Korekty obrotu w kasie rejestrującej

Te skuteczne zabezpieczenia, w praktyce powodują określone problemy w sytuacjach, kiedy zostanie popełniona pomyłka w trakcie rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. O ile korygowanie błędów występujących na fakturze VAT uregulowane zostało przepisami rozporządzenia w sprawie podatku VAT, to niestety brak jest jakichkolwiek przepisów dotyczących korygowania pomyłek popełnionych na paragonach fiskalnych. W przypadku rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, korekta danej transakcji możliwa jest jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Kasa rejestrująca dzięki swej konstrukcji i zastosowanym zabezpieczeniom nie posiada bowiem żadnych technicznych możliwości przeprowadzenia korekty informacji zapisanych w jej pamięci.

Brak regulacji prawnych nie może jednak pozbawiać podatnika możliwości korekty pomyłek, które są nieuniknione w każdej działalności gospodarczej. Wręcz przeciwnie, sprzedawca ma obowiązek skorygowania popełnionych błędów, a wynika to z podstawowego obowiązku każdego podatnika, czyli rzetelnego prowadzenia ewidencji podatkowych, odzwierciedlających rzeczywiste operacje gospodarcze.

Zakaz korekty transakcji sprzedaży zakończonej wydrukiem dotyczy wprost jedynie zakazu korekty paragonu, nie oznacza to jednak możliwości korekty obrotu oraz kwot podatku należnego. W wyroku z dnia 20 kwietnia 1999 r., Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził:

„(…) Obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie figurująca np. na paragonie. Zakaz korekty paragonu jest tylko warunkiem stosowania kasy rejestrującej. Nie przekreśla natomiast zasady wynikającej z art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, że podstawą opodatkowania jest obrót. Możliwe jest więc wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie. Ewidencja obrotu i kwot podatku należnego, która prowadzona jest przy zastosowaniu kas rejestrujących, winna odzwierciedlać stan rzeczywisty. Jeśli korekty obrotu zarejestrowanego w kasie fiskalnej przybliżają uzyskany obrót do stanu rzeczywistego, to takie korekty są jak najbardziej dopuszczalne. Obalenie danych wynikających z ewidencji o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2004r. Nr 54, poz. 535 ze zm.), możliwa jest jedynie wówczas, gdy ich niezgodność z rzeczywistym stanem faktycznym nie tylko wynika z dowodów przeciwnych, przedstawionych przez Podatnika, ale – obiektywnie rzecz biorąc – jest prawdopodobna w stopniu graniczącym z pewnością”.

Skoro więc kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej, korekta musi być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. Jakie to powinny być dokumenty, niestety żadne przepisy nie określają. Jedyne wytyczne w tym zakresie, to opracowanie Ministerstwa Finansów, w którym zaleca się prowadzenie tzw. „ewidencji korekt”, gdzie powinny być zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu jak: błędy kasjera, udzielone rabaty, zwroty towarów. Brak jednak jakiegokolwiek wzoru takiej ewidencji, dlatego też podatnicy prowadzą je w dowolnej formie. Należy zwrócić uwagę, iż Podatnik powinien zapewnić sobie możliwość udowodnienia, iż każda korekta dokonana została na podstawie stanu faktycznych zdarzeń i nie wynika z próby zatajenia prawdziwej wielkości obrotu. Korekty dokonuje się w następujących sytuacjach:

a) zostanie wydrukowany paragon zawierający mniej lub bardziej oczywisty błąd rachunkowy,

b) po wydrukowaniu paragonu nabywca zrezygnuje z zakupu – albo natychmiast, albo po pewnym czasie,

c) nabywca po pewnym czasie chce zwrócić zakupiony towar, ale nie posiada już oryginału paragonu fiskalnego,

d) na wydrukowanym paragonie znajduje się kilka różnych towarów, a nabywca chce zrezygnować z zakupu jedynie jednego z nich,

e) po upływie pewnego czasu od dnia zakupu klient żąda wystawienia faktury i posiada paragon z kasy (albo paragonu już nie posiada).

