0
1069
Czy prawdą jest, że w myśl nowych przepisów o podatku od towarów i usług każda jednostka powinna stworzyć zasady i regulamin, na podstawie których wystawia faktury?
ODPOWIEDŹ
Przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowiązkowi osobnego dokumentowania.
UZASADNIENIE
Zgodnie z §20a ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej pt. „Zmiany w zakresie fakturowania” na swojej stronie internetowej wyjaśniło, że kontrole biznesowe mają na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury niezależnie od tego, czy wystawiono je w formie papierowej, czy elektronicznej. Każdy podatnik powinien zapewnić, że informacje wymienione na fakturze dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. Sposób tego zapewnienia jest dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika. Ministerstwo Finansów wyjaśniło również, że dla potrzeb fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności:
• w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia),
• w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści),
• w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
Zdaniem Ministerstwa Finansów kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. Przykładem kontroli biznesowej jaką podało Ministerstwo Finansów jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. Ważnym aspektem tego typu kontroli biznesowej jest fakt, że faktura podlega sprawdzeniu jako dokument w procesie biznesowym i księgowym, nie jest natomiast traktowana jako dokument niezależny i autonomiczny. Ważne jest to, że faktury w formie papierowej lub elektronicznej są – ogólnie rzecz ujmując – tylko jednym z dokumentów w zestawie dokumentów związanych z transakcją i ją dokumentujących.
Ministerstwo podkreśliło również, że kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą/usługą. Można tego dokonać w ramach odpowiednio ugruntowanej wiedzy z zakresu rachunkowości, ale np. także poprzez ręczne porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi (np. kopią zamówienia, zleceniem, umową kupna, świadectwem dostawy, potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatności). Jak wyjaśniło Ministerstwo, przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów. Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowiązkowi osobnego dokumentowania. W przypadku dostawcy lub usługodawcy fakturę można zestawić z zamówieniem, dokumentami transportowymi oraz z dowodem zapłaty. W przypadku nabywcy lub usługobiorcy fakturę można zestawić z zatwierdzonym zamówieniem (potwierdzeniem zakupu), potwierdzeniem dostawy, poleceniem i potwierdzeniem przelewu. Jednakże są to tylko przykłady typowych dokumentów, które mogą być dostępne, gdyż wiele innych dokumentów może być również zestawianych z fakturą.
Należy podkreślić, że w związku z obowiązkiem dokładnego odzwierciedlania faktycznych transakcji w zakresie dostaw towarów i świadczenia usług, sposób zapewnienia przez podatnika autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury od momentu wystawienia do końca okresu przechowywania jest dowolny i uzależniony od wyboru podatnika.
Bożena Sawicka
