Podstawowe obowiązki podatnika stosującego ewidencję za pomocą kasy rejestrującej

1. Dokonywać ewidencji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i przy każdej sprzedaży drukować paragon fiskalny lub fakturę VAT oraz wydawać nabywcy oryginał wydrukowanego dokumentu,

2. Sporządzać raporty fiskalne:

a. dobowe - po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz

b. miesięczne - po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,

3. Ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestać sprzedaży, w przypadkach określonych w art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących,

4. Weryfikować poprawność pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków oraz niezwłocznie zgłaszać serwisowi każdą nieprawidłowość w jej pracy,

5. Poddawać kontroli stan nienaruszalności kasy i prawidłowość jej pracy na każde żądanie właściwych organów,

6. Zgłaszać w odpowiednich terminach do obowiązkowego przeglądu technicznego kasy u właściwego serwisanta; (obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się co 24 miesiące),

7. Dokonywać wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej,

8. Przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w Ordynacji podatkowej, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, 

9. Stosować kasy wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie,

10. Zgłaszać kasy w terminie 7 dni od dnia ich fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego,

11. Nanieść na obudowę kasy w sposób trwały jej numer ewidencyjny,

12. Zamieszczać w książce kasy rejestrującej wpisy dokonywane przez podatnika oraz umożliwić dokonywanie wpisów serwisantowi kasy,

13. Przechowywać książkę kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniać ją na żądanie właściwych organów, a także służby serwisowej,

14. Poddawać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem przez podatnika do prowadzenia ewidencji,

15. Po fiskalizacji kasy prowadzić wyłącznie sprzedaż w trybie fiskalnym i nie prowadzić sprzedaży na kasie po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym,

16. Stosować przyporządkowanie stawek podatku do oznaczeń literowych, ewentualne odstępstwa są dopuszczalne:

a. w starszych typach kas, gdzie liczba przewidzianych w konstrukcji kasy grup podatkowych jest mniejsza niż wynika to z przepisu,

b. w okresie 5 miesięcy od dnia zmiany wysokości stawek podatkowych,

17. Przechowywać kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż,

18. Szereg odrębnych warunków określono dla kas stosowanych do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego z tytułu usług przewozu osób i ładunków taksówkami (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).

Kierując się nałożonym na podatników obowiązkiem dokonywania weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków należy przypomnieć, iż w związku ze zmianą stawek podatkowych w podatku od towarów i usług, wprowadzonych ustawą z dnia 29 października 2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, rozporządzeniem z dnia 23 grudnia 2010 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, zmieniono sztywne przyporządkowanie stawek podatkowych do oznaczeń A-G, którymi na paragonach, raportach dobowych i miesięcznych drukowanych przez kasy rejestrujące oznaczane są tzw. grupy podatkowe. Utrzymano jedynie przyporządkowanie stawki podstawowej do oznaczenia literowego A, przy czym termin „stawka podstawowa” oznacza stawkę podatku w wysokości 22 %, która w okresie wskazanym w ustawie o podatku od towarów i usług, będzie miała zastosowanie w miejsce tej stawki (w latach 2011 - 2013 - 23 %). Literom B-G odpowiadają pozostałe stawki podatku wprowadzane na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku. Dla starszych typów kas, których program przewiduje mniejszą niż siedem liczbę grup podatkowych, oraz w okresie 5 miesięcy po zmianie stawek, dla wszystkich typów kas dopuszczono zastosowanie w zasadzie dowolnej metody przyporządkowania stawek określonym oznaczeniom literowym.

Na podstawie art. 11 pkt 1 ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy prawo o miarach, od 1 września 2011 r. zmianie uległo brzmienie art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług. Zmiana ta polega na wprowadzeniu do ustawy od podatku od towarów i usług dotychczasowych obowiązków jakie posiadali podatnicy prowadzący ewidencję za pomocą kas rejestrujących, zawartych w rozporządzeniu w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Ponadto, na mocy ustawy z dnia 18 marca 2011 r. podatnicy prowadzący ewidencję przy pomocy kas rejestrujących, u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze albo marża, ewidencjonują na potrzeby osiąganego przez nich obrotu i kwot podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników. Podatnicy mogą stosować do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego wyłącznie kasy rejestrujące, które nabyli w okresie, kiedy kasy te były objęte potwierdzeniem prezesa Głównego Urzędu Miar, o którym mowa w ust. 6b, z uwzględnieniem ust. 3d. W przypadku gdy dla danego rodzaju czynności, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ust. 7a pkt 1, są przewidziane kasy o zastosowaniu specjalnym to podatnik jest zobowiązany stosować te kasy.

Należy zaznaczyć, iż zgodnie z przepisami przejściowymi, do czasu wydania nowych rozporządzeń wykonawczych nadal będzie obowiązywać rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania.

Wioletta Gramis