0
1075
W związku z wprowadzonymi od 1 stycznia 2011 roku ograniczeniami w możliwości korzystania ze zwolnienia z ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących, przypominamy o obowiązkach podatników zobowiązanych do rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej.
Informacja Ministerstwa Finansów
Przed zakupem kas(y) rejestrującej, podatnik musi dokonać wyboru rodzaju kasy, biorąc pod uwagę specyfikę prowadzonej działalności gospodarczej. Należy zwrócić uwagę na względy techniczne (czy ma to być urządzenie przenośne, współpracujące z komputerem) oraz funkcjonalne (pozwalające na rejestrowanie tylko prostych wymaganych przepisami informacji, np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe, czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje, np. rejestrację stanów magazynowych, rozliczanie kasjerów).
Po wyborze rodzaju kas rejestrujących i ich zakupie należy:
1. Złożyć zgłoszenie o liczbie kas
Przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej, podatnik zobowiązany jest do złożenia pisemnego zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować oraz miejscu (adresie) ich używania.
2. Dokonać fiskalizacji kasy rejestrującej
Dokonanie fiskalizacji kasy rejestrującej oznacza jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy wraz z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem pierwszego dobowego raportu fiskalnego. Na podstawie zgłoszenia dokonanego przez podatnika, fiskalizację kasy powinien przeprowadzić upoważniony (legitymujący się identyfikatorem nadanym przez producenta lub importera) pracownik serwisu. Producent lub importer kasy odpowiedzialny jest za warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas i on wskazuje serwis właściwy dla danego typu kas.
3. Zgłosić kasy w celu otrzymania numeru ewidencyjnego
Podatnik powinien dokonać zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Wzór znajduje się w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania.
4. Dokonywać wpisów w książce kasy
Po otrzymaniu numeru ewidencyjnego kasy należy nanieść go w sposób trwały na obudowę kasy. Ponadto należy dokonać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, dołączanej przez sprzedawcę kasy do każdego urządzenia. Podatnik obowiązany jest również umożliwiać dokonanie w książce kasy wpisów serwisantowi kasy. Książka kasy powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy oraz udostępniana na żądanie właściwych organów. W przypadku utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłocznie do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej nowej książki musi być umieszczony napis: „Duplikat”.
5. Ewidencjonować sprzedaż
Po fiskalizacji kasy należy dokonywać zaewidencjonowania każdej sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy towaru lub usługi. Podatnicy obowiązani są rozpocząć w wyznaczonym terminie ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, która została zgłoszona przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego jako niezbędna do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach sprzedaży. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zainstalować i zastosować do prowadzenia ewidencji kolejne kasy w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do zorganizowania ewidencji w pierwszym miesiącu.
6. Sporządzać raporty i przechowywać dokumenty kasowe
Na użytkowniku kasy (podatniku) ciąży obowiązek sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. Dokumenty kasowe powinny być przechowywane przez okres wymagany w w/w ustawie o podatku VAT, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (pkt I-1 – art. 112) oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz.60, z późn. zm) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.). W okresie przejściowym, na zasadzie wyjątku (zob. pkt I-5 - § 19), kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.
7. Zgłaszać kasy do przeglądu technicznego
Kasy rejestrujące powinny być zgłaszane do obowiązkowego przeglądu technicznego u właściwego serwisanta co 24 miesiące. W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji taksometru, używanego do współpracy z kasą, określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej. Kasy, które zostały przez podatnika utracone a następnie odzyskane, powinny być również poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu. Nieprawidłowości w pracy kasy należy niezwłocznie zgłaszać prowadzącemu serwis kasy.
