Postępowanie w przypadku braku możliwości odczytu pamięci fiskalnej kasy

ODPOWIEDŹ

Należy bezwzględnie dokonać wszelkich starań, aby dokonać odczytu zapisu pamięci fiskalnej kasy.

UZASADNIENIE

Na podstawie zapisu §15 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

• wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

• składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;

• składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;

• dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

W myśl §15 ust.2 rozporządzenia odczyt, o którym mowa w ust.1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem §27. Raport stanowi załącznik do protokołu. Po złożeniu wniosku o dokonanie odczytu i wniosku o wyrejestrowanie kasy a także w wyniku spisania protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej, naczelnik urzędu skarbowego dokona wykreślenia tej kasy z prowadzonego w danym urzędzie skarbowym rejestru urządzeń kasowych.

Na podstawie §14 ust.1 pkt 1 i 2 rozporządzenia podatnicy stosujący kasy:

1) dokonują weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku;

2) niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis kas każdą nieprawidłowość w pracy kasy.

W opisanym przez Pana przypadku, w związku z zakończeniem pamięci fiskalnej nastąpiło prawidłowo wezwanie do podjęcia koniecznych czynności przez uprawniony serwis bowiem, jak wskazano w §14 ust.2 rozporządzenia, podatnik stosujący kasy korzysta wyłącznie z serwisu prowadzonego przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas.

W sytuacji gdy serwisant kas, dokonując czynności odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, stwierdzi brak możliwości dokonania takiego odczytu, przesyła niezwłocznie kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu jego dokonania (§27 ust.1 rozporządzenia). W takim przypadku podmiot prowadzący serwis główny dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy i sporządza protokół z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy. Natomiast w przypadku gdy podmiot prowadzący serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, w protokole określa przyczyny tej okoliczności (§27 ust.2 rozporządzenia). Protokół, o którym mowa powyżej, sporządza i podpisuje podmiot prowadzący serwis główny. Protokół musi być sporządzony czytelnie i opatrzony podpisem uprawnionego pracownika i pieczęcią podmiotu prowadzącego serwis główny (§27 ust.3 rozporządzenia). Następnie oryginał protokołu przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego sporządzenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, a kopię protokołu do podatnika (§27 ust.4 rozporządzenia). Ingerencji w pamięć fiskalną w zakresie odczytu, o którym mowa w §27 ust.2, lub wymiany pamięci fiskalnej dokonuje podmiot prowadzący serwis główny (§24 ust.1 rozporządzenia).

Z wyżej cytowanych przepisów jednoznacznie wynika, że serwisant zareagował w sposób prawidłowy. Ponieważ ewidencja obrotu i kwot podatku należnego prowadzona z zastosowaniem kas rejestrujących stanowi dowód co do wysokości obrotu oraz kwot podatku należnego od dokonanych przez podatnika transakcji sprzedaży, należy bezwzględnie dokonać wszelkich starań, aby zapis tej ewidencji odczytać.

Funkcja jaką pełni kasa rejestrująca, powoduje, iż zarówno dla użytkownika jak i dla organów podatkowych niezwykle istotnym jest aby kasa funkcjonowała prawidłowo, była odpowiednio zabezpieczona, a przede wszystkim odzwierciedlała rzeczywisty przebieg realizowanych transakcji. W świetle powyższego, bardzo ważne jest prawidłowe wykonanie przez serwis obsługujący dane urządzenie wszystkich czynności mających wpływ na pracę urządzenia. Jednocześnie należy podkreślić, iż istotna rola serwisu technicznego obsługującego kasę polega nie tylko na tym, iż wyłącznie uprawniony serwisant może dokonywać niektórych czynności, lecz również z faktu, iż wykonujący serwis jest najbardziej kompetentną osobą, która może dokonywać wszelkich czynności związanych z kasą fiskalną bez obawy jej zepsucia lub np. dokonania nieprawidłowego odczytu pamięci. Tylko serwisant może ocenić zakres możliwości kasy, rodzaj uszkodzenia lub przyczynę nieprawidłowego funkcjonowania. Te właśnie okoliczności powodują, iż w niektórych sytuacjach obecność wykonującego serwis jest niezbędna. Oczywiście, podatnik ma możliwość dokonania zamiany prowadzącego serwis, co wynika z zapisu §14 ust.3 rozporządzenia - zmiana podmiotu prowadzącego serwis kas niewynikająca z naruszenia warunków jego prowadzenia może być dokonana, na wniosek podatnika, za zgodą podmiotu prowadzącego serwis główny, z tym że nie może on odmówić zgody na zmianę prowadzącego serwis kas, jeżeli warunki cenowe i miejsca jego świadczenia są korzystniejsze dla podatnika. O dokonanej zmianie podatnik zawiadamia właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia jej dokonania. W opisywanej sytuacji, naszym zdaniem, brak jest jednak podstaw do podjęcia tego typu kroków, ponieważ w tym przypadku taki zabieg nie tylko wydłuży tok postępowania w sprawie dokonania odczytu ale jednocześnie może nawet zwiększyć jego koszty, nie zachodzi również według opisu w pytaniu naruszenie warunków prowadzenia tego serwisu.

W związku z tym, że obowiązkiem podatnika jest, w myśl zapisu §6 ust.1 pkt 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących sporządzenie:

1. raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

2. raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;

to w przypadku stwierdzenia przez podmiot prowadzący serwis główny braku możliwości odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, naczelnik urzędu skarbowego może w ramach czynności sprawdzających zażądać przedłożenia wykonanych raportów dobowych i miesięcznych i sporządzenia na ich podstawie „ręcznego” zestawienia obrotów. Powyższe żądanie organ podatkowy może stosować do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (aktualnie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Jest to związane z obowiązkiem podatnika do przechowywania dokumentów fiskalnych przez czas wymagany w ustawie Ordynacja podatkowa oraz ustawie o rachunkowości (art. 111 ust.3a pkt 6 ustawy o VAT, §6 ust.1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Wioletta Gramis