Obowiązki informacyjne płatników

Kto jest płatnikiem

Pojęcie płatnika zostało zdefiniowane w art. 8 Ordynacji podatkowej. Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Dlatego przekazując podatnikowi świadczenie pieniężne bądź w naturze dany podmiot powinien każdorazowo ustalić, czy w takiej sytuacji stanie się płatnikiem podatku dochodowego. Osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, będące płatnikami lub inkasentami, są obowiązane wyznaczyć osoby, do których obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot. Dane tych osób (imiona, nazwiska i adresy) płatnik jest zobowiązany zgłosić właściwemu miejscowo organowi podatkowemu. Zgłoszenia należy dokonać w terminie wyznaczonym do dokonania pierwszej wpłaty. W razie zmiany wyznaczonej osoby dane nowej osoby należy zgłosić w terminie 14 dni od dnia, w którym wyznaczono tą osobę.

Wypełniając podstawowe obowiązki związane z obliczeniem, pobraniem i wpłatą podatku oraz składaniem w ustawowym terminie deklaracji i informacji, płatnicy są dodatkowo zobowiązani do przechowywania dokumentów związanych z poborem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po upływie tego okresu są oni zobowiązani przekazać te dokumenty podatnikowi. Jeśli okazałoby się to niemożliwe, wówczas dokumenty te podlegają zniszczeniu. Jeśli osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej ulega rozwiązaniu bądź likwidacji, to podmiot dokonujący likwidacji (rozwiązania) ma obowiązek zawiadomić pisemnie właściwy organ  podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej bądź jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem podatków.

Odpowiedzialność płatnika

Niedopełnienie obowiązków przez płatnika powoduje jego odrębną od podatnika odpowiedzialność nakładaną przez organ podatkowy w drodze decyzji. Zakres odpowiedzialności płatnika za zobowiązania podatkowe został określony w art. 30 Ordynacji podatkowej. Za niewykonanie swoich obowiązków określonych w art. 8 Ordynacji płatnik odpowiada całym swoim majątkiem. Należy podkreślić, że płatnik odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany, lecz niewpłacony.

Należy pamiętć, że od 1 stycznia 2007 roku obowiązuje bardzo niekorzystny dla płatnika art. 26a § 1 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania czynności, o których mowa w art. 12, 13 oraz 18 updof - do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik. Wymienione przepisy Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczą m.in. przychodów ze stosunku pracy, przychodów z działalności wykonywanej osobiście oraz przychodów z praw autorskich. Ponadto w razie popełnienia błędów przy rozliczaniu tego typu przychodów płatnik nie może już powołać się na art. 30 § 5 Ordynacji podatkowej. Przed wprowadzeniem do Ordynacji art. 26a przepis art. 30 § 5 pozwalał wyłączyć odpowiedzialność płatnika określoną w art. 30 § 1-4 Ordynacji podatkowej m.in. w przypadku gdy podatek nie został pobrany z winy podatnika, gdyż wówczas organ podatkowy był zobowiązany wydać decyzję o odpowiedzialności podatnika.

Ponadto płatnik za niedopełnienie obowiązków może ponieść odpowiedzialność karną skarbową. Na podstawie art. 78 kks płatnik, który nie pobiera podatku albo pobiera go w kwocie niższej od należnej, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Jeżeli kwota niepobranego podatku jest małej wartości, wówczas sprawca podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Natomiast jeżeli kwota niepobranego podatku nie przekracza ustawowego progu, sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Natomiast za niezłożenie bądź nieterminowe złożenie deklaracji ( w tym także informacji takich jak PIT-11, IFT-1 itd.) płatnik może zostać ukarany karą grzywny na podstawie art. 80 kks. Jej wysokość będzie uzależniona od wagi czynu zabronionego, którego dopuścił się płatnik w konkretnym przypadku.

Jakie błędy najczęściej popełniają płatnicy

Trzeba pamiętać, że co do zasady to na podatnikach spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie podatku należnego za dany rok podatkowy. Ponieważ jednak płatnicy w trakcie roku pośredniczą w rozliczaniu podatków, to niezmiernie istotne jest prawidłowe sporządzenie przez nich wymaganych przepisami informacji przekazywanych następnie podatnikom oraz właściwym organom podatkowym. Błędy popełnione przez płatników nie tylko utrudniają poprawne sporządzenie zeznania rocznego podatnikom, ale też mogą – jak już wyżej wspomniano - skutkować odpowiedzialnością samego płatnika.

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest wykazanie w przekazywanej podatnikowi i urzędowi informacji przychodów, których podatnik w danym roku podatkowym nie uzyskał. Chodzi tu o te przychody, które rodzą skutki podatkowe dopiero w momencie ich otrzymania, przez co należy rozumieć ich faktyczne przekazanie podatnikowi bądź ich postawienie do jego dyspozycji. Najczęściej zdarza się to w odniesieniu do wynagrodzeń należnych za ostatni miesiąc roku podatkowego, które faktycznie są wypłacane na początku roku następnego. W takiej sytuacji podatnik nie jest zobowiązany uwzględnić w zeznaniu rocznym przychodów, których nie otrzymał w danym roku podatkowym – musi je wykazać dopiero w zeznaniu rocznym składanym za rok, w którym miała miejsce wypłata.

Niejednokrotnie zdarza się też sytuacja odwrotna – płatnik nie wykazuje w informacji przychodów, które podatnik uzyskał i które podlegają wykazaniu w zeznaniu rocznym. Co powinien w takiej sytuacji zrobić podatnik? Powinien wykazać w zeznaniu rocznym znane mu kwoty przychodów ustalone na podstawie wszelkich innych dokumentów, w których są zawarte informacje pozwalające ustalić rzeczywisty dochód oraz wysokość należnego podatku – umów, rachunków, przelewów bankowych, pokwitowań itp. Równocześnie powinien zawiadomić urząd o niedopełnieniu przez płatnika ustawowego obowiązku, zwłaszcza gdy płatnik uporczywie uchyla się od sporządzenia i przekazania wymaganej informacji. W momencie zaś otrzymania informacji od płatnika podatnik powinien skorygować uprzednio złożone zeznanie, wykazując otrzymane kwoty w prawidłowej wysokości.

