Brak transakcji w związku z odmową przyjęcia towaru a obowiązek prowadzenia ewidencji korekt

ODPOWIEDŹ

Należność na kasie ewidencjonujemy dopiero po wydaniu towaru i otrzymaniu gotówki, ale aby móc zastosować powyższy tryb postępowania trzeba zakupić przenośną kasę rejestrującą. Wydrukowane paragony za nieodebrany towar należy ująć i opisać w ewidencji korekt, jako wystawione omyłkowo.

UZASADNIENIE

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 tej ustawy sprzedawcy rejestrujący obrót i kwotę podatku należnego za pomocą kas fiskalnych mają obowiązek drukować i wydawać nabywcy oryginał paragonu. Formalną ewidencję korekt wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Na podstawie § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1. datę sprzedaży,

2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,

5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Należy przypomnieć, iż pamięć fiskalna to urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 11 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Ta cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania w kasie rejestrującej zwrotu lub reklamacji towarów, co znalazło również potwierdzenie w zapisie § 3 ust. 3 rozporządzenia, który stanowi, że nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Potwierdzeniem powyższego twierdzenia są również zapisy § 14 ust. 1 pkt 20 a, b i c - rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące które stanowią, że program pracy kasy musi posiadać funkcję uniemożliwiającą następujące działania kasy:

• rejestrowanie zwrotu towarów lub usług,

• dokonywanie sprzedaży lub korekt wartościowych i liczbowych paragonu powodujących w ich wyniku ujemną wartość sprzedaży dla dowolnej stawki podatku i sprzedaży zwolnionej z podatku,

• dokonywanie korekt oraz anulowanie paragonu po jego akceptacji.

W związku z powyższym podatnik musi prowadzić opisaną powyżej ewidencję korekt.

Obrany przez Pana sposób postępowania zawsze będzie powodował powstanie opisywanych wyżej komplikacji, odmowa przyjęcia towaru przez klientów oraz najprawdopodobniej brak możliwości porozumienia się w sprawie uzyskania oświadczenia dotyczącego potwierdzenia nieodebrania zamówionego towaru oraz niedokonania zapłaty uniemożliwi skutecznie zastosowanie zapisu § 3 ust. 4, czyli prowadzenie rzetelnej ewidencji korekt. Może się przecież również zdarzyć taka sytuacja, iż klient odbierze tylko część towaru, a wtedy nie wywiąże się Pan z obowiązku określonego w zapisie § 3

ust. 6 i § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas, tj. zaewidencjonowania sprzedaży w prawidłowej wysokości i wydania paragonu nabywcy bez jego żądania. W opisywanej sytuacji, pomimo zaewidencjonowania obrotu i wydrukowania paragonu nie doszło w ogóle do sprzedaży. Nie otrzymano zapłaty za dostarczony towar, ponieważ nie został on klientowi wydany. Nie można zatem opisanego przypadku traktować jako zwrot towaru lub uznaną reklamację towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży. W związku z powyższym zastosowanie znajdzie tu jedynie zapis § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas, który stanowi, iż w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Jednocześnie zdaniem Redakcji należałoby zaprzestać takiego sposobu dokonywania transakcji, aby nie narazić się na zarzut zaniżania podstawy opodatkowania ze strony organów skarbowych, ponieważ wartość widniejącą na wydruku raportu dobowego i miesięcznego trzeba będzie pomniejszyć o kwotę korekty w celu określenia prawidłowej wysokości podatku należnego. W przypadkach dokonywania dostaw towarów do domu klienta powinien Pan niezwłocznie zakupić i stosować przenośną kasę rejestrującą. Paragon wydrukowany z takiej kasy w myśl zapisu § 8 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia będzie zawierał, co najmniej imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika.

Podsumowując powyższe, wprowadzając do ewidencjonowania obrotu przenośną kasę rejestrującą, wartość dostarczanego towaru należy nabić na kasę u klienta mając pewność, iż klient go odbierze i dokona zapłaty. Po zatwierdzeniu transakcji należy niezwłocznie wydać nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny zgodnie z zapisem §6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zaewidencjonowany już obrót na kasie użytkowanej w stałym punkcie sprzedaży, dotyczący nieodebranego towaru dostarczanego do domu klienta należy bezwzględnie ująć w ewidencji korekt, jednocześnie dokonując korekty wynikającego z tych transakcji obrotu dokumentem księgowym, co spowoduje odpowiednie zmniejszenie podstawy opodatkowania w podatku VAT. Pod wartością „omyłkowo” zaewidencjonowanej sprzedaży, opisem przyczyny i  okoliczności, które spowodowały, iż transakcja nie doszła do skutku powinien widnieć podpis osoby dostarczającej towar, należy załączyć również oryginał paragonu fiskalnego (w razie możliwości z potwierdzeniem klienta, iż odmówił zakupu towaru).

Anna Kassian

Podstawa prawna: art. 111 ust. 1, art. 111 ust. 3a pkt 1 z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), § 2 pkt 11, § 3 ust. 3, ust. 4, ust. 5 i ust. 6, § 6 ust. 1 pkt 1, § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013r., poz. 363), § 14 ust. 1 pkt 20 a, b i c rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.