Wszystkie powyższe przypadki mają jedną wspólną cechę. Dany obrót i podatek zostały już zaewidencjonowane w pamięci kasy, a sama transakcja została udokumentowana oryginałem i kopią paragonu fiskalnego. „Wstukane” w kasę kwoty zostaną więc ujęte w raporcie dziennym, jak i miesięcznym. Doprowadzenie wielkości kwot obrotu i podatku należnego do wielkości odpowiadających rzeczywistej sprzedaży możliwe jest w takiej sytuacji jedynie poprzez dokonanie odpowiednich zapisów w ewidencji sprzedaży VAT. Dokonanie takich zapisów korygujących powinno się jednak odbyć w oparciu o odpowiedni pośredni dokument źródłowy. Może on nosić na przykład tytuł: „Rejestr korekt kasy fiskalnej”, a powinien zawierać kwoty rzeczywiście wprowadzone do kasy, kwoty, które powinny być wprowadzone, wynikające z porównania obu wielkości kwoty korekty, przyczynę korekty oraz inne dane (np. nabywcy, który zrezygnował z zakupu), uwiarygodniające poprawność korekty. Rejestr ten powinien zawierać jak najwięcej danych, które będą przemawiały za poprawnością i koniecznością zmniejszenia lub zwiększenia obrotu i podatku wykazanych w miesięcznym raporcie fiskalnym. Wynika to z faktu, że ciężar udowodnienia, iż w danym okresie rzeczywisty obrót i podatek były inne od tych, które zostały zapisane w pamięci kasy, będzie spoczywał na podatniku.

Przypadek opisany w punkcie a., jest chyba przypadkiem występującym najczęściej. W sytuacji wydrukowania paragonu z błędną ceną lub stawką podatku paragon ten należy zachować, a nabywcy wydrukować i wydać paragon poprawny. Paragon błędny należy dołączyć do wydruków fiskalnych za dany miesiąc (dobowych i miesięcznego) oraz opisać całą sytuację w rejestrze korekt w celu uchwycenia kwot, które jako korekty trzeba będzie wpisać do ewidencji sprzedaży VAT. Wiarygodność całego zdarzenia będzie tym większa, im bardziej oczywisty będzie popełniony błąd. Problem powstanie, gdy Podatnik zorientuje się, że jest błąd w wydrukowanym paragonie, a nabywcy wraz z paragonem nie będzie już w punkcie sprzedaży. W takiej sytuacji można korygować jedynie pomyłki oczywiste (np. gdy z paragonu wynika, że sprzedano jedną gazetę za 1000 zł lub za 0,01 zł). Należy wtedy skserować kopię błędnego paragonu i w rejestrze korekt opisać popełniony błąd oraz wyliczyć kwoty zmniejszające lub zwiększające dane wynikające z kasy, do wpisania do ewidencji sprzedaży VAT.

W przypadku rezygnacji z zakupu przez nabywcę, który posiada oryginał paragonu fiskalnego (także w przypadku uznanej reklamacji) – punkt b. – sprzedawca otrzymuje z powrotem i towar i paragon. Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie będzie polegała w tym przypadku na zmniejszeniu obrotu i podatku o dane wynikające z paragonu. Aby operacja ta mogła być uznana za zasadną, potrzebny jest dowód, który by to potwierdzał. Może nim być w razie potrzeby zeznanie osoby, która zrezygnowała z zakupu. Trzeba więc posiadać dane, w oparciu o które możliwy byłby z nią kontakt. Ich uzyskanie zależy co prawda od dobrej woli niedoszłego klienta, zważywszy jednak na cel ich uzyskania, jak również na fakt, że odstąpienie od umowy sprzedaży przez sprzedawcę nie jest obowiązkowe – nie powinno być większych problemów z ich uzyskaniem, np. przy wypisywaniu dowodu wypłaty gotówki. Sytuacje takie powinny być jednak wyjątkami, a nie regułą przy prowadzeniu sprzedaży.

W przypadku opisanym w punkcie c., nie ma w zasadzie podstaw ani do przyjęcia zwrotu towaru, ani do korekty sprzedaży. Brak oryginału paragonu uniemożliwia generalnie zmniejszenie sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie. Na zasadzie wyjątku, korygowanie jest możliwe jedynie wtedy, gdy zakupiony towar posiada cechy wyraźnie odróżniające go od innych, z odszukanej kopii paragonu w rolce z kopiami, w sposób niewątpliwy wynika, że dotyczy on sprzedaży tego konkretnego towaru, nabywca złoży stosowne oświadczenie, podając swoje dane, a sprzedawca po przyjęciu towaru jest w stanie udokumentować jego dalsze losy (co się z nim stało od momentu zwrócenia go przez klienta do dnia ewentualnej kontroli). Ponieważ spełnienie powyższych warunków jest dość trudne, korygowanie sprzedaży w sytuacji, gdy nabywca nie posiada już paragonu, powinno należeć do rzadkości.