Trzeba pamiętać, że podatnik nie jest związany wysokością kwot wykazanych przez płatnika w przekazanej mu informacji. Ponieważ to na podatniku spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe sporządzenie zeznania rocznego i rozliczenie się z podatku, podatnik nie tylko powinien, ale ma wręcz obowiązek skorygować niewłaściwe kwoty z informacji płatnika. Taka korekta w zeznaniu rocznym jest najczęściej dokonywana w odniesieniu do kosztów uzyskania przychodów – np. płatnik w trakcie roku podatkowego stosował koszty w podstawowej wysokości, a podatnik ma prawo zastosować koszty w wysokości podwyższonej, bądź też koszty uzyskania przychodów zastosowane przez płatników w trakcie roku podatkowego po ich zsumowaniu przekraczają limit ustawowy i podatnik musi samodzielnie ograniczyć ich wysokość w zeznaniu rocznym.

Obowiązek sporządzania informacji

Ważnym obowiązkiem płatnika jest sporządzenie wymaganej przepisami informacji i przekazanie jej w ustawowym terminie podatnikowi oraz właściwemu organowi podatkowemu. Ale kiedy powstaje taki obowiązek? Otóż powstaje on zawsze wtedy, gdy na danym podmiocie ciąży obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy. Nie występuje on natomiast w przypadku poboru zryczałtowanego podatku dochodowego, gdyż płatnik pobierając i odprowadzając zryczałtowany podatek, dokonuje jego rozliczenia z organem podatkowym. Nie ma więc w tym przypadku konieczności sporządzania jakichkolwiek dodatkowych informacji ani dla podatnika, ani dla organu podatkowego. Dochodów (przychodów) opodatkowanych w formie zryczałtowanej nie łączy się bowiem z dochodami z innych źródeł i nie wykazuje się ich w zeznaniu rocznym. Takie rozwiązanie przewidują przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dla podatników objętych nieograniczonym obowiązkiem podatkowym. Obowiązek informacyjny wystąpi natomiast w odniesieniu do podatników objętych ograniczonym obowiązkiem podatkowym. Płatnicy są bowiem zobowiązani do sporządzenia informacji według określonego wzoru i przekazania ich zarówno podatnikom, jak i polskim organom podatkowym także w razie pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego. Informacja taka jest bowiem podstawą do dokonania rozliczenia podatkowego w kraju, w którym znajduje się rezydencja podatkowa danego podatnika. Należy przy tym podkreślić, że przepisy nakładają na płatników obowiązek sporządzenia informacji  dla tych podmiotów również w sytuacji, gdy na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub ustawy nie są oni obowiązani do poboru podatku.

Terminy sporządzenia i przekazania informacji

Informacje sporządzone przez płatników powinny trafić do podatników i organów podatkowych w wyznaczonych przepisami terminach. Terminy te określił ustawodawca w przepisach ustaw podatkowych.

Zasadniczo informacje o osiągniętych przez podatników dochodach/przychodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych płatnicy są zobowiązani przekazać do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (PIT-11, PIT-8C). Jeśli jednak obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, to płatnicy na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania imiennej informacji podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Taki sam termin sporządzenia i przekazania informacji obowiązuje płatnika, jeśli dotyczy ona podatnika objętego ograniczonym obowiązkiem podatkowym, mającego zamiar opuścić terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (IFT-1/IFT-1R).

Płatnik podatku dochodowego od osób prawnych, dokonując wypłaty należności z tytułu dywidend lub innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych mających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na rzecz polskiego podatnika, jest obowiązany przesłać informację o wysokości pobranego podatku w terminie do 7 dnia następnego miesiąca (CIT-7).

W przypadku dokonywania wypłat z tytułów określonych w art. 21 i 22 updop na rzecz podmiotów zagranicznych płatnik ma obowiązek przekazać im informację o dokonanych wypłatach i pobranym podatku. Informacja ta musi zostać przekazana przez płatnika niezależnie od tego, czy płatnik pobrał zryczałtowany podatek, czy też nie. Płatnik musi przekazać tę informację naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania osób zagranicznych w terminie do końca trzeciego miesiąca następującego po roku podatkowym, w którym wypłata miała miejsce (IFT-2/IFT-2R).

W razie zaprzestania przez płatnika działalności przed upływem ustawowego terminu płatnik jest zobowiązany przekazać informację najpóźniej do dnia zaprzestania działalności.

Komu płatnik przekazuje informacje

Płatnicy zobowiązani są do przekazania sporządzonych przez siebie informacji podatnikom oraz właściwym organom podatkowym. W przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych objętych nieograniczonym obowiązkiem podatkowym właściwym organem, któremu płatnik jest zobowiązany przekazać sporządzone informacje, jest urząd skarbowy, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika. Jeśli zaś informacja dotyczy podatnika objętego ograniczonym obowiązkiem podatkowym, wówczas organem właściwym jest urząd skarbowy, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Natomiast płatnicy sporządzający informacje dla podatników podatku dochodowego od osób prawnych objętych nieograniczonym obowiązkiem podatkowym przekazują ją do urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według siedziby podatnika. Jeśli informacja dotyczy podatnika podatku dochodowego od osób prawnych podlegającego ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu – wówczas płatnik zobowiązany jest przekazać ją urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Anna Welsyng

Radca Prawny, Doradca Podatkowy