć nierozerwalny związek pomiędzy granicami sankcji a zakresem naruszenia objętego nią obowiązku. Europejski Trybunał Sprawiedliwości w wyroku z dnia 29 lipca 2010r., Sygnatura akt C–188|09, uznał, iż zapis art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, określający sankcję za naruszenie obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, jest zgodny z przepisami unijnymi, a państwo członkowskie ma prawo do jego stosowania.

Należy również przypomnieć, iż zapis dotyczący ewidencjonowania za pomocą rezerwowej kasy rejestrującej został również umieszczony w § 7 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.).

Reasumując powyższe, podatnik nie ma w ogóle obowiązku posiadania kasy rezerwowej, w tym względzie ustawodawca pozostawia podatnikowi wybór korzystnego dla profilu jego działalności rozwiązania. Warto w tym momencie zwrócić uwagę na fakt, iż w przypadku gdy podatnik zgłosi, zakupi i zainstaluje kasę razem z kasami, które są mu niezbędne do ewidencjonowania we wszystkich punktach prowadzonej sprzedaży (oczywiście po uprzednim spełnieniu wszystkich warunków), to może również skorzystać z odliczenia kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rezerwowej, co znacznie zmniejszy koszt jej nabycia. Kasy rezerwowe podlegają takim samym rygorom jak podstawowe kasy, czyli muszą zostać ufiskalnione przez uprawnionego pracownika firmy serwisowej, podlegają zgłoszeniu przez złożenie druku zgłoszenia podatnika i serwisu do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, muszą spełniać określone ustawą o VAT i rozporządzeniem kryteria i warunki techniczne m.in. posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar (art. 111 ust. 6b ustawy o VAT), iż zapewniają prawidłowe zewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz muszą przechowywać te dane lub zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Wykaz typów kas rejestrujących ogłaszany jest przez ww. Prezesa w dzienniku Urzędowym Głównego Urzędu Miar. Podstawowym obowiązkiem podatnika jest również zgłaszanie kasy rezerwowej do obowiązkowego przeglądu technicznego, co 24 miesiące, w myśl zapisu § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych. Nie wywiązanie się z tego obowiązku skutkuje obowiązkiem zwrotu do urzędu skarbowego odliczonej kwoty (ulgi) wydatkowanej na zakup kasy.

W przypadku awarii kasy, czynności serwisowe muszą być podjęte nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii kasy przez użytkownika. Obowiązek podjęcia czynności serwisowych nie oznacza, że w tym terminie wada kasy musi być usunięta, czas jej usunięcia zależeć będzie przede wszystkim od jej zakresu. Naprawa kasy przez serwisanta nie może obejmować ingerencji w pamięć fiskalną. Wymiana pamięci w razie awarii może być dokonana wyłącznie przez producenta (importera) kasy. Wymiana pamięci wymaga dokonania odczytu, powyższe wynika z zapisu § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania. W praktyce, w przypadku awarii pamięci fiskalnej częstokroć niemożliwe jest dokonanie odczytu jej zawartości. W tej sytuacji serwisant jest zobowiązany potwierdzić w protokole ten fakt i uszkodzoną kasę przekazać producentowi w celu wymiany pamięci. Jeżeli producent krajowy lub importer dokonujący wymiany pamięci fiskalnej kasy nie będzie mógł dokonać odczytu, potwierdzi ten fakt w książce kasy i wystawi stosowne zaświadczenie, natomiast podatnik sporządzi zestawienie obrotów na podstawie posiadanych raportów dobowych i miesięcznych. W przypadku wymiany pamięci fiskalnej następuje zmiana numeru unikatowego, numeru ewidencyjnego nadawanego przez naczelnika urzędu skarbowego, bez zmian pozostaje jedynie numer fabryczny. Urząd Skarbowy dokonuje wykreślenia uszkodzonej kasy z ewidencji urządzeń kasowych stosowanych przez danego podatnika oraz po wymianie pamięci i zgłoszeniu dokonanym w terminie 7 dni, na podstawie druku zgłoszenia podatnika nadaje nowy numer ewidencyjny.

Warto zatem z wyprzedzeniem zaopatrzyć się w kasę rezerwową, gdyż ewentualny zakup i rejestracja nowej kasy lub naprawa starej może trochę potrwać. Dysponując kasą rezerwową podatnik nie będzie musiał zaprzestać sprzedaży i nie narazi się tym samym na zmniejszenie obrotów oraz utratę klientów.

Wioletta Gramis