Najprostszym rozwiązaniem problemu opisanego w punkcie d., jest przyjęcie, że nabywca najpierw rezygnuje z zakupu (oddaje wydrukowany paragon), a następnie dokonuje zakupu tych towarów, z których nie zrezygnował i wydrukowanie nowego, właściwego paragonu. Korektę obrotu i podatku związaną ze zwróconym paragonem należy przeprowadzić tak, jak w przypadku b.

W sytuacji opisanej w punkcie e., gdy po dokonaniu zakupu zaewidencjonowanego w kasie fiskalnej nabywca zażąda wystawienia faktury, powinien on zwrócić sprzedawcy oryginał paragonu z kasy, który powinien być następnie dołączony do kopii faktury. Co prawda przepisy dotyczące tej kwestii nie regulują wprost, czy do kopii faktury ma być dołączony oryginał czy też kopia paragonu dokumentującego daną sprzedaż, to jednak w praktyce przyjmuje się, że ma to być oryginał. O dołączaniu do kopii faktury oryginału paragonu mowa jest jedynie w § 20 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Jego brak może spowodować komplikacje opisane w przypadku c. i narazić sprzedawcę za zarzut nieuzasadnionej korekty danych z kasy.

Wystawienie konsumentowi faktury w sytuacji, gdy nie posiada on oryginału paragonu, jest możliwe, jedynie wtedy, gdy na podstawie kopii paragonu z innych dokumentów (np. karta gwarancyjna) można udowodnić że dana transakcja sprzedaży miała w ogóle miejsce i że została wtedy zaewidencjonowana w kasie. Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć, że gdy nie ma on oryginału paragonu, to klient nie może żądać wystawienia faktury, lecz jedynie o to prosić. W przypadku wystawienia faktury na uzasadnione żądanie nabywcy, korekta polega na ujęciu w rejestrze korekt obrotu i podatku wynikającego z paragonu „zamienionego” na fakturę, ze wskazaniem, jakiej faktury dotyczy. W ewidencji sprzedaży VAT należy wykazać odpowiednie kwoty z wystawionych faktur, kwoty wynikające z miesięcznego raportu fiskalnego oraz kwoty (in minus) z tych paragonów, które dotyczą sprzedaży udokumentowanej fakturami. Zgodnie z art. 87 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), Podatnik musi spełnić żądanie wystawienia faktury, o ile zostało ono zgłoszone nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Odrębnym przypadkiem, gdy posiadanie rejestru korekt kasy fiskalnej jest konieczne, jest prowadzenie sprzedaży podróżnym, do której to sprzedaży stosuje się stawkę podatku 0%. Ponieważ sprzedaż na rzecz podróżnych (w rozumieniu art. 127 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku VAT) ewidencjonowana jest w kasach rejestrujących, według stawek właściwych dla sprzedaży krajowej, nie jest możliwe – po otrzymaniu odpowiednich dokumentów – „przekwalifikowanie” jej w kasie na sprzedaż ze stawką zero. Można natomiast zrobić to w rejestrze korekt, wyliczając jaka to część sprzedaży danego miesiąca opodatkowana innymi stawkami niż 0% ma być odjęta od całej sprzedaży, a w jej miejsce ma być uwzględniona sprzedaż według stawki podatku 0%. Dane te należy następnie przenieść do ewidencji sprzedaży VAT, w oparciu o którą sporządzana jest deklaracja podatkowa.

Przykład

Załóżmy, że podatnik fakturę nr 2/2011 wystawił na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (sprzedaż została uprzednio zaewidencjonowana w kasie rejestrującej), oraz przystał na prośbę Pana Jana Sosnkowskiego zamieszkałego w Gorzowie przy ul. Krańcowej 10, który zwrócił zakupiony towar i paragon. Pierwszy paragon miał nr 300 i wydrukowany został 4 stycznia (kwota brutto 1.230 zł; VAT 23%: 230 zł), a drugi miał nr 344 i był z dnia 17 stycznia (kwota brutto 324 zł; VAT 8%: 24 zł).

Wpisy do rejestru korekt powinny wyglądać następująco:

Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej w miesiącu styczniu:

8%:      -300 zł      - 24 zł  - 324 zł

23%:  - 1 000 zł  - 230 zł  - 1 230 zł

Suma: -1 300 zł  - 254 zł  - 1 554 zł

W związku z powyższym ewidencja sprzedaży za styczeń powinna wyglądać następująco:

.

Wpisaniu do deklaracji VAT-7 (wersja 12) podlegają następujące wielkości:

a) 26 300 zł do poz. 27 deklaracji,  b) 2 104 zł do poz. 28 deklaracji,

c) 17 200 zł do poz. 29 deklaracji,  d) 3 956 zł do poz. 30 deklaracji.

Wioletta Gramis