Moment obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie faktur korygujących

Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej nr IPPP1/443-211/10/12-7/S/PR z 19 listopada 2012 roku.

Sytuacja podatnika

Z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji zwróciła się Spółka, która świadczy usługi reklamowe. W niektórych przypadkach, po wystawieniu faktury VAT Spółka udziela rabatu lub dokonuje innego rodzaju korekty ceny towarów lub usług. W związku z tym wystawia faktury korygujące. Spółka zaznaczyła, iż pomimo monitorowania otrzymywanych od klientów potwierdzeń odbioru faktury korygującej, w niektórych przypadkach nie posiada żadnej dokumentacji, świadczącej o tym, iż kontrahent jest w posiadaniu korekty faktury i że się z nią zapoznał.

Spółka jednocześnie zaznaczyła, iż posiada jedynie dokumenty potwierdzające fakt istnienia relacji umownej między stronami oraz dokonania zmniejszenia kwot należności przez Spółkę. Nie dokumentują one natomiast faktu zapoznania się z treścią faktury korygującej przez kontrahenta i akceptacji transakcji po dokonaniu stosownych obniżek.

W związku z powyższym Spółka zwróciła się do organu podatkowego z zapytaniem, czy w przypadku, gdy nie posiada potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę jest uprawniona do zmniejszenia kwoty podatku VAT należnego w miesiącu wystawienia faktury korygującej.

Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej

Art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług przewiduje prawo do zmniejszenia podstawy opodatkowania w deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy pod warunkiem otrzymania przed terminem złożenia deklaracji potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Dopiero w sytuacji, gdy uzyskanie takiego rodzaju potwierdzenia w rozsądnym terminie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, Wnioskodawca po wykazaniu że dochował należytej staranności w celu upewnienia się, że nabywca jest w posiadaniu faktury korygującej lub też że zapoznał się z taką fakturą oraz, że dana transakcja została rzeczywiście zrealizowana w określonych w korekcie faktury warunkach, będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania.

Zdaniem organu podatkowego znaczenie pojęcia „rozsądny termin” należy poszukiwać w art. 29 ust. 4a ww. ustawy regulującej tą kwestię. Zgodnie z tym artykułem, podatnik może obniżyć podstawę opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury pod warunkiem posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, przed upływem terminu do złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy. W przypadku zaś uzyskania potwierdzenia odbioru po tym terminie, za okres w którym to potwierdzenie uzyskano.

Zatem jeśli podatnik wystawi fakturę korygującą i przekaże ją nabywcy, i nie uzyska takiego potwierdzenia przed upływem terminu do złożenia deklaracji, umożliwi to podatnikowi obniżenie podstawy opodatkowania w deklaracji podatkowej za następny okres rozliczeniowy, jeśli będzie posiadał dokumentację potwierdzającą, że dochował należytej staranności celem upewnienia się, że nabywca jest w posiadaniu korekty faktury i że zapoznał się z nią oraz, że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury. W przypadku zaś, gdy takiej dokumentacji nie będzie posiadał, obniżenia podstawy opodatkowania będzie mógł dokonać dopiero za okres rozliczeniowy, w którym taką dokumentację uzyska.

W celu sprostania warunkowi legitymowania się potwierdzeniem odbioru korekty faktury przez nabywcę pomocne mogą być dodatkowe czynności zmierzające do otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej tj.: listowne próby uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, dodatkowa korespondencja fax i e-mail z prośbą o potwierdzenie odbioru korekty, zbiorcze potwierdzenia odbioru faktur korygujących, kierowanie przedstawicieli Spółki do firm otrzymujących korekty, zebrane informacje potwierdzające fakt kompensaty w kwocie wynikającej ze skorygowanej faktury.

Dokonując analizy opisu sprawy organ podatkowy stwierdził, iż w sytuacji, gdy Spółka jest w posiadaniu dokumentów potwierdzających, że kontrahent otrzymał fakturę korygującą w postaci:

• zwrotnego potwierdzenia odbioru opatrzonego adnotacjami zawierającymi numer faktury korygującej;

• posiadanego oświadczenia opatrzonego podpisem osób reprezentujących kontrahenta, potwierdzające odbiór danej faktury korygującej;

• podpisanej kopii faktury korygującej, w sytuacji gdy Spółka przesyła kontrahentom zarówno oryginał, jak i kopię faktury korygującej;

• wyciągów bankowych oraz dowodów księgowych, z których wynikają kwoty faktycznych wpłat dokonanych przez kontrahentów w związku z zakupem od Spółki towarów i usług,

• wyciągów bankowych, z których wynika, że zwrot kwot pobranych od kontrahentów został uregulowany w formie potrącenia polecenia przelewów dokonanych przez kontrahentów opisanych jako „płatność za fakturę pomniejszona o fakturę korygującą,

• korespondencji handlowej, z której wynika fakt zapoznania się z wystawioną fakturą korygującą,

- wówczas będzie uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania w deklaracji podatkowej za dany okres, w którym uzyska powyższe dokumenty, informacje.

Zatem w momencie, gdy Spółka będzie dysponowała opisanymi wyżej informacjami, należy uznać, iż zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy będzie uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania w deklaracji podatkowej za dany okres, w którym posiada stosowne informacje.

Natomiast obniżenie podatku należnego bez posiadania stosownego potwierdzenia jest możliwe jedynie w przypadku, gdy uzyskanie takiego potwierdzenia w rozsądnym terminie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione. W takiej sytuacji Spółka musi wykazać, że rzeczywiście doszło do obniżenia podstawy opodatkowania oraz, że dochowała należytej staranności celem upewnienia się, że nabywca jest w posiadaniu korekty faktury i że się z nią zapoznał.

Podstawa prawna: art. 29 ust. 4a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.