0
981
W roku 2012 zawarta została umowa użyczenia pomiędzy Gminą a Stowarzyszeniem. Przedmiotem umowy było użyczenie Stowarzyszeniu budynku Szkoły Podstawowej w związku z zamiarem prowadzenia niepublicznej placówki oświatowej. Umowa obejmowała część budynku. W lokalu nieobjętym umową utworzono Gminne muzeum. Obecnie Stowarzyszenie otrzymuje faktury za zużycie gazu w całym budynku. W muzeum zamontowano podlicznik ewidencjonujący zużycie gazu. Czy Stowarzyszenie, które nie jest podatnikiem VAT może wystawić Gminie refakturę za zużycie gazu w wydzielonym lokalu zgodnie z odczytami z podlicznika? Jaki jest termin wystawienia takiej refaktury? Czy można wystawić refaktury dotyczące okresu od roku 2013? Czy należy spisać umowę regulującą sposoby rozliczania?
ODPOWIEDŹ
Zgodnie z przepisami art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Stowarzyszenie otrzymuje faktury za zużycie gazu w całym budynku, natomiast w części budynku znajduje się muzeum, w którym zainstalowany jest podlicznik. Pytanie dotyczy możliwości wystawiania refaktur.
Jak wynika z przepisów i licznych interpretacji, refakturowanie to odsprzedaż zakupionej usługi w takiej samej kwocie jaką nabywca zapłacił, polega przede wszystkim na przeniesieniu kosztów na podmiot rzeczywiście wykorzystujący daną usługę.
Dla celów podatkowych przyjęta jest zasada, że refakturowanie stosowane jest przede wszystkim w sytuacji, kiedy strony łączy umowa określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym np. umowa najmu. W przypadku opisanym przez Czytelnika zawarta jest wyłącznie umowa użyczenia części budynku, a w części nieobjętej umową użyczenia znajduje się gminne muzeum, jednak faktury dokumentujące zużycie gazu w całym budynku wystawiane są na Stowarzyszenie, a nie Gminę.
Co do zasady, od 2013 roku faktury (zatem również refaktury) mogli również wystawiać zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni, a od 2014 roku faktury mogą wystawiać podatnicy, czyli podmioty wykonujące działalność gospodarczą bez warunku rejestracji w urzędzie skarbowym, przy czym podatnicy niebędący czynnymi podatnikami VAT na fakturze wykazują wyłącznie kwotę należności bez podatku VAT.
Należy pamiętać, że refaktura jest zwykłą fakturą, tyle że wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą, a rzeczywistym nabywcą tej usługi.
Stowarzyszenie nie jest podatnikiem VAT czynnym, i co do zasady ma prawo do wystawiania faktur bez kwoty podatku. W opisanej w pytaniu sytuacji Gmina użyczyła Stowarzyszeniu część budynku, a w lokalu nieobjętym umową utworzono gminne muzeum, z kolei faktury za gaz są wystawiane na Stowarzyszenie w odniesieniu do całego budynku. Biorąc jednak pod uwagę fakt, że Stowarzyszenie nie jest związane żadną umową z Gminą w zakresie części budynku w którym mieści się muzeum, nie świadczy żadnych usług na rzecz Gminy, a jedynie chce obciążyć ją kosztami zużycia gazu należącymi do Gminy, w tej sytuacji nie powinno wystawić refaktur.
Tak więc, zdaniem Redakcji, rozliczenie zużycia gazu winno być udokumentowane innymi dokumentami jak np. notą księgową. W tej sytuacji koniecznym jest ustalenie zasad, terminu i sposobu opłat za gaz.
Nota księgowa (inaczej obciążeniowa, uznaniowa lub obciążeniowo-uznaniowa) może być dokumentem rozliczeniowym podatnika. Najczęściej stosuje się ją przy dokumentowaniu transakcji, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku VAT. Należy pamiętać, że transakcje dokumentowane notą obciążeniową nie mogą dotyczyć sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników, potwierdzanych w postaci rachunku wystawianego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Zasady dotyczące wystawiania, korygowania czy wzorów not księgowych powinny być określone w przepisach wewnętrznych, gdyż nie ma w tym zakresie obowiązujących przepisów.
Należy podkreślić, że przepisy nie zabraniają wystawiania faktur, czy not księgowych dotyczących czynności dokonanych w 2013 roku. Takie dokumenty powinny być jednak wystawione za zgodą obu stron, zgodnie z ustalonymi zasadami.
Reasumując, najpopularniejszym przypadkiem refakturowania usług jest refakturowanie kosztów zakupu mediów przez właściciela lokalu na jego najemcę. Jeżeli jednak, jak w przypadku Stowarzyszenia na podmiot, który użycza część budynku wystawiana jest faktura za zużycie gazu w całym budynku, to Stowarzyszenie winno ustalić z Gminą przedmiot umowy, a także sposób refundowania kosztów za zużycie gazu przez muzeum.
Karol Zen
