Rozliczenie podatkowe nