Przechowywanie faktur elektronicznych w formie papierowej

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 lutego 2016 roku nr IBPP2/4512-935/15/ICz.

Sytuacja Podatnika

O wydanie indywidualnej interpretacji do organu podatkowego zwróciła się Spółka, który rozważa możliwość wystawiania i przesyłania zainteresowanym odbiorcom faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF. Od każdego odbiorcy Spółka uzyska pisemną akceptację ze wskazaniem adresu e-mail odbiorcy dedykowanego do przyjmowania faktur elektronicznych. Każdorazowo faktura wystawiona i wysłana odbiorcy w formacie elektronicznym PDF będzie następnie przez upoważnionego pracownika Spółki wydrukowana i w tej postaci stanowić będzie podstawę do dokonania zapisu w rejestrze VAT oraz do ujęcia jej w deklaracji VAT. Faktury sprzedaży wystawiane i wysyłane w formacie elektronicznym będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie papierowego wydruku, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług. Format elektroniczny faktur, w którym będą one wystawiane i wysyłane nie będzie przechowywany. Spółka dołoży wszelkiej staranności, by procedura wystawiania, przesyłania faktur VAT, w tym faktur korygujących jego kontrahentom w formie elektronicznej, przechowywanych następnie w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym Spółka zwróciła się do organu podatkowego z zapytaniem, czy faktury dotyczące sprzedaży wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF, mogą być przechowywane wyłącznie w formie ich papierowego wydruku.

Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej

Odnosząc się do kwestii prawa do stosowania archiwizacji faktur sprzedażowych wyłącznie w formie papierowej, wystawianych kontrahentom w formie elektronicznej, organ podatkowy wskazał, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia przechowywanie faktury w formie papierowej.

Podstawa prawna: art. 106m, art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.