Dokumentowanie sprzedaży towarów nabytych nieodpłatnie

ODPOWIEDŹ

Sposób dokumentowania zapisów w podatkowej księdze regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z §12 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) Faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2) Inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do treści §13 ww. rozporządzenia, za dowód księgowy uważa się również:

1) Dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) Noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) Dowody przesunięć;

4) Dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) Inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w § 14 ust. 2 wymieniają również dokładnie przypadki, w których poniesione koszty uzyskania przychodów mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi. Katalog tych zdarzeń jest zamknięty. Wśród nich nie wyszczególniono zdarzenia gospodarczego związanego z przekazaniem do sprzedaży nabytych nieodpłatnie przedmiotów, stanowiących w Pana przypadku towary handlowe. Na pewno jednak sposób prowadzenia księgi musi odzwierciedlać fakt dokonania wszelkich operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem.

Nabycie nieodpłatne prawa własności rzeczy ruchomych z zamiarem ich dalszej odsprzedaży w prawidłowo opodatkowanym obrocie handlowym stanowi operację gospodarczą, która, chociaż nie generuje poniesienia wydatku winna zostać odzwierciedlona w zapisach podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Oznacza to, że w księdze tej muszą znajdować się także te towary handlowe, które będą podlegać dalszej odsprzedaży, nawet gdyby zostały nabyte nieodpłatnie. W związku z powyższym, w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna znaleźć się informacja o sposobie nabycia danego towaru. Opis danego zdarzenia winien znajdować się w kolumnie 6 księgi, natomiast w kolumnie 16 (uwagi) można wpisać ilość towarów nabytych nieodpłatnie, a przeznaczonych do dalszej sprzedaży.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie przewiduje żadnego dokumentu, który w odpowiedni sposób mógłby dokumentować nieodpłatne nabycie towarów. Najwłaściwszym w tym przypadku będzie każdy „inny dowód", wskazujący sposób nabycia towarów, miejsca ich pochodzenia oraz ich ilość. Mając na uwadze cytowane wyżej przepisy stwierdzić należy, iż nieodpłatne nabycie towarów przeznaczonych do dalszej sprzedaży nie może zostać udokumentowane dowodami wewnętrznymi. Jednakże mając na względzie opisaną sytuację należy stwierdzić, iż najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie powyższych towarów protokołami określającymi datę nabycia, miejsce nabycia, ilość nabytych przedmiotów z wyszczególnieniem ich rodzaju, nazwy i cech charakterystycznych, bowiem w świetle powołanych przepisów protokół taki może stanowić „inny dowód” mogący być podstawą do zaewidencjonowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nieodpłatnego nabycia towarów handlowych.

Jeśli chodzi natomiast o ustalenie terminu rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej w obecnym stanie prawnym, tj. od dnia 1 stycznia 2012 roku, kwestię tę nadal reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Limit dotyczący wysokości obrotu uprawniającego Podatników w danym roku podatkowym do zwolnienia z ewidencjonowania obrotu przy pomocy kas rejestrujących wynosi zgodnie z zapisem § 3 ust. 7 ww. rozporządzenia 20.000 zł - w przypadku Podatników rozpoczynających sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w 2012 roku.

Jednocześnie, nie w każdym przypadku podatnik może korzystać z tego zwolnienia jeśli nie przekracza ww. obrotu, bowiem przepis rozporządzenia nakłada również każdorazowo obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, który obowiązuje bez względu na wysokość osiąganych obrotów, zgodnie z §4 ust.1 ww. rozporządzenia. Na podstawie zapisu § 4 ust.1 pkt 5a, podatnik rozpoczynający działalność nie może korzystać ze zwolnienia z ewidencji za pomocą kasy rejestrującej, ze względu na nie przekroczenie obrotu w wysokości 20.000 zł, przy dostawie między innymi sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90).

Reasumując powyższe należy stwierdzić, że w przypadku, gdy będzie Pan prowadził sprzedaż np. artykułów gospodarstwa domowego, mebli, oświetlenia, to jest Pan zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kasy do dnia przekroczenia obrotów w wysokości 20.000 zł, jeśli natomiast zamierza Pan dokonywać sprzedaży sprzętu radiowego, telewizyjnego i innych towarów wymienionych w §4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, to obowiązek ufiskalnienia kasy i rozpoczęcia ewidencjonowania powstanie z chwilą rozpoczęcia tej sprzedaży, bez względu na osiągane obroty.

Wioletta Gramis