Obowiązek wystawienia faktury VAT w przypadku zagubienia oryginału paragonu przez klienta

ODPOWIEDŹ

Przedsiębiorca zawsze powinien wystawić do paragonu fakturę dla innego przedsiębiorcy. Ważne, aby dokonana sprzedaż została uprzednio odpowiednio udokumentowana i rozliczona w ustawowych terminach, a w związku z brakiem oryginału paragonu może być potwierdzona też innymi dokumentami np. wydrukiem paragonu z kopii elektronicznej kasy, kserem dokumentu z rolki będącej w posiadaniu sprzedawcy, oświadczeniem kupującego potwierdzającego bezsprzecznie zakup danego towaru ze względu np. na jego rzadkość lub cechy szczególne, potwierdzeniem zakupu z karty płatniczej itd.

UZASADNIENIE

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 tej ustawy podatnicy rejestrujący obrót i kwotę podatku należnego za pomocą kas fiskalnych mają obowiązek dokonywać wydruku paragonu lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy. Transakcja z przedsiębiorcą musi zostać udokumentowana fakturą pod warunkiem, że sprzedawca wie o tym, że zakup ma służyć działalności gospodarczej. Jeśli nie posiada tej wiedzy to powinien założyć, że klient jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnikiem ryczałtowym, a w takim przypadku ma obowiązek wydrukować i wręczyć mu paragon. Jeśli jednak nabywca powróci z otrzymanym paragonem i stwierdzi, że zakup miał jednak służyć działalności gospodarczej, to fakt ten wymaga wystawienia faktury.

Ewidencja obrotu i kwot podatku należnego prowadzona z zastosowaniem kas rejestrujących stanowi dowód, co do wysokości obrotu oraz kwot podatku należnego od dokonanych przez podatnika transakcji sprzedaży w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Paragony fiskalne, a zarazem raporty fiskalne muszą odzwierciedlać wartość sprzedaży i potwierdzać faktyczny przebieg operacji gospodarczych.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy, kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji, o której mowa w ust. 1, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych.

W przypadku, gdy wystawiono fakturę dotyczącą sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług), natomiast klient otrzymuje oryginał faktury i tylko ten dokument jest potwierdzeniem dokonanej sprzedaży. Tej faktury nie ujmuje się już w rejestrach VAT, ponieważ potwierdzona nią sprzedaż jest ujęta w raportach kasy rejestrującej. Podatnik natomiast jest obowiązany dołożyć wszelkiej staranności, by deklaracja podatkowa, sporządzana na podstawie prowadzonych przez niego ewidencji, nie obejmowała dwukrotnie tej samej sprzedaży.

Biorąc również pod uwagę zapis § 3 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących można stwierdzić, iż ustawodawca nie określił jednoznacznie, czy jako dokument sprzedaży należy wyłącznie traktować paragon fiskalny a mając na względzie interpretacje organów podatkowych wydaje się, iż może to być również taki dokument jak np. potwierdzenie pobrania kwoty z konta bankowego, który jednoznacznie potwierdza zakup identyfikowalnego bezsprzecznie towaru w danym punkcie sprzedaży, ksero odpowiedniego paragonu z rolki kasowej będącej w posiadaniu podatnika, oświadczenie klienta, jeśli nabyty towar posiada indywidualny numer ewidencyjny. Jeżeli natomiast przedsiębiorca dysponuje urządzeniem z kopią elektroniczną to jest możliwość odczytania i wydrukowania zapisów z karty SD, ponieważ producenci urządzeń fiskalnych zapewniają oprogramowanie do odczytywania zapisów z pamięci elektronicznej. Jednocześnie podatnik powinien też zebrać wszelkie dowody potwierdzające, że dana sprzedaż zarejestrowana na kasie rzeczywiście miała miejsce.

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi (każdej osoby) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. czynności dostawy towarów i świadczenia usług, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 (tj. czynności w stosunku, do których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury np. dostaw energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych itd.), oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust.1,

2. sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług przedsiębiorca wystawia fakturę nie później niż 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten odnosi się także do faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty, wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej (nieprowadzącej działalności gospodarczej) pod warunkiem zgłoszenia żądania do końca miesiąca, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Jeśli zgłoszenie nastąpi później w przypadkach, o których mowa w w/w art. 106b ust. 3 ustawy – fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca następującego po miesiącu w którym dostarczono towar lub wykonano usługę (art. 106i ust. 6 pkt 2 ustawy).

Ogólna zasada wynikająca z zapisu art. 106b ust. 1 i art. 111 ust. 1 ustawy stanowi, iż paragon będący wydrukiem z kasy rejestrującej powinien być wystawiony dla nabywcy nieprowadzącego działalności gospodarczej bądź rolnika ryczałtowego. Stąd wynika twierdzenie, że paragony nie powinny być wystawiane w transakcjach gdzie nabywcą jest przedsiębiorca. Jednakże ani z przepisów cytowanej ustawy jak również z przepisów rozporządzeń w sprawie kas nie wynika zakaz rejestrowania w kasie fiskalnej takiej sprzedaży. Fakt wydania paragonu nie zwalnia jednak sprzedawcy od obowiązku wystawienia faktury.r

Podsumowując, jako podatnik rejestrujący sprzedaż przy zastosowaniu kasy fiskalnej w opisanej sytuacji, pomimo, iż zakupu klient dokonał jako osoba fizyczna, to po zgłoszeniu przez klienta żądania wystawienia faktury na Firmę należy wystawić fakturę zawierającą obowiązkowe jej elementy zgodnie z zapisem art. 106e ustawy - nie później niż 15 dnia od zgłoszenia żądania (żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone po miesiącu, w którym dokonano dostawę towaru), a faktura wystawiona do tej transakcji nie zwiększa kwoty sprzedaży i nie powoduje żadnych konsekwencji podatkowych, jest tylko dodatkowym dokumentem, który trzeba przechowywać. Natomiast brak oryginału paragonu należy zastąpić innymi dokumentami zabezpieczającymi sprzedawcę przed postawieniem zarzutu ze strony organów podatkowych - nie przeprowadzenia tej transakcji.

Anna Kassian

Podstawa prawna: art. 106b ust. 1 i 3, art. 106e, art. 106h ust. 1, art. 106i ust. 1 i ust. 6 pkt 2, art. 111 ust. 1, ust. 3a pkt 1 i ust. 6a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017r. poz. 1221), §3 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013r. w sprawie kas rejestrujących.