Rejestracja przez biuro rachunkowe transakcji „podejrzanych”

Pojęcie instytucji obowiązanej ujęte zostało w art. 2 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli m.in. biura rachunkowe) znalazły się w powyższej definicji wraz z innymi instytucjami.

Do obowiązków biur rachunkowych wynikających z art. 8 ust. 1 wskazanej wyżej ustawy zaliczamy:

1. obowiązek rejestrowania transakcji przeprowadzanych przez instytucję obowiązaną, które przekraczają równowartość 15 000 euro, oraz

2. gdy jest ona przeprowadzana za pomocą więcej niż jednej operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji.

Nie oznacza to jednak, że biura rachunkowe obowiązane są do rejestrowania każdej przekraczającej równowartość 15.000 euro transakcji swojego klienta. Przez przeprowadzanie bowiem transakcji zgodnie z art. 2 pkt 1e u.p.p.p. rozumie się wykonanie zlecenia lub dyspozycji klienta przez instytucję obowiązaną, natomiast przez transakcję rozumie się dokonywane we własnym, jak i w cudzym imieniu, na własny, jak i na cudzy rachunek wpłaty i wypłaty w formie gotówkowej lub bezgotówkowej, kupno i sprzedaż wartości dewizowych, przeniesienie własności lub posiadania wartości majątkowych, w tym oddanie w komis lub pod zastaw takich wartości, oraz przeniesienie wartości majątkowych pomiędzy rachunkami należącymi do tego samego klienta, zamianę wierzytelności na akcje lub udziały. Co do zasady, biura rachunkowe transakcji takich nie przeprowadzają, jednak, zgodnie z art.8 ust.3a w przypadku, gdy instytucja obowiązana nie przyjmuje dyspozycji lub zlecenia do przeprowadzenia transakcji, obowiązek rejestracji stosuje się także, gdy instytucja ta wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinna wiedzieć o takiej transakcji w związku z wykonaniem umowy z klientem.

Drugim rodzajem transakcji podlegających rejestracji są transakcje, których okoliczności wskazują, że mogą one mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. W takich przypadkach obowiązek rejestracji powstaje bez względu na wartość i charakter tej transakcji. Rejestr transakcji prowadzony jest przez instytucje obowiązane w formie papierowej lub przy użyciu elektronicznych nośników informacji.

Rejestracji transakcji dokonuje się poprzez wprowadzenie danych do rejestru - czego należy dokonać bezzwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po zrealizowaniu transakcji. Rejestr transakcji, które mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, musi być przechowywany przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcje zostały zarejestrowane. Sposób prowadzenia rejestru transakcji określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 września 2001 roku w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej.

Zgodnie z art. 8b u.p.p.p. instytucje obowiązane stosują wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego, polegające na:

1. identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości na podstawie dokumentów lub informacji publicznie dostępnych;

2. podejmowaniu czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i stosowaniu uzależnionych od oceny ryzyka odpowiednich środków weryfikacji jego tożsamości

3. uzyskiwaniu informacji dotyczących celu i zamierzonego przez klienta charakteru stosunków gospodarczych;

4. bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem, w tym badaniu przeprowadzanych transakcji w celu zapewnienia, że przeprowadzane transakcje są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie i profilu jego działalności oraz z ryzykiem, a także, w miarę możliwości, badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych oraz bieżącym aktualizowaniu posiadanych dokumentów i informacji.

Kolejnym obowiązkiem biur rachunkowych jest przekazywanie Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacji o wszystkich zarejestrowanych transakcjach. Przekazanie to polega na przesłaniu lub dostarczeniu danych z rejestru transakcji, także z wykorzystaniem informatycznych nośników danych.

Zgodnie z art. 12 u.p.p.p. przekazane informacje powinny zawierać w szczególności następujące dane:

• datę przeprowadzenia transakcji,

• dane identyfikacyjne stron transakcji,

• kwotę, walutę i rodzaj transakcji,

• numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków,

• uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji w razie przekazywania informacji o transakcji „podejrzanej”.

Informacje przekazuje się do Generalnego Inspektora:

1. w terminie 14 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego - w przypadku transakcji, której wartość przekracza 15.000 euro;

2. niezwłocznie - w przypadku transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Następnym obowiązkiem jest wprowadzenie przez biura rachunkowe w formie pisemnej wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta powinna w szczególności zawierać określenie:

• sposobu wykonania środków bezpieczeństwa finansowego,

• rejestracji transakcji,

• sposobu analizy i oceny ryzyka,

• przekazywania informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi, procedury wstrzymania transakcji, blokady rachunku i zamrożenia wartości majątkowych, sposób przyjmowania oświadczeń, czy dany klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, o ile są przyjmowane, oraz

• sposób przechowywania informacji.

W biurze rachunkowym, które ma status instytucji obowiązanej, musi również zostać wyznaczona osoba odpowiedzialna za wykonanie obowiązków określonych w ustawie. W przypadku biur rachunkowych prowadzonych w formie działalności jednoosobowej osobą odpowiedzialną jest zawsze osoba wykonująca tę działalność, czyli właściciel.

Pracownicy biura rachunkowego, którym powierzone zostały obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w instytucji obowiązanej, muszą mieć zapewniony udział w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków. Do udziału w szkoleniach są zobowiązani także przedsiębiorcy wykonujący działalność jednoosobowo.

Jak ważne jest przestrzeganie przez biura rachunkowe w/w obowiązków świadczą bardzo dotkliwe kary jakie grożą w przypadku ich naruszenia. Za niedopełnienie w/w obowiązków nakładane są bowiem kary pieniężne do kwoty 750.000 zł oraz karne polegające na pozbawieniu wolności do lat 3, a w przypadku nie dopełnia obowiązku zapewnienia udziału pracowników w programie szkoleniowym do kwoty 100.000 zł.

Marta Rusin