Korekta pomyłki w stawce VAT po wydaniu paragonu

ODPOWIEDŹ

Nie, błędem jest zaewidencjonowanie sprzedaży w miesiącu, którego ona nie dotyczy. Pomyłkę należy opisać w odrębnej ewidencji i wyliczyć podatek w prawidłowej wysokości celem sporządzenia w sposób rzetelny deklaracji VAT za miesiąc, którego sprzedaż dotyczy.

UZASADNIENIE

W myśl §6 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję, wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny. Zatem w sytuacji, kiedy sprzedawca jest obowiązany do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym fakt sprzedaży jest właśnie paragon. Sposób postępowania w sytuacji popełnienia oczywistych pomyłek, za którą niewątpliwe należy uznać błędne zastosowanie stawki VAT w wysokości 5%, został uregulowany w zapisie §3 ust.5 tego rozporządzenia. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Paragraf 3 ust.6 rozporządzenia określa, iż w przypadku, o którym mowa w ust.5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Powyższe zapisy mają zastosowanie w przypadkach, gdy Podatnik dysponuje błędnie wystawionym paragonem. Przepisów określających sposób postępowania w przypadku gdy podatnik nie dysponuje oryginałem paragonu z tego powodu, iż został on wydany klientowi a fakt pomyłki nie został w danej chwili zauważony (jak w opisywanym przypadku) - nadal nie ma. Jednakże nie oznacza to, jak należy wnioskować na podstawie interpretacji organów podatkowych (np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 czerwca 2012 roku, nr IPPP2/443-340/12-2/IZ), że podatnicy nie mogą korygować paragonów również w takich przypadkach. Fakt wystawienia błędnego paragonu należy wtedy odnotować w odrębnej ewidencji bez wystawiania kolejnego prawidłowego paragonu. Niewątpliwie jednak w takim przypadku należy wskazać błędne dane, które znalazły się na paragonie oraz wykazać dane prawidłowe.

W myśl §3 ust.1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust.9 ustawy. W świetle przedstawionych unormowań prawnych, kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane tak, aby uniemożliwić jakąkolwiek ingerencję podatnika jak i podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących, co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży (dotyczącej wielkości obrotu czy też kwoty podatku). Podkreślić należy, iż paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zaistnienia błędu będącego podstawą dokonania korekty na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. Skoro kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych.

Zapis art.109 ust.3 ustawy o VAT nakłada na Podatników obowiązek prowadzenia ewidencji, służącej prawidłowemu sporządzeniu deklaracji podatkowej. Niewątpliwie na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak aby był odzwierciedlony faktyczny ich przebieg. Prowadzone zatem urządzenia księgowe muszą zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach. Przytoczona regulacja wskazuje na konieczność prowadzenia przez podatnika ewidencji służącej prawidłowemu sporządzeniu deklaracji podatkowej.

Jeżeli zatem, wskutek pomyłki, została w pamięci kasy zarejestrowana nieprawidłowa kwota VAT, w celu prawidłowego dokonania rozliczenia podatku należy wyliczyć jego kwotę przy wykorzystaniu wspomnianych wyżej ewidencji aby rzetelnie złożyć deklarację VAT za dany miesiąc. Natomiast w prowadzonej przez siebie dokumentacji jaką stanowi ewidencja korekt dotycząca kasy fiskalnej, podatnik powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty. W sytuacji wydrukowania paragonu z błędną stawką podatku, w opisywanej sytuacji niecelowe byłoby ewidencjonowanie na kasie sprzedaży nie dotyczącej danego miesiąca. W takim przypadku należy wskazać błędny paragon znajdujący się pomiędzy kopiami będącymi w posiadaniu podatnika oraz błędne dane, które się na nim znalazły i zastosować prawidłową stawkę VAT a także wyliczyć wartość podatku należnego z tego tytułu. Po opisaniu całej sytuacji w ewidencji korekt prawidłową kwotę VAT należy jako korektę wpisać do ewidencji sprzedaży. Następnie należy rzetelnie sporządzić deklarację VAT. W prawidłowym wykonaniu powyższych czynności pomoże sporządzona przez nas tabela dotycząca ewidencji oczywistych pomyłek.

Ewidencja Oczywistych Pomyłek	Za okres ....................................
Dane sprzedawcy:
Adres punktu sprzedaży:
Dane kasy fiskalnej: nr unikatowy ….............................. nr fabryczny …............................... nr ewidencyjny …..........................
L.p.	Data sprzedaży	Nr paragonu	Wartość błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży	Wartość poprawnej sprzedaży	Opis okoliczności i przyczyny zaistniałej pomyłki
Wartość brutto	Kwota VAT	Wartość brutto	Kwota VAT
Razem
Podsumowanie
	Sprzedaż netto o kwotę	Sprzedaż brutto o kwotę	Podatek należny o kwotę według stawek VAT	Podpis osoby prowadzącej ewidencję
0%	8%	23%
W związku z powyższym zmniejsza się
W związku z powyższym zwiększa się

Wioletta Gramis