Prawo do odliczenia VAT z faktur przesłanych w formacie PDF, skanu lub faksem

Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 8 sierpnia 2013 roku nr IPTPP4/443-359/13-3/UNR.

Sytuacja podatnika

Wnioskodawca (podatnik VAT) dokonuje zakupów wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Wyraził akceptację, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu bądź faksem na wskazany przez podatnika adres poczty elektronicznej i odpowiednio numer faksu. Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną Wnioskodawca będzie drukować i przechowywać w formacie papierowym. Tożsamość kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu spod którego został wysłany e-mail z fakturą (numeru faksu w przypadku faktur wysyłanych faksem), adres (numer) ten jest bowiem przypisany do kontrahenta. Ponadto w celu dodatkowej weryfikacji tożsamości kontrahenta Spółka będzie poddawać otrzymaną fakturę szczegółowej analizie, dane z faktury będą porównywane z treścią umowy zawartej z kontrahentem. Ponadto, nie będzie możliwości ingerencji w treść faktury i w żadnych okolicznościach Zainteresowany tego nie uczyni, tj. nie dokona w otrzymanych fakturach żadnych zmian ani poprawek zarówno w formacie elektronicznym, jak również później na wydrukowanym egzemplarzu tej faktury. Według Wnioskodawcy przesłane faktury w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu lub faksem będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Ponadto, wskazane faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

• łatwe ich odszukanie,

• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Otrzymywane w powyżej opisany sposób faktury elektroniczne nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej

Sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Przepis § 2 ww. rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

2. integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ww. rozporządzenia).

Przy czym od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron.

Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w przedmiotowych fakturach, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.

Podstawa prawna: art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.