Przechowywanie faktur otrzymanych papierowo i elektronicznie

Dyrektor Krajowej Informacji Podatkowej w interpretacji podatkowej z dnia 22 marca 2017 roku nr 1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM

Sytuacja Podatnika

Wnioskodawca posiadający siedzibę w Niemczech i prowadzący działalność w zakresie sprzedaży hurtowej sprzętu elektronicznego i telekomunikacyjnego oraz części do niego jest zarejestrowany w Polsce na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynny podatnik VAT i obecnie otrzymuje od swoich kontrahentów faktury w formie papierowej. Wszelka dokumentacja związana z rozliczeniami podatku VAT w Polsce sporządzana jest przez Pełnomocnika Wnioskodawcy po dostarczeniu wymaganych dokumentów i informacji dotyczących przeprowadzonych transakcji.

Wnioskodawca wystawia faktury w formie papierowej lub elektronicznej (jako PDF).

W celu minimalizacji kosztów Wnioskodawca planuje zmianę sposobu przechowywania faktur i stosowanie wyłącznie elektronicznego obiegu takich dokumentów oraz nie wyklucza, że w przyszłości będzie od swoich kontrahentów otrzymywać faktury również w elektronicznej, lub wyłącznie w formie elektronicznej.

Poza e-fakturami oraz fakturami elektronicznymi Spółka będzie przesyłała elektronicznie za pomocą poczty e-mail Pełnomocnikowi również inne dokumenty w formie elektronicznej (dokumenty CMR, delivery notes), które będą archiwizowane razem z Fakturami, do których się odnoszą.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur?

2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych Faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym?

Stanowisko Dyrektora

Przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przepisami.

Wskazać należy natomiast, że do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie (a więc dokumentów typu dokumenty CMR, delivery notes), nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Podstawa prawna: art. 106a- 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.