Obowiązek przechowywania ewidencji sprzedaży w miejscu prowadzenia działalności

Z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika obowiązek przechowywania ewidencji sprzedaży w miejscu prowadzenia działalności. Podatkowa księga przychodów i rozchodów wraz z dokumentacją stanowiącą podstawę dokonanych w niej zapisów powinna stale znajdować się w miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba jego przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności. Szczególne regulacje odnoszą się do przypadków, gdy podatnik:

• prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe,

• prowadzi działalność w zakresie handlu obnośnego lub obwoźnego,

• zleci prowadzenie podatkowej księgi biuru rachunkowemu.

Podatnik, który prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe powinien prowadzić odrębne księgi w każdym zakładzie. Możliwe jest również prowadzenie przez takiego podatnika jednej księgi. W takim przypadku podatnik musi:

• przechowywać podatkową księgę w siedzibie przedsiębiorstwa,

• prowadzić co najmniej ewidencję sprzedaży w poszczególnych zakładach (§ 9 ust 3 w/w rozporządzenia).

    U prowadzącego działalność w zakresie handlu obnośnego lub obwoźnego księga powinna znajdować się w miejscu wykonywania tej działalności. Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja (§ 9 ust 6).

Zgodnie z § 8 ust 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany:

1. w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;

2. prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3, a w razie wykonywania działalności określonej w § 6 (działalność kantorów i lombardów) - także ewidencje, o których mowa w tym przepisie.

Zgodnie z ust. 3 ww. § 8 rozporządzenia obowiązek, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą o VAT”.

Dodać należy, że również podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku od towarów i usług z uwagi na wysokość obrotów, są obowiązani do prowadzenia ewidencji za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym (art. 109 ust. 1 ustawy o VAT).   Jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, mogą w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody dot. czynności określonych w art. 5 ustawy o VAT podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli nieprawidłowości w zakresie obowiązku przechowywania ewidencji w miejscu prowadzenia działalności podstawowym sposobem sankcjonowania będzie w tym przypadku postępowanie mandatowe za wykroczenie skarbowe  prowadzone na podstawie art. 137 (k.k.s.), zgodnie z którym karę grzywny w drodze mandatu karnego (tj. w granicach podwójnej wysokości minimalnego wynagrodzenia) nałożyć można jedynie, gdy osoba sprawcy i okoliczności popełnienia wykroczenia skarbowego nie budzą wątpliwości i sprawca wykroczenia wyraził zgodę na przyjęcie mandatu, a nie zachodzi potrzeba wymierzenia kary surowszej niż ta, która jest określona w art. 48 § 2.

Zgodnie bowiem z art. 60 § 2 i § 3 (k.k.s.) kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Karze tej  podlega także ten podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz. Natomiast na podstawie § 4 art. 60 w wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1–3 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Bożena Sawicka