Metody i terminy odliczania ulgi na zakup kas rejestrujących przez czynnych podatników VAT

Z powyższych przepisów jednoznacznie wynika, że odliczenie (ulga) przysługuje tylko przy zakupie kas w związku z wypełnieniem powstającego po raz pierwszy u danego podatnika obowiązku ewidencjonowania. Przepis ten stanowi bowiem o ulgach przysługujących przy zakupie kas rejestrujących zgłoszonych na dzień powstania obowiązku ewidencjonowania. Podatnik korzystający ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących może również zainstalować kasy, nie czekając, aż zobligują go do tego przepisy.  Obowiązują go wówczas te same zasady o charakterze formalnym, co podatnika, dla którego instalacja kas jest obowiązkowa. Jednocześnie w takim przypadku przysługuje podatnikowi również prawo do odliczenia kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, oczywiście po spełnieniu warunków wymienionych poniżej.

Ustawodawca zezwala podatnikowi na instalowanie kas w kilku etapach. Zgodnie bowiem z zapisem § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2010r. Nr 138, poz. 930), podatnicy są obowiązani rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, która została zgłoszona przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca Podatnicy są obowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia. Właśnie z tego względu urząd skarbowy ma być poinformowany o ogólnej liczbie kas, jakie podatnik docelowo musi zainstalować, aby móc ocenić, czy wdrażanie kas odbywało się zgodnie z powyższym przepisem a co za tym idzie pozwala na weryfikację, czy podatnik pomimo prawidłowego zgłoszenia kas, nie utracił prawa od odliczenia ulgi, instalując niektóre ze zgłoszonych wcześniej kas niezgodnie z obowiązującym terminem do ich instalacji.

Aby zatem skorzystać z ulgi na zakup kasy, podatnik jest zobowiązany spełnić wszystkie warunki określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1733), czyli:

• Złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania do ewidencjonowania, w przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do tego ewidencjonowania tylko jedną kasę rejestrującą zgłoszenie to może być dokonane na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338 ze zm.),

• Rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem ministra właściwego do spraw finansów publicznych,

• Posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Odliczenie przysługującej ulgi na zakup kasy fiskalnej przez czynnego podatnika VAT, w myśl § 3 ust. 1 cytowanego wyżej rozporządzenia, może być dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Biorąc pod uwagę powyższy przepis, należy stwierdzić, iż nie zawiera on ograniczenia czasowego na dokonanie odliczenia.

Realizacja ulgi przez podatników, którzy wykazują podatek należny większy od podatku naliczonego.

Sposób dokonywania odliczenia ulgi uzależniony jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym u podatnika podatek należny jest wyższy od podatku naliczonego (występuje kwota podatku do zapłaty), czy też podatek należny jest równy lub niższy od podatku naliczonego. Tym samym też, o ile tylko podatnik spełni warunki uprawniające do odliczenia, będzie mógł z niego skorzystać za dany okres (w jednej z poniżej wskazanych form).

Na podstawie zapisu § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa od kwoty różnicy między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT. W związku z powyższym podatnicy, którzy w danym okresie rozliczeniowym wykazują podatek należny większy od podatku naliczonego, mogą dokonać odliczenia z tytułu nabycia kas rejestrujących, w kwocie niższej lub równej wartości różnicy między podatkiem należnym a naliczonym. Może się zdarzyć zatem sytuacja, że podatnik będzie mógł już w pierwszym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) skorzystać z odliczenia w pełnej przysługującej mu wysokości. Natomiast w przypadku gdy zobowiązanie podatkowe (różnica pomiędzy podatkiem należnym i naliczonym) będzie niższe od kwoty ulgi, prawo do odliczenia przenoszone będzie na następne okresy rozliczeniowe (miesiące lub kwartały), co znacznie wydłuży czas odliczenia ulgi na zakup kasy, bowiem podatnik będzie zmuszony dokonywać odliczenia w kilku kolejnych deklaracjach, co w przypadku rozliczania kwartalnego może rozciągnąć się nawet na lata.

Fragment drugiej strony deklaracji podatkowej opracowanej na podstawie powyższego przykładu:

Realizacja ulgi przez podatników, którzy wykazują podatek należny niższy lub równy podatkowi naliczonemu.

Podatnicy, którzy w danym okresie rozliczeniowym wykazują podatek należny niższy lub równy podatkowi naliczonemu w myśl zapisu § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia, mogą otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

• 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł - jeżeli Podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

• 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł - jeżeli Podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

W przypadku podatników świadczących usługi taksówek osobowych, rozliczających się w formie ryczałtu, o którym mowa w art. 114 ustawy o VAT, kwota odliczenia za dany okres rozliczeniowy nie może przekraczać kwoty, która powinna podlegać wpłacie do urzędu skarbowego.

Fragment drugiej strony deklaracji podatkowej opracowanej na podstawie powyższego przykładu:

Realizacja ulgi przez podatników, którzy w poszczególnych miesiącach wykazują na przemian zobowiązanie lub zwrot podatku.

Sytuacje przedstawione powyżej, kiedy podatnik ma albo podatek do zwrotu, albo do zapłaty, w praktyce występują często przemiennie, tj. w jednym miesiącu podatnik deklaruje podatek do zapłaty, a w następnym do zwrotu, albo do przeniesienia na następny miesiąc. W rozporządzeniu ustawodawca nie uregulował wprost takich przypadków, tak więc należy stosować tu przez analogię zapis § 3 ust. 3. W praktyce mamy więc do czynienia z następującymi przypadkami:

a) W pierwszym miesiącu korzystania z odliczenia Podatnik deklaruje podatek do zapłaty, a w następnym występuje u niego nadwyżka podatku naliczonego nad należnym,

b) W pierwszym miesiącu korzystania z odliczenia kwota podatku naliczonego jest wyższa lub równa podatkowi należnemu, a w następnym występuje podatek do zapłaty.

W przypadku punktu a. podatnik ma prawo dokonać odliczenia przysługującej ulgi, poprzez zmniejszenie podatku należnego (ale maksymalnie do jego wysokości), zaś nierozliczoną kwotę ulgi wykaże w następnym miesiącu jako kwotę do zwrotu lub przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, z tym że kwota ta nie może być wyższa niż 25% kwoty odpowiadającej 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), czyli nie więcej niż 175 zł - z kwoty przysługującego odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem. Ta sama zasada obowiązuje w przypadku podatników rozliczających się za okresy kwartalne, z tym że u tej grupy podatników wykazywana kwota zwrotu nie może być wyższa od 50% kwoty odpowiadającej 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), czyli nie więcej niż 350 zł - z kwoty przysługującego odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem. Jeżeli przez dwa miesiące (kwartały) ulga nie zostanie zrealizowania, to w następnych miesiącach należy odliczać ją analogicznie.

W sytuacji opisanej w punkcie b. podatnik ma prawo w pierwszym miesiącu wykazać nie więcej niż 25% kwoty przysługującej ulgi jako kwotę do zwrotu lub przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, a w następnym miesiącu o pozostałą część obniżyć podatek należny (ale tylko do jego wysokości w danym miesiącu). Podobnie sytuacja będzie wyglądać w przypadku podatników rozliczających się za okresy kwartalne, z tym że u tej grupy podatników wykazywana kwota zwrotu nie może być wyższa od 50% kwoty przysługującego odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem, a w następnym miesiącu o pozostałą część dokonuje się obniżenia podatku należnego (ale tylko do jego wysokości w danym miesiącu). Jeśli przez dwa miesiące ulga nie zostanie zrealizowana, to w następnych miesiącach należy odliczać ją analogicznie.

Wioletta Gramis