Obowiązek wystawienia faktury VAT na żądanie osoby fizycznej

Wynika to z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy numer ITPP1/443-1098a/10/AJ z 4 lutego 2011 roku.

Sytuacja podatnika

Wnioskodawca jest samorządową jednostką budżetową świadczącą usługi edukacyjne, mające służyć doskonaleniu zawodowemu nauczycieli. Organizuje różnego rodzaju odpłatne kursy, warsztaty oraz inne formy doskonalenia. Nauczyciele, czyli odbiorcy usług świadczonych przez Wnioskodawcę, dokonują wpłat w formie gotówkowej lub poleceniem przelewu na rachunek bankowy. Często jest to część lub całość wpłaty dokonanej przed terminem rozpoczęcia danej formy doskonalenia. W związku z tym, że ewidencja sprzedaży prowadzona jest za pomocą kasy fiskalnej, wpłaty dokumentowane są paragonem fiskalnym. Jednak na żądanie osoby fizycznej wystawiana jest faktura VAT w terminie siedmiu dni po dokonanej wpłacie.

Wnioskodawca zwrócił się do organu podatkowego z następującym pytaniem: Czy dopuszczalne jest wystawianie faktur VAT na rzecz osób fizycznych, dokumentujących płatność, po upływie siedmiu dni od otrzymania wpłaty?

Uzasadnienie Dyrektora Izby Skarbowej

Obowiązek wystawienia faktury wynika z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Natomiast stosownie do art. 106 ust. 4 ustawy, podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

Jednym z podstawowych obowiązków podatników podatku od towarów i usług jest prawidłowe, rzetelne i terminowe dokumentowanie sprzedaży. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług wskazują, iż faktura VAT jest podstawowym dokumentem, jaki, nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, obowiązany jest wystawić zarejestrowany i czynny podatnik podatku od towarów i usług.

Przepis § 9 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, określający termin, w którym należy wystawić fakturę VAT, ma charakter instrukcyjny. Wyznaczenie w nim 7-dniowego terminu na wystawienie faktury, licząc od dnia wykonania usługi (w przypadku Wnioskodawcy), jest ściśle związane z zasadami ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego u podatnika wykonującego świadczenie.

Należy wskazać, iż na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług brak jest określenia, w jakim terminie nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej może domagać się od sprzedawcy wystawienia faktury VAT w trybie art. 106 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Wobec tego należy się odnieść do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa

W myśl art. 87 § 1 ww. ustawy, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Stosownie do art. 87 § 3 ww. ustawy, podatnicy wymienieni w § 1, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Natomiast stosownie do zapisu art. 87 § 4 Ordynacji podatkowej, podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż nabywcy usług, będący osobami fizycznymi otrzymują dokument zakupu w postaci paragonu fiskalnego. Powyższe wskazuje, iż Wnioskodawca postępuje prawidłowo dokumentując transakcję paragonem fiskalnym i wystawiając fakturę VAT na żądanie tych osób.

Mając na uwadze powołane przepisy Ordynacji podatkowej należy stwierdzić, iż obowiązek wystawienia faktury na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej powstaje wskutek złożenia oświadczenia, iż żąda ona jej wystawienia, pod warunkiem, że żądanie to zostało zgłoszone we właściwym terminie, tj. w terminie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Żądanie wystawienia faktury po upływie 3 miesięcy nie wywiera takiego skutku i nie rodzi po stronie sprzedawcy, czy też usługodawcy obowiązku wystawienia faktury. Wskazać dodatkowo należy, iż wystawienie faktury po upływie trzymiesięcznego terminu jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika i to do niego należy decyzja dotycząca jej wystawienia.

Odnosząc powołane przepisy do opisanego we wniosku stanu faktycznego stwierdzić należy, że jeżeli nabywca, będący osobą fizyczną żąda wystawienia faktury VAT dokumentującej uiszczenie zaliczki przed wykonaniem usługi, Wnioskodawca ma obowiązek jej wystawienia nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania tej usługi.

Natomiast, jeżeli zgłoszenie żądania wystawienia faktury następuje po wykonaniu usługi, lecz przed upływem 3 miesięcy od daty jej wykonania, Wnioskodawca ma obowiązek wystawienia faktury w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania, zgodnie z art. 87 § 4 Ordynacji podatkowej. Jeżeli natomiast żądanie wystawienia faktury nastąpiło po upływie 3 miesięcy od dnia wykonania usługi, Wnioskodawca ma prawo odmówić jej wystawienia.

Podstawa prawna: art. 106 ust.1 i 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług; §9 ust.1 i §10 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (obecnie rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 roku); art.87 §1,3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.