Czy dokumenty oznaczone jako „Faktura VAT” są prawidłowe

ODPOWIEDŹ

Nie, dokumenty oznaczone jako "Faktura VAT" oraz "Oryginał" są nadal prawidłowe.

UZASADNIENIE

Wątpliwość zgłoszona przez Pana kontrahenta wynika najprawdopodobniej ze zmiany §4, §5 oraz §19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (tzw. rozporządzenia fakturowego). Zmiany te zostały wprowadzone od 1 stycznia 2013 roku rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 roku zmieniającym rozporządzenie fakturowe.

Do 31 grudnia 2012 roku §4 oraz §5 ust.1 pkt 3 rozporządzenia fakturowego nakładał na podatników obowiązek oznaczania wystawianych faktur wyrazami „FAKTURA VAT”. Przepis §4 ust.1 mówił bowiem, że „Zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami “FAKTURA VAT””. §5 ust.1 pkt 3 rozporządzenia jako jeden z obowiązkowych elementów faktury wymieniał natomiast „numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT””.

Od 1 stycznia 2013 roku §4 ust.1 rozporządzenia fakturowego uzyskał następujące brzmienie:

„1. Fakturę wystawia:

1) zarejestrowany podatnik VAT czynny;

2) podatnik, o którym mowa w art. 16 ustawy, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.

2. Faktury mogą również wystawiać zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni.”

Jak widać, prawodawca zrezygnował z obowiązku oznaczania faktur słowami „FAKTURA VAT”. Również §5 znowelizowanego rozporządzenia nie wymienia tych słów jako elementu obowiązkowego faktury, mówiąc jedynie o „kolejnym numerze, nadanym w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”. Art.106 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług także mówi o tym, że podatnicy są obowiązani wystawić fakturę, nie posługując się pojęciem „Faktura VAT”.

Czy z powyższego można wysnuć wniosek, że dokument oznaczony jako „Faktura VAT” jest nieprawidłowy? Moim zdaniem nie. Po pierwsze, art.106 ust.1 ustawy od podatku od towarów i usług również przed 1 stycznia 2013 roku posługiwał się pojęciem „faktura”, nie „faktura VAT”, co nie przeszkodziło nałożeniu na podatników w drodze rozporządzenia obowiązku oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Ponadto, w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia zmieniającego Minister Finansów nie odniósł się do opisanej powyżej zmiany, podając jedynie informację, że przepisy §5 rozporządzenia zmieniającego zostały odpowiednio zmodyfikowane celem dostosowania regulacji krajowych do regulacji dyrektywy 2006/112/WE, zmienionych przez dyrektywę 2010/45/UE w zakresie danych, jakie powinna zawierać faktura. Z faktu pominięcia opisanej powyżej zmiany w uzasadnieniu projektu można wywnioskować, że intencją Ministerstwa Finansów nie było zakwestionowanie prawidłowości dokumentów oznaczonych jako „Faktura VAT”. Ponadto, należy zwrócić uwagę na to, że przepisy nie nakazują już oznaczać faktur słowami „Faktura VAT”, ale również takiego oznaczenia nie zabraniają. Oznacza to, że powyższy zwrot przestał już być obowiązkowy, ale nadal jest dopuszczalny i nie powoduje nieprawidłowości oznaczanego nim dokumentu.

Nie ma żadnych przepisów, które mówiłyby o tym, że dokument oznaczony słowami „Faktura VAT” nie jest po 1 stycznia 2013 roku fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Nie ma również dokumentu zabraniającego odliczenia podatku z takiego dokumentu, czy ujęcia wydatków nim udokumentowanych w kosztach podatkowych z samego tylko powodu użycia zwrotu „Faktura VAT” na dokumencie. Uważam zatem, że żądanie Pana kontrahenta nie jest uzasadnione.

Podobnie sprawa przedstawia się w odniesieniu do oznaczenia „Oryginał” na fakturach. Zgodnie z obowiązującym do 31 grudnia 2012 roku brzmieniem §19 rozporządzenia fakturowego faktury i faktury korygujące miały być wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymywał nabywca, a kopię zatrzymywał sprzedawca. Od 1 stycznia 2013 roku znowelizowane przepisy §19 ust.1 rozporządzenia fakturowego nie zawierają już odniesienia do oryginału czy kopii faktury, a mówią jedynie o tym, że „Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży”. W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia zmieniającego możemy przeczytać, że „w przepisie §19 rozporządzenia fakturowego podtrzymana zostaje zasada, zgodnie z którą fakturę wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży”. Z powyższego wynika, że również w tym przypadku intencją Ministerstwa Finansów nie było zanegowanie poprawności dokumentów oznaczanych jako „Oryginał”, a jedynie zniesienie obowiązku dokonywania takiego oznaczenia. Tu również nie ma przepisów uznających taki dokument za nieprawidłowy, czy nie dający prawa do ujęcia w ewidencji sprzedaży czy zakupu.

Chciałabym jednak zwrócić uwagę na jedno zagrożenie wynikające z opisanej powyżej nowelizacji przepisów: w związku z tym, że faktury nie muszą już być oznaczane słowami „Faktura VAT” może istnieć ryzyko, że wystawiane przez podatników dokumenty zawierające wszystkie elementy obowiązkowe dla faktury, ale niebędące fakturami, zostaną przez organa podatkowe uznane za faktury, a co za tym idzie, może nastąpić konieczność zapłaty wynikającego z nich podatku. Może to dotyczyć na przykład potwierdzeń zamówień, dokumentów dostawy czy faktur proforma, jeżeli będą zawierały wszystkie elementy wymienione w §5 rozporządzenia fakturowego. W celu wyeliminowania tego zagrożenia można rozważyć umieszczenie na tego typu dokumentach formułki, z której wynika, że dokumenty te nie są fakturami w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.  

Ewa Konarska