Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT w Excelu a obowiązek przesyłania JPK

ODPOWIEDŹ

Tak, przepisy Ordynacji podatkowej zakładają, że przy prowadzeniu ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Trzeba zauważyć, iż Excel jest programem komputerowym powszechnie używanym w firmach i instytucjach. Jego głównym zastosowaniem jest dokonywanie obliczeń (np. wydatków) zestawionych w formie tabelarycznej. Posiada także inne przydatne funkcje sprawdzone i przydatne w prowadzeniu rozliczeń podatkowych.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 193a ustawy Ordynacja podatkowa w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Jednolity Plik Kontrolny jest zbiorem danych, tworzonym z  systemów informatycznych podmiotu gospodarczego poprzez bezpośredni eksport danych, zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiadającym ustandaryzowany układ i format (schemat xml) umożliwiający jego łatwe przetwarzanie.

Struktury logiczne JPK

Opublikowany zestaw 7 struktur obejmuje najważniejsze księgi podatkowe i dowody księgowe, są to:

• Struktura 1 – księgi rachunkowe – JPK_KR

• Struktura 2 – wyciąg bankowy – JPK_WB

• Struktura 3 – magazyn – JPK_MAG

• Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT

• Struktura 5 – faktury VAT – JPK_FA

• Struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR

• Struktura 7 – ewidencja przychodów – JPK_EWP

Od 1 lipca 2016 roku obowiązek przekazywania plików JPK dotyczy dużych podmiotów. Comiesięczne przekazywanie postaci elektronicznej ewidencji zakupu i sprzedaży (JPK_VAT) odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach.

Prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT może być prowadzone w Excelu zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług pod warunkiem, że potem z pliku arkusza Excel wytworzony zostanie dodatkowy plik JPK_VAT, który zostanie połączony w całość z plikiem JPK_VAT z systemu SAP. Istotne jest aby plik JPK_VAT był zgodny z deklaracją dla podatku od towarów i usług.

Zatem podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Należy zauważyć, iż sposób eksportu danych do *.xml w strukturze JPK_VAT zależy od podatnika, istotne jest by dane JPK_VAT odpowiadały danym podlegającym wykazaniu w deklaracji VAT.

Paulina Pawluk

Podstawa prawna: art. 193 a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. Z 2015r., poz. 613), art. 109 § 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016, poz. 710)