Brak paragonu ze sprzedaży na kasie w związku z jej awarią

ODPOWIEDŹ

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu  art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Na podstawie § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 roku, w sprawie kas rejestrujących podatnicy stosujący kasy niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis kas każdą nieprawidłowość w pracy kasy.

W związku ze zgłoszonymi przez podatnika nieprawidłowościami w pracy kasy serwis musi być podjęty nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii (§ 31 ust. 1). W przypadku awarii kasy, z art. 111 ust. 3 ustawy o VAT wynika obowiązek ewidencjonowania przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej, a gdy i to jest niemożliwe zaprzestania prowadzenia sprzedaży. W sytuacji zatem, gdy podatnik nie posiada kasy rezerwowej nie może prowadzić sprzedaży podlegającej obowiązkowi ewidencji przy użyciu kas (tj. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych). Jednocześnie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy stanowi, iż podatnik jest obowiązany dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

W opisywanym przypadku awaria kasy nastąpiła w trakcie realizowania dostawy towaru i wobec powyższego powstał problem z udokumentowaniem całej transakcji. Sprzedaż towaru została wykonana w czasie, gdy kasa fiskalna była sprawna, a jednocześnie transakcji nie można udokumentować przy użyciu kasy z powodu jej awarii już przy samym wydruku paragonu. Sposób postępowania w takich przypadkach nie został przez ustawodawcę w żaden sposób uregulowany. W tej sytuacji, za prawidłowy można uznać sposób postępowania polegający na udokumentowaniu tej sprzedaży fakturą VAT.

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi (każdej osoby) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust.3 ustawy o VAT). Oczywiście, gdyby nie nastąpiła awaria kasy zostałby wydrukowany paragon stanowiący podstawę reklamacji i dokumentujący dokonaną sprzedaż, ale w opisanej sytuacji takiej możliwości nie było, zatem należałoby w tym przypadku wystawić klientowi dokument sprzedaży – fakturę.

Natomiast obrotu zaewidencjonowanego na zepsutej kasie nie należy powtórnie wprowadzać do nowej kasy. W związku ze zgłoszeniem awarii kasy serwisant może dokonać jej naprawy i wydruku brakującego paragonu, a cały obrót będzie uwidoczniony na raporcie dobowym i miesięcznym. Należy wówczas pamiętać, aby w rejestrze korekt wystawioną fakturę wystornować, w przeciwnym razie ta sama sprzedaż będzie dwukrotnie zaewidencjonowana. W przypadku gdy wykonanie przez serwisanta odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy nie będzie możliwe kasa zostanie przekazana niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny (§ 27 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie kas).

W tym przypadku, podmiot prowadzący serwis główny dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy i sporządza na tą okoliczność protokół. Natomiast w przypadku gdy podmiot prowadzący serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, w protokole określa przyczyny tej okoliczności (§ 27 ust. 2). W takiej sytuacji obrót należy dokumentować na podstawie paragonów i raportów wydrukowanych do momentu awarii kasy oraz wystawionej po awarii faktury.

Wioletta Gramis