0
815
Faktura VAT wystawiona w wersji papierowej nie musi być przechowywana przez sprzedawcę w tej samej formie, jednakże ma posiadać oryginalną postać, a więc musi charakteryzować się autentycznością pochodzenia i integralnością treści, a także czytelnością.
Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 19 grudnia 2011 r. nr ITPP1/443-1163/09/11-S/AJ.
Sytuacja podatnika
Spółka prowadzi sklep internetowy z artykułami AGD i RTV. Sprzedaży dokonuje zarówno na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak również na rzecz firm. Spółka na podstawie zamówień przygotowuje paczki i pakuje do nich obok zamówionego towaru wydrukowane faktury sprzedaży. Faktura VAT jest w tym przypadku dokumentem potwierdzającym wartość towaru oraz kartą gwarancją, gdyż coraz więcej producentów dokonuje naprawy na podstawie dokumentu zakupu.
W związku z powyższym Spółka zwróciła się do organu podatkowego z zapytaniem, czy może być zwolniona z obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej. W zadanym pytaniu Spółka podkreśliła, że egzemplarz faktury wysyłanej w formie papierowej do klienta jest identyczny z przechowywanym w systemie. Faktura nie jest potwierdzana podpisem elektronicznym, gdyż wymaga on wcześniejszej akceptacji klienta w formie papierowej, co znacznie wydłuży proces realizacji zamówienia i ostatecznie może prowadzić do jego anulowania przez klienta. Ponadto Spółka zaznaczyła, że oprócz podglądu faktury i jej drugiego egzemplarza, program M., w którym pracuje, identyfikuje osobę wystawiającą fakturę poprzez I.-użytkownika oraz oprócz daty, podaje godzinę wystawienia faktury.
Zdaniem Spółki oznacza to spełnienie wymogów dotyczących autentyczności i integralności dokumentu wysyłanego z przechowywanym. Ponadto Spółka wskazała, iż posiada bardzo dobrą identyfikację klienta poprzez rozbudowaną kartę klienta, dzięki czemu można potwierdzić datę zamówienia, przekazywane przez pracowników Spółki informacje, zapytania klienta, numer faktury i produkt, którego sprzedaż dotyczy, jaki numer listu przewozowego został wygenerowany dla przesyłki, kiedy nastąpiła wpłata z „U.”, bądź została wpłacona przez klienta w formie przedpłaty, czy produkt znajduje się w naprawie oraz wszelkie potrzebne informacje do profesjonalnej obsługi klienta i kontroli transakcji.
Zdaniem Spółki, mając na uwadze ilość wystawianych faktur oraz ochronę środowiska, może być ona zwolniona z obowiązku przechowywania dokumentów sprzedażowych w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej.
Uzasadnienie Dyrektora Izby Skarbowej
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów, uwzględniając wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 października 2011 r. sygn. Akt I FSK 1574/oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 17 sierpnia 2010 r. sygn. Akt I SA/Bd 499/10, uznał zaprezentowane przez Spółkę stanowisko za prawidłowe.
Zdaniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, wymogiem przechowywania kopii faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.
Powyższe stanowisko potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie. Stwierdził, iż Dyrektywa 112 nie wprowadziła obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są przesyłane lub udostępniane, jak również – że z przepisu § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury, związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy.
Podsumowując, Naczelny Sąd Administracyjny nie zgodził się z twierdzeniem, iż przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana kontrahentowi. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma jednakże posiadać oryginalną postać, a więc charakteryzować się autentycznością pochodzenia i integralnością treści, a także czytelnością.
Podstawa prawna: § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku (obecnie rozporządzenia z 28 marca 2011 roku) w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
