Korekta refaktury w przypadku zmniejszenia kosztów energii

ODPOWIEDŹ

W związku z otrzymaniem faktury zmniejszającej kwotę sprzedaży z tytułu zużycia energii należy wystawić faktury korygujące dla najemców. W przypadku sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie jest wymagane.

UZASADNIENIE

Refakturowanie usług, zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług, to sytuacja, kiedy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług. Przyjmuje się wówczas, że podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Istota refakturowania polega na odsprzedaniu uprzednio nabytej usługi w celu przeniesienia kosztów poniesionych przez refakturującego na rzecz podmiotu, który ostatecznie w sposób faktyczny korzysta z określonych usług. Przedmiotem refakturowania mogą być wyłącznie usługi, natomiast nie może mieć zastosowania do dostawy towarów. Odsprzedaż (refakturowanie) usługi jest tożsama ze świadczeniem tej usługi.

Jak wynika z pytania, Spółka, która wynajmuje lokale użytkowe i mieszkaniowe wystawia faktury za wynajem, a koszty zużycia mediów refakturuje. We wrześniu otrzymała z elektrowni fakturę rozliczeniową - zmniejszającą obciążenie najemców. Pytanie dotyczy sposobu rozliczenia, czy Czytelnik ma pomniejszyć bieżące faktury o nadpłatę czy wystawić faktury korygujące do wystawionych wcześniej faktur i czy musi posiadać potwierdzenia odbioru.

Przede wszystkim, faktury dokumentujące refakturowanie są wystawiane tak samo jak inne faktury dokumentujące sprzedaż. Taka faktura nie zawiera w nazwie słowa „refaktura”, a i inne dane tej faktury są zgodne z wymogami zawartymi w art.106e ustawy o podatku VAT. Cechą charakterystyczną dla refaktury jest, że refakturujący dokonuje sprzedaży usług po takiej samej cenie po jakiej je zakupił. Refakturowanie daje możliwość obciążenia kontrahentów dodatkowymi kosztami związanymi z nabywaną przez nich usługą.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku VAT, jeżeli została wystawiona faktura pierwotna i wymaga ona dokonania korekty, wówczas wystawia się fakturę korygującą, która powinna zawierać określone elementy zawarte w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.

Jeżeli podatnik jest zobowiązany do podwyższenia podatku VAT, korekta deklaracji może nastąpić bez względu na to, czy otrzymamy potwierdzenie odbioru faktury korygującej, czy też nie. Sam moment ujęcia korekty faktury w rozliczeniu podatku VAT jest zależny od przyczyny, która wywołała korektę. Jeżeli korekta dotyczy zdarzeń mających miejsce w chwili wystawienia faktury pierwotnej, korekta powinna zostać rozliczona w deklaracji za okres, w którym wykazany został podatek z faktury pierwotnej.

Należy pamiętać, że jeżeli korekta jest wywołana zdarzeniami, które powstały po wystawieniu faktury pierwotnej, korekty należy dokonać w miesiącu wystąpienia czynnika, który wywołał konieczność wystawienia faktury, tzn. w miesiącu wystawienia faktury korygującej.

Jeśli w wyniku wystawienia faktury korygującej dojdzie do obniżenia podstawy opodatkowania, jak w przypadku Czytelnika, należy dokonać korekty podatku należnego. Generalnie, w przypadku obniżenia podatku należnego konieczne jest potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta, które podatnik musi posiadać przed terminem złożenia deklaracji za okres, w którym usługobiorca otrzymał fakturę korygującą.

Jednakże ustawodawca określił przypadki, kiedy potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie jest wymagane. I tak zgodnie z przepisami art. 29a ust. 15 ustawy o VAT potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie jest wymagane w przypadku gdy dotyczy:

1. eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

2. dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,

3. sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy oraz

4. gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Reasumując, w przypadku otrzymania przez Czytelnika faktury zmniejszającej kwotę sprzedaży z tytułu rozliczenia zużycia energii należy wystawić faktury korygujące do refaktur wystawionych wcześniej dla najemców lokali. W przypadku sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie jest wymagane.

Karol Zen

Podstawa prawna: art.8 ist. 2a, art.29a ust.15, art.106j ust.2 ustawy o VAT.