Formy akceptacji dokumentów korygujących

ODPOWIEDŹ

Otrzymanie przez Czytelnika skanu zaakceptowanej noty i faktury korygującej będzie stanowiło wystarczający dowód potwierdzający otrzymanie tych dokumentów przez kontrahenta.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 106k ust 1 ustawy o podatku od towarów i usług nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych dotyczących miary, ilości i stawki podatku oraz kwot, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Części składowe noty korygującej wymienia art. 106k ust. 3 ustawy i są to:

• oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA,

• numer kolejny oraz data jej wystawienia,

• imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP-y,

• dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy i NIP-y),

• wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.

Notę korygującą wysyła się do sprzedawcy:

1. drogą tradycyjną – pocztą. Wówczas należy wysłać dwa egzemplarze do akceptacji i sprzedawca zobowiązany jest do odesłania podpisanej noty korygującej,

2. drogą elektroniczną.

Polski ustawodawca nie precyzuje w jaki sposób akceptacja może zostać dokonana.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 8 listopada 2013 roku nr ILPP2/443-773/13-2/MR wskazuje, że: „brak wyrażenia sprzeciwu lub brak zaakceptowania noty korygującej przez kontrahenta Wnioskodawcy (tj. nieprzekazania wiadomości za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej czy też za pośrednictwem telefonu albo w jakikolwiek inny sposób) oznacza, że nota korygująca została zaakceptowana”. W opisanej sprawie podatnik powziął wątpliwość, czy wystarczające będzie gdy jeśli do noty dołączy adnotację: „W przypadku braku akceptacji otrzymanej przez Państwa noty korygującej, proszę o kontakt pod wskazanym adresem, numerem telefonu lub e-mailem w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania” i wówczas brak sprzeciwu będzie równoznaczny z jej akceptacją. Przy tym Zainteresowany podał swoje dane kontaktowe: adres prowadzenia działalności, numer telefonu, adres e-mailowy. Jednak po stronie wystawcy noty leży obowiązek udowodnienia, że nota korygująca została dostarczona wystawcy faktury.

Fakturę korygującą z kolei wystawia sprzedawca towaru lub usługi do wystawionej już wcześniej faktury jeżeli:

1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,

2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,

3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust.1 pkt 4,

5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury (art. 106j ust. 1 ustawy).

Faktura korygująca powodująca podwyższenie podstawy opodatkowania

Jeżeli sprzedawca wystawia fakturę korygującą na zwiększenie podstawy opodatkowania koryguje deklarację nie czekając na akceptację dokumentu.

Jeżeli na przyczynę korekty wpłynęły zdarzenia mające miejsce w chwili wystawienia faktury i zależne od sprzedającego korektę faktury należy uwzględnić w rozliczeniu za okres rozliczeniowy w którym nieprawidłowo został zadeklarowany. Jeżeli natomiast na przyczynę korekty wpłynęły zdarzenia mające miejsce po wystawieniu faktury i niezależne od sprzedającego, korektę faktury należy uwzględnić w rozliczeniu za okres w którym to zdarzenie nastąpiło.

Faktura korygująca powodująca obniżenie podstawy opodatkowania

Przypadki korekt zmniejszających podstawę opodatkowania zostały uregulowane wprost w ustawie o VAT. W tym przypadku bez znaczenia jest przyczyna wystawienia faktury korygującej. Aby prawidłowo obniżyć podstawę opodatkowania, należy spełnić warunki zawarte w art. 29a ust. 13 ustawy. Jednym z nich jest posiadanie przez podatnika potwierdzenia, że nabywca otrzymał fakturę korygującą. Jeśli podatnik uzyska takie potwierdzenie po terminie złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy, to ma prawo uwzględnić fakturę korygującą za okres, w którym to potwierdzenie uzyskał.

Formy akceptacji faktury korygującej:

list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - Organy podatkowe przyjmują, że wysłanie faktury korygującej do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej listem zwykłym nie jest wystarczającym dowodem dokumentującym próbę doręczenia faktury korygującej. Nawet jeśli wysyłka jest odnotowana w książce nadawczej (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 28 marca 2014 roku, IPPP2/443-79/14-4/KOM). Aby móc obniżyć podstawę podatku należnego, fakturę należy wysłać ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru odesłanie faktury korygującej z podpisem oraz datą odbioru, pisemne potwierdzenie odbioru,

• elektroniczne potwierdzenie odbioru faktury korygującej - otrzymanie skanu lub zdjęcia faktury korygującej podpisanej przez nabywcę, przesłanego przez kupującego jako załącznik do poczty e-mail może stanowić dowód potwierdzający otrzymanie przez niego faktury korygującej (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 roku, IPPP2/4512-326/15-2/RR).

• fax potwierdzający odbiór korekty - (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 roku, IPPP2/4512-326/15-2/RR; interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 11 lutego 2015 roku, IPTPP4/443-822/14-4/BM).

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, zgodnie z art. 29a ust.15 ustawy o VAT, nie jest jednak wymagane w przypadku gdy dotyczy:

1. eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

2. dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,

3. sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy oraz

4. gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Sylwia Jarmuszka

Podstawa prawna: art. 29a ust. 13 i ust. 15, art. 106j, art. 106k ust. 1 i ust. 3 ustawy o VAT.