Ewidencja za pomocą kasy rejestrującej usług związanych z wyżywieniem

ODPOWIEDŹ

Należy ewidencjonować na kasie należność dopiero po wydaniu zamówienia i otrzymaniu gotówki, a w przypadkach, gdy przyjęto tryb postępowania jak opisano w pytaniu klient powinien zwrócić paragon z adnotacją o zmianie zamówienia natomiast Czytelnik dokonuje korekty tej transakcji dokumentem księgowym ujmując go w odrębnej ewidencji korekt, a wartość nowego zamówienia zaewidencjonuje na kasie po jego wydaniu i otrzymaniu należnej zapłaty.

UZASADNIENIE

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 tej ustawy sprzedawcy rejestrujący obrót i kwotę podatku należnego za pomocą kas fiskalnych mają obowiązek drukować i wydawać nabywcy oryginał paragonu. Ewidencję korekt wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących. Na podstawie § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1. datę sprzedaży,

2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,

5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie usług związanych z wyżywieniem świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne powinien być obrany następujący tryb postępowania:

1. Klient składa zamówienie i oczekuje na jego realizację,

2. Klient odbiera zamówienie, płaci a sprzedawca przyjmuje zapłatę i dopiero po otrzymaniu zapłaty nabija należność na kasę fiskalną, drukuje paragon i wydaje go klientowi.

Taki sposób postępowania nie będzie powodował opisywanych wyżej komplikacji, ponieważ gdy zamawiający zmieni złożone zamówienie lub nawet z niego całkowicie zrezygnuje to nie będzie konieczności korygowania transakcji.

Należy przypomnieć, iż pamięć fiskalna to urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 11 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Ta cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania w kasie rejestrującej zwrotu lub reklamacji towarów i usług, co znalazło również potwierdzenie w zapisie § 3 ust. 3 rozporządzenia. W związku z powyższym podatnik musi prowadzić opisywaną powyżej ewidencję korekt.

Potwierdzeniem powyższego twierdzenia są również zapisy § 14 ust. 1 pkt 20 a, b i c - rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, które stanowią, że program pracy kasy musi posiadać funkcję uniemożliwiająca następujące działania kasy:

• rejestrowanie zwrotu towarów lub usług,

• dokonywanie sprzedaży lub korekt wartościowych i liczbowych paragonu powodujących w ich wyniku ujemną wartość sprzedaży dla dowolnej stawki podatku i sprzedaży zwolnionej z podatku,

• dokonywanie korekt oraz anulowanie paragonu po jego akceptacji.

Ponieważ w opisywanym przypadku wykonywana jest usługa, posiłek nie został wydany, nie jest to również reklamacja konsumenta, zatem zdaniem Redakcji zastosowanie znajdzie zapis § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas, który stanowi, iż w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W przypadku, o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (zapis § 3 ust. 6 ww. rozporządzenia). W wyniku przyjęcia zwrotu towaru, reklamacji lub wystąpienia oczywistej pomyłki - po zakończeniu miesiąca, należy wydrukować raport okresowy (miesięczny) z kasy fiskalnej po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (§ 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia), wartość widniejącą na wydruku trzeba pomniejszyć o kwotę korekty w celu określenia prawidłowej wysokości podatku należnego. W tych przypadkach podatnik ma również prawo dokonać odpowiedniego zmniejszenia podstawy opodatkowania w podatku VAT.  Zgodnie z wykładnią art. 29a ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług podstawę opodatkowania zmniejsza się m.in. o wartość zwróconych towarów oraz zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło.

Podsumowując powyższe, klient w przypadku opisywanym powyżej powinien zwrócić otrzymany paragon potwierdzając imieniem i nazwiskiem nawet na jego odwrocie, iż dokonał zmiany zamówienia lub całkowicie z niego zrezygnował a podatnik przyjmując ten dokument dokona korekty tej transakcji dokumentem księgowym ujmując go w odrębnej ewidencji korekt,natomiast wartość nowego zamówienia zaewidencjonuje na kasie po jego wydaniu i otrzymaniu należnej zapłaty.

Anna Kassian

Podstawa prawna: art. 29a ust. 10 pkt 2 i 3, art. 111 ust. 1 i 3a pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), § 2 pkt 11, § 3 ust. 3, 4, 5 i 6, § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013r., poz. 363), § 14 ust. 1 pkt 20 a, b i c rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z 2013r., poz. 1076).