0
1543
Podatnik może przechowywać faktur dokumentujące sprzedaż wyłącznie w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 września 2018 roku nr 0112-KDIL1-3.4012.491.2018.1.PR
Sytuacja Podatnika
Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT i prowadzi działalność polegającą na sprzedaży i produkcji urządzeń spawalniczych. Sprzedaż dokumentowana jest fakturami, które drukowane są przez Spółkę w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz przekazywany jest nabywcy, drugi pozostaje w siedzibie Spółki. Obecnie Spółka faktury dokumentujące sprzedaż przechowuje w formie papierowej. W celu obniżenia kosztów, Spółka planuje zmianę sposobu przechowywania faktur dokumentujących sprzedaż i zamierza przechowywać faktury jedynie w formie elektronicznej. Faktury będą archiwizowane w postaci plików elektronicznych gromadzonych w systemie informatycznym Spółki (system ERP). System informatyczny Spółki zapewni szybką identyfikację i odszukanie konkretnej faktury. Faktury dokumentujące sprzedaż będą przechowywane w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa (tzn. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych). System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane urządzenia będą pozwalały na odtworzenie faktur w postaci wydruków. Spółka będzie przechowywała faktury w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści faktur (tj. bez zmiany danych, które winien zawierać dany dokument) oraz czytelność faktur, łatwe odszukanie faktur oraz bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, pobór faktur (w postaci wydruków z systemu) oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
Czy możliwe jest przechowywanie faktur dokumentujących sprzedaż wyłącznie w formie elektronicznej (bez przechowywania faktur papierowych)?
Stanowisko Dyrektora
Art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast – zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).
Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych w formie papierowej – w sposób opisany przez Spółkę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.
Zatem w przedmiotowej sprawie możliwe będzie przechowywanie przez Spółkę faktur dokumentujących sprzedaż wyłącznie w formie elektronicznej (bez przechowywania faktur papierowych).
Podstawa prawna: art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
