Numeracja faktur

ODPOWIEDŹ

Numeracja jaką stosuje Pani klient nie jest błędna, nie ma zatem konieczności jej zmiany.

UZASADNIENIE

Od 1 stycznia 2014 roku wszelkie regulacje dotyczące zasad fakturowania znajdują się w dodanych przepisach art. 106a-106q ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Dane, które powinna zawierać standardowa faktura VAT określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Z pkt 2 tego artykułu wynika, że faktura powinna zawierać m. in. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

Z powyższego wynika, że ustawodawca nie narzuca konkretnego sposobu numerowania faktur, a jedynie nakazuje zachowanie chronologii i niepowtarzalności tychże numerów. Powyższym przepisem został nałożony na podatnika obowiązek numerowania kolejnych faktur rosnąco, bez luk w numeracji. Faktury należy numerować kolejno według „daty wystawienia”. Fakturom powinny być nadawane „kolejne” numery. Zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego PWN pojęcie „kolejny” oznacza występujący w porządku następczym, jeden po drugim. Chodzi zatem o to, by kolejno następującym po sobie fakturom nadawać numery w porządku chronologicznym tzn., każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego. Zatem, w świetle art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, poprawną metodą jest nadawanie fakturom kolejnych, następujących po sobie numerów. Przy wystawianiu faktur powinna więc zostać zachowana chronologia numerowania i powinna ona dotyczyć wszystkich dokumentów będących fakturami VAT. Faktury VAT powinny zawierać m.in. indywidualne numery - wg prowadzonej przez podatnika ewidencji.

W pytaniu Czytelnik zastanawia się, czy od początku nowego roku należy przyjąć numerację faktur od numeru 1.

Jak opisano powyżej faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Numeracja może być nadawana zarówno w cyklu miesięcznym (czyli z początkiem każdego miesiąca zaczynamy numerować od 1), jak i rocznym. Może być również numeracja ciągła, czyli po prostu numerujemy każdą kolejną fakturę „w górę”.

Numer ma przede wszystkim jednoznacznie identyfikować fakturę i nie może się powtórzyć. To, czy stosowana jest numeracja w seriach rocznych, miesięcznych, czy innych - to kwestia drugorzędna, która nie powinna mieć żadnych negatywnych konsekwencji dla Podatnika.

W praktyce, przynajmniej z początkiem każdego roku numerację faktur zaczyna się od 1. Zatem, w przedstawionej sytuacji pierwsza wystawiona w 2014 roku faktura miałaby numer 1/2014. Nadanie tej fakturze numeru 7/2014 nie jest błędem, niemniej może np. dla organów skarbowych wzbudzać podejrzenie, że w 2014 roku wystawiono już 6 faktur, których nie ujęto w ewidencji VAT.

W przypadku, gdy Pani klient zdecyduje się jednak zmienić numer wystawionej faktury, powinien wówczas zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT wystawić fakturę korygującą. Szczegółowe dane jakie faktura taka powinna zawierać określa art. 106j ust. 2 tej ustawy.

Bożena Sawicka