Niezaewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej

• Kasa fiskalna i podatek VAT

Z treści art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług wynika, iż podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Oznacza to, że każdą sprzedaż dla ww. podmiotów należy zaewidencjonować przy użyciu kasy fiskalnej w momencie jej dokonania, a kupującemu wydać paragon. Za nieprzestrzeganie tych zasad podatnikowi grozi kara grzywny wynikająca z ustawy Kodeks karny skarbowy (kks). W przypadku, gdy błąd ten nie został jeszcze wykryty przez organ skarbowy to w celu uniknięcia odpowiedzialności karnej powinna Pani skorzystać z tzw. instytucji czynnego żalu, o której mowa w art. 16 kks. W przypadku, gdy wiąże się to również z uszczupleniem podatku, dodatkowym warunkiem jest w terminie wyznaczonym przez uprawniony organ postępowania przygotowawczego zapłata w całości tej należności.

Przepisy prawne zawarte w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące wskazują, że pamięć fiskalna kasy, została skonstruowana w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję, a w konsekwencji brak możliwości zmiany danych wprowadzonych do kasy. Korekta transakcji jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, a zapisanie obrotu z datą wsteczną jest niemożliwe. Nie wyklucza to jednak możliwości dokonania korekty transakcji sprzedaży.

Korekty obrotu można dokonać za pomocą tzw. ewidencji korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego oraz powinna zawierać dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty. Co do zasady ewidencja korekt nie służy do zapisywania tego typu zdarzeń, jednak nie będzie błędem w wyjątkowej jak ta sytuacji wykorzystanie jej właśnie do tego celu.

Z przedstawionego problemu wynika, iż sprzedaż została dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej i powinna zostać zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej w kwietniu.

Pomimo upływu czasu sprzedaż należy zarejestrować w kasie fiskalnej i jednocześnie w ewidencji korekt zaznaczyć, iż sprzedaż ta została zaewidencjonowana z opóźnieniem, należy również pamiętać aby nie ujmować jej po raz drugi w miesiącu kiedy zostanie faktycznie zaewidencjonowana. Następnie sprzedaż tę należy ująć w deklaracji korygującej VAT za kwiecień tj. za okres w którym powstał obowiązek podatkowy.

W pytaniu nadmieniono również, iż z uwagi na niewystawienie faktury w kwietniu podatnik rozważa sporządzenie jej w maju.

W tym miejscu należy zauważyć, iż w myśl art.106b ust.1 pkt 1 ustawy o VAT obowiązek udokumentowania sprzedaży fakturą występuje, gdy jest ona dokonana na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Ponadto, stosownie do art.106b ust.3 pkt 1 ustawy o VAT, na żądanie indywidualnego nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Z przepisów tych wynika, iż w przypadku sprzedaży lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, stosowną fakturę należy wystawić tylko na ich żądanie. Zatem podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż, gdy takie żądanie nie miało miejsca.

• Podatek dochodowy

Stosownie do art.14 ust.1c updof za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Z przedstawionej przez podatnika sytuacji wynika, iż towar został wydany w kwietniu, a więc przychód powstał w dniu jego wydania. Zgodnie z ogólną zasadą przychody w PKPiR księgowane są w dacie sprzedaży.

Podstawą księgowania są faktury lub rachunki, ewidencje sprzedaży bezrachunkowej oraz raporty z kasy fiskalnej.

Podatnicy dokonujący ewidencjonowania obrotów przy pomocy kasy fiskalnej dokonują zapisów w PKPiR na podstawie raportów z kasy, po skorygowaniu ich o wartości zwrotów towarów. Zapisy te powinny zostać dokonane w terminie pozwalającym na prawidłowe rozliczenie się z podatku dochodowego, nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Skoro w raporcie fiskalnym nie widnieje przedmiotowa sprzedaż należy ująć ją w księdze za okres kiedy jej dokonano.

Ryszard Bielik