Obciążenie pracownika kosztami paliwa podlega opodatkowaniu VAT

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 lipca 2015 roku nr ILPP2/4512-1-250/15-4/MN.

Sytuacja Podatnika

O wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego zwróciła się Spółka, której pracownicy korzystają z samochodów służbowych (stanowiących własność Spółki, bądź użytkowanych przez nią na podstawie umowy leasingu). W Spółce obowiązuje „Regulamin użytkowania samochodów służbowych”. Samochody te są używane przede wszystkim do wszelkich podróży związanych z wykonywaniem czynności służbowych, jednak, zgodnie z Regulaminem, mogą być również wykorzystywane do celów prywatnych pracowników. Spółka udostępnia pracownikom pojazdy do celów prywatnych nieodpłatnie, ale są oni zobowiązani są do nabycia paliwa, niezbędnego do wykorzystywania samochodów do celów prywatnych, we własnym zakresie i na własny koszt. Ze względu na to, że samochód wyposażony jest w jeden bak paliwa, pracownik tankuje paliwo w danym momencie równocześnie dla celów Spółki, jak i na cele prywatne (co dokumentowane jest jedną fakturą), a ostateczna ilość paliwa nabyta dla celów prywatnych Pracownika kalkulowana jest po jego faktycznym zużyciu. Rozliczenia zakupionego przez pracownika na cele służbowe i prywatne paliwa odbywa się na jeden z dwóch sposobów:

pracownik na stacji paliw tankuje paliwo do samochodu służbowego i dokonuje zapłaty przy użyciu firmowej karty płatniczej, otrzymuje fakturę VAT na całą ilość paliwa, na której jako nabywca wskazana jest Spółka. Z końcem miesiąca Spółka dokonuje kalkulacji wartości paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych. Następnie Pracownik dokonuje na rzecz Spółki zwrotu kosztów paliwa zużytego do jego celów prywatnych (stosowna kwota potrącana jest z wynagrodzenia Pracownika).

pracownik na stacji paliw tankuje paliwo do samochodu służbowego i dokonuje zapłaty za całość zatankowanego paliwa przy użyciu prywatnych środków płatniczych, otrzymuje fakturę VAT na całą ilość paliwa, na której jako nabywca wskazana jest Spółka. Z końcem miesiąca Spółka dokonuje kalkulacji wartości paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych, a następnie dokonuje zwrotu na rzecz pracownika kosztów paliwa zużytego do celów służbowych.

W zależności do sytuacji, powyższe rozliczenia mogą się w całości lub częściowo kompensować w danym miesiącu - w zakresie rozliczeń pomiędzy Spółką i danym Pracownikiem mogą bowiem wystąpić oba powyższe warianty, czyli przepływy finansowe w odwrotnych kierunkach.

Spółka zwróciła się do Dyrektora Izby Skarbowej z zapytaniem o to, czy dokonywanie rozliczeń z tytułu zużycia przez pracownika paliwa do celów prywatnych jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT i czy podlega ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej.

Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej

W odpowiedzi na zapytanie Spółki organ podatkowy uznał, że w obu opisanych przez nią wariantach rozliczeń z pracownikiem po stronie Spółki dochodzi do odpłatnej dostawy towarów (paliwa) na rzecz pracowników i Spółka zobowiązana jest do ewidencjonowania tych rozliczeń przy pomocy kasy rejestrującej.

Podstawowym argumentem przemawiającym za opodatkowaniem tego typu transakcji, użytym przez organ podatkowy, jest to, że prawo do rozporządzania paliwem, w przypadkach obu wariantów rozliczeń, nabywa Spółka, gdyż, mimo że to pracownik „technicznie” wykonuje czynności związane z miejscem nabycia, rodzajem, ilością nabywanego paliwa czy sposobem jego wykorzystywania, działa on w tym zakresie w imieniu Spółki, a ponadto prawo do zgłoszenia reklamacji w przypadku zakwestionowania jakości lub ilości zakupionego paliwa, czy też ewentualnej negocjacji ceny (w tym także upustów, rabatów, itp.) przysługuje Spółce za pośrednictwem występującego w jej imieniu pracownika. W konsekwencji, to Spółka w momencie zakupu paliwa przez pracownika nabywa prawo do rozporządzania nim jak właściciel.

„Natomiast, w momencie zużycia paliwa należącego do Spółki (nabytego przez Pracownika w jej imieniu) na potrzeby prywatne Pracownika - dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania towarem (paliwem) jak właściciel, ze Spółki na Pracownika. Dodać należy, że w tym przypadku - z punktu widzenia opodatkowania podatkiem VAT - bez znaczenia pozostaje forma rozliczeń dokonywanych pomiędzy Spółką

a Pracownikiem (zwrot środków przez Spółkę Pracownikowi, potrącenie wynagrodzenia Pracownika przez Spółkę, czy też wzajemna kompensata rozliczeń). Zatem, bez względu na powyższe formy rozliczenia, przeniesione zostaje prawo do rozporządzania paliwem jak właściciel, a beneficjentem tego prawa w obu opisanych przypadkach jest Pracownik.”

W związku z tym, że opisana powyżej dostawa paliwa dokonywana jest na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, na mocy art.111 ustawy

o podatku od towarów i usług podlega ona obowiązkowi ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Jest to obowiązek bezwzględny, gdyż §4 pkt 1 lit.m rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wyklucza możliwość stosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy dostawy paliw silnikowych.

Komentarz Redakcji

W ostatnim czasie organa podatkowe dosyć konsekwentnie wskazują na kryteria, które decydują o tym, że podmiot nabywa prawo do rozporządzania jak właściciel paliwem, a w konsekwencji może dokonać jego dalszej dostawy. Zarówno w przedstawionej powyżej interpretacji jak i na przykład w interpretacjach dotyczących nabyć paliwa przy zastosowaniu kart płatniczych (patrz: artykuł „Odliczanie VAT od paliwa od 1 lipca 2015 roku”, opublikowany w czerwcowym numerze naszego pisma), organa podatkowe wskazują na takie czynniki decydujące o faktycznym nabyciu towaru, jak: wpływ na sposób i ilość nabycia czy wykorzystania towaru, prawo do ewentualnej negocjacji jego ceny czy też prawo do roszczeń reklamacyjnych w przypadku zakwestionowania jakości czy ilości zakupu paliwa. Nabycie paliwa w sposób spełniający powyższe kryteria, a następnie odpłatne przekazanie prawa do rozporządzania nim jak właściciel innemu podmiotowi powoduje, zdaniem organów, że dochodzi do odpłatnej dostawy towarów, podlegającej opodatkowaniu VAT. Prezentowana interpretacja, pomimo tego, że niekorzystna dla podatników, nie jest zatem zaskakująca. W sytuacji rozliczeń zużycia paliwa z pracownikami, czyli osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, bardzo niekorzystne jest natomiast to, że nie można tu uciec od obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.