0
1047
Spółka, po wprowadzeniu systemu Workflow, będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów jedynie w sposób elektroniczny, w postaci elektronicznych obrazów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.
Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 6 marca 2015 roku nr IBPP3/4512-27/15/MN.
Sytuacja Podatnika
O wydanie indywidualnej interpretacji do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która w ramach wykonywanej działalności gospodarczej, otrzymuje od swoich kontrahentów do zaksięgowania dużą ilość faktur zakupowych. W chwili obecnej prowadzi prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów do zamiany na obieg i archiwizację w dedykowanym, dziedzinowym systemie elektronicznym „Workflow”.
Planowany obieg dokumentów zakupu, ich ewidencjonowanie i przechowywanie, a także późniejsza archiwizacja odbywać się będą według schematu. Schemat ten dotyczyć będzie wyłącznie faktur kosztowych, dotyczących innych zakupów niż zakup towarów na cele handlowe. W przypadku faktur towarowych obieg oraz archiwizacja dokonywana będzie w formie dokumentów papierowych – reguła ta nie dotyczy jedynie dokumentów, dla których podpisano z kontrahentem zgodę na przekazywanie faktur w formie elektronicznej „e-faktury”. Tym samym w Spółce oraz u Zleceniobiorcy istnieć będą równolegle dwa niezależne systemy obiegu faktur przychodzących.
System Workflow będzie zapewniał przechowywanie elektronicznych obrazów zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający:
autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
wszystkim użytkownikom łatwe ich odszukanie w archiwum elektronicznym;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych;
W momencie uruchomienia Workflow, archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów zakupu będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Faktury zakupu trafiające do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie do postaci obrazu elektronicznego, będą niszczone.
W związku z powyższym Spółka zwróciła się do organu podatkowego z zapytaniem, czy w przypadku wprowadzenia dedykowanego systemu elektronicznego obiegu i archiwizowania dokumentów (Workflow) będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów oraz ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług.
Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej
Udzielając odpowiedzi organ podatkowy wskazał, iż obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur, otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej, w dowolny sposób np. w formie zapisu elektronicznego (PDF) na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Reasumując organ podatkowy stwierdził, iż przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w tradycyjnej formie, w formie obrazów elektronicznych – w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług – jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
Podstawa prawna: art. 106m, art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
