Obowiązek udokumentowania zaliczki w przypadku jej zwrotu

ODPOWIEDŹ

Należy wystawić fakturę zaliczkową i odprowadzić podatek w deklaracji za marzec, a następnie w kwietniu wystawić fakturę korygującą i pomniejszyć należny podatek po spełnieniu ustawowo określonych wymogów.

UZASADNIENIE

Mimo, iż w końcowym rozliczeniu do transakcji nie doszło, należy zaliczkę rozliczyć uwzględniając obowiązek wynikający z tytułu jej otrzymania, zachowując jednocześnie prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego wskutek jej zwrotu. Przepisy podatkowe nie przewidują bowiem prawa do nierozliczenia transakcji z uwagi na jej efekt końcowy.

W konsekwencji ma Pani obowiązek rozliczenia otrzymanej zaliczki w deklaracji za marzec i wystawienia z tego tytułu faktury do 15 kwietnia. A dopiero w związku ze zwrotem zaliczki w kwietniu, powinna Pani kolejno wystawić fakturę korygującą w terminie zaistniałego zdarzenia. Przy czym prawo do pomniejszenia podatku należnego z tytułu zwrotu zaliczki będzie przysługiwało po spełnieniu ustawowych warunków.

Analizując Pani sytuację, należy przypomnieć obowiązki wynikające z tytułu otrzymania zaliczki. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o podatku VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę (…), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4. Jeśli więc w marcu otrzymała Pani zaliczkę, to obowiązek podatkowy z tego tytułu powstanie w tym miesiącu, niezależnie od terminu, w jakim ostatecznie wystawi Pani fakturę. Daty te nie muszą być bowiem spójne. Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, przy czym w terminie wskazanym w art. 106i ust. 2 ustawy, czyli do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty. Zatem choć fakturę z tytułu otrzymania zaliczki może Pani wystawić do 15 kwietnia, to obowiązek podatkowy powstał już w marcu i to niezależnie od tego, że w dniu 4 kwietnia, czyli jeszcze przed wystawieniem faktury zaliczkowej, zwróciła Pani zaliczkę. Dokonany zwrot będzie bowiem ponownie skutkował koniecznością udokumentowania zdarzenia gospodarczego. W myśl przepisu art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, podatnik wystawia fakturę korygującą.

Jak wynika z powyższego, sytuacja, w której przed wystawieniem faktury zaliczkowej nastąpił zwrot zaliczki, niestety nie zwalnia Pani z konieczności terminowego rozpoznania obowiązku podatkowego oraz prawidłowego udokumentowania zdarzeń związanych z otrzymaniem i zwrotem zaliczki. Obowiązek podatkowy określony przepisem art. 19a ust. 8 ustawy powstaje niezależnie od faktu wystawienia, bądź nie wystawienia faktury zaliczkowej, ani nie jest determinowany innymi okolicznościami, jak np. zwrotem zaliczki przed wystawieniem faktury zaliczkowej.

Zatem w omawianym przypadku, po pierwsze winna Pani wystawić fakturę potwierdzającą otrzymanie zaliczki zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT, a następnie fakturę korygującą – w oparciu o przepis art. 106j ust. 1 pkt 4. Przy czym zdaniem Redakcji, dla przejrzystości zdarzeń związanych z otrzymaniem i zwrotem zaliczki, optymalnym byłoby wystawienie faktury potwierdzającej otrzymanie zaliczki najpóźniej w dniu wystawienia faktury korygującej, związanej z jej zwrotem.

W niniejszej sprawie warto dodać, że samo wystawienie faktury korygującej nie uprawnia jeszcze do pomniejszenia podatku należnego. Warunkiem obniżenia podstawy opodatkowania jest posiadanie przez wystawcę korekty potwierdzenia otrzymania tej faktury przez kontrahenta. Obowiązki w tym zakresie reguluje przepis art. 29a ust. 10 pkt 3 oraz ust. 13. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania korekty przed terminem do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, uprawnia do pomniejszenia podatku za okres, w którym kontrahent otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. Analizując Pani przypadek, w sytuacji wystawienia faktury korygującej w kwietniu i uzyskania potwierdzenia jej otrzymania przez kontrahenta również w kwietniu, przysługuje Pani prawo do rozliczenia przedmiotowej korekty w deklaracji za kwiecień – pod warunkiem, że potwierdzenie to uzyska Pani przed terminem do złożenia deklaracji za ten miesiąc, czyli do 25 maja. Warto wiedzieć, że istnieje również prawo rozliczenia faktury korygującej nawet w przypadku nie uzyskania potwierdzenia jej otrzymania przez kontrahenta. Sytuację tę reguluje art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy, zgodnie z którym, warunku posiadania potwierdzenia otrzymania korekty nie stosuje się w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Reasumując, zgodnie z przytoczonymi regulacjami, ma Pani obowiązek rozliczenia otrzymanej zaliczki w deklaracji za marzec i wystawienia faktury zaliczkowej najpóźniej do 15 kwietnia – co nie zmienia faktu, że obowiązek podatkowy nadal powstaje w marcu. Następnie, w związku ze zwrotem zaliczki, winna Pani w kwietniu wystawić fakturę korektę. Prawo do pomniejszenia podatku VAT, po spełnieniu powyższych warunków, będzie Pani przysługiwało najwcześniej w rozliczeniu za kwiecień.

Agnieszka Skóra

Podstawa prawna: art. 19a ust. 8, art. 106b ust. 1 pkt 4, art. 106i ust. 2, art. 106j ust. 1 pkt 4, art. 29a ust. 10 pkt 3 oraz ust. 13 i art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.