Numer ewidencyjny i książka serwisowa kasy rejestrującej

ODPOWIEDŹ

Czytelnik w wyniku złożenia formularza zgłoszenia danych dotyczących kasy otrzyma od naczelnika urzędu skarbowego numer ewidencyjny, który musi wpisać w książce serwisowej, jednocześnie uzupełniając rubryki dotyczące swoich danych identyfikacyjnych, miejsca i sposobu użytkowania kasy. Książka serwisowa, musi być przechowywana w miejscu instalacji stosowanej kasy i udostępniana na żądanie organów skarbowych.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Termin na złożenie zgłoszenia wynosi 7 dni od dnia fiskalizacji kasy - wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia (§ 13 ust. 5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących). Naczelnik urzędu skarbowego, po zgłoszeniu fiskalizacji kasy przez podatnika i podmiot prowadzący serwis główny lub prowadzący serwis kas nada kasie numer ewidencyjny, a zawiadomienie w tej sprawie prześle pocztą (§ 2 pkt 9 rozporządzenia). Natomiast Czytelnik po otrzymaniu tego numeru winien nanieść ten numer w książce serwisowej oraz w sposób trwały na obudowę kasy (§ 14 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia).

Książka serwisowa jest dołączana do każdej kasy rejestrującej (§ 23 ust. 1 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące). Jest przypisana każdej kasie odrębnie i stanowi jej „dowód osobisty”. Wpisywane są w niej wszystkie zdarzenia związane z działaniem kasy, zarówno dotyczące użytkowania kasy, jak i jej serwisowania.

Podatnik użytkujący kasę fiskalną ma obowiązek posiadać książkę serwisową kasy i jednocześnie odpowiada za prawidłowe jej prowadzenie (§ 14 ust. 1 pkt 6-9 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących) - tj:

• przechowuje książkę kasy, a także programy, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy, przez okres użytkowania kasy oraz udostępnia je na żądanie właściwych organów; w przypadku kas stacjonarnych książkę kasy, a także programy, przechowuje się w miejscu użytkowania kasy,

• dokonuje wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy (np. dane identyfikacyjne, miejsce instalacji kasy, numer ewidencyjny, zmiany miejsca użytkowania kas), jak również umożliwia dokonanie wpisów podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub prowadzącemu serwis kas,

• powiadamia niezwłocznie naczelnika urzędu skarbowego o utracie książki kasy,

• występuje niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu książki kasy w przypadku jej utraty.

Pomimo, iż opublikowany w załączniku nr 2 do rozporządzenia ws. kryteriów i warunków technicznych którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, wzór książki kasy zawiera rubrykę wskazującą, iż numer unikatowy kasy i dane dotyczące sposobu jej użytkowania wpisuje pracownik urzędu skarbowego potwierdzając ten fakt pieczęcią urzędową to z zapisów ustawy czy rozporządzeń nie wynika bezpośrednio obowiązek osobistego stawienia się podatnika w urzędzie skarbowym, aby taki wpis uzyskać. Obecnie podatnik otrzymując od naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie w sprawie nadania numeru ewidencyjnego ma urzędowe potwierdzenie jego nadania i nie ma potrzeby dodatkowego potwierdzania tego faktu we właściwym urzędzie skarbowym. Prawo wpisania nadanego numeru ewidencyjnego samodzielnie przez podatnika wynika jednoznacznie z cytowanego powyżej zapisu § 14 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Podsumowując, przypisana kasie książka serwisowa musi być przez Czytelnika wypełniona według wzoru zamieszczonego w załączniku nr 2 do w/w rozporządzenia w sprawie kryteriów ... (dotyczy to również otrzymanego numeru ewidencyjnego). W trakcie użytkowania kasy Czytelnik odpowiada za prawidłowe prowadzenie książki serwisowej, wpisuje w niej wszystkie zdarzenia związane z działaniem kasy, zarówno dotyczące jej użytkowania jak i serwisowania poprzez umożliwienie dokonania wpisów podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub prowadzącemu serwis kas.

Anna Kassian

Podstawa prawna: 111 ust. 3a pkt 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.), § 2 pkt 9, § 13 ust. 5 i 6, § 14 ust. 1 pkt 5 i 6-9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013r. poz. 363), § 23 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz.U. z 2013 r. poz. 1076).