Przechowywanie faktur a prawo do odliczenia podatku VAT

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 1 czerwca 2015 roku nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS.

Sytuacja Podatnika

O wydanie indywidualnej interpretacji do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która działa na rynku usług outsourcingowych. Do prowadzenia swojej działalności w sposób efektywny, a przede wszystkim dla potrzeb świadczenia usług na rzecz Klientów, wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie księgowe i wspomagające, które pozwala m.in. na skanowanie dużej ilości dokumentów, jakie wpływają w formie papierowej i ich procesowanie w środowisku elektronicznym. Zeskanowane dokumenty, którymi przede wszystkim są faktury kosztowe, są indywidualnie oznakowywane przez przypisanie im niepowtarzalnego oznaczenia, i umieszczane na specjalnym serwerze. Wykorzystywane do tego oprogramowanie, po zeskanowaniu danego dokumentu nie dopuszcza możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści, przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Odpowiednio posegregowane dokumenty elektroniczne są przechowywane przez Spółkę na dedykowanym serwerze przez wymagany do tego okres czasu. Jednocześnie Spółka archiwizuje papierowe dokumenty w sposób tradycyjny oznaczając je takim samym numerem jak odpowiednik elektroniczny.

W najbliższym czasie Spółka planuje wykorzystać swoje doświadczenie i możliwości informatyczne do wdrożenia systemu tzw. elektronicznego przechowywania dla wszystkich rodzajów dokumentów. W odniesieniu do dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej planowane jest działanie polegające na ich zeskanowaniu i archiwizacji w bazie a następnie ich utylizacji. Spółka wskazuje że faktury, których dotyczy niniejsze wystąpienie są wystawiane na nią jako na nabywcę. Jako że działalność spółki jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług w całości, z wyłączeniem przypadków określonych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, dokonywane zakupy, a przez to też faktury dokumentujące te zakupy są dla niej źródłem podatku naliczonego podlegającego odliczeniu zgodnie z art. 86 ww. ustawy.

W obecnej chwili Spółka nie planuje łączyć repozytorium faktur otrzymywanych drogą elektroniczną, z tym gdzie będą przechowywane zeskanowane obrazy faktur otrzymanych w formie papierowym. Zatem po wdrożeniu projektu będzie miała dwa archiwa dokumentów źródłowych: jedno archiwum dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej oraz drugie z elektronicznymi obrazami dokumentów papierowych. Obydwa będą zabezpieczone w zakresie ich integralności treści oraz autentyczności pochodzenia. Obydwa będą zapewniały czytelność dokumentów i dostęp w każdym czasie i niezwłocznie. Będą przechowywane co najmniej przez okres czasu wymagany do upływu terminu przedawnienia.

W związku z powyższym Spółka zwróciła się do organu podatkowego z zapytaniem, czy w przypadku gdy będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych.

Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej

Odnosząc się do kwestii prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej organ podatkowy wskazał, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Tak więc przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej.

Reasumując organ podatkowy stwierdził, iż faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych, nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Podstawa prawna: art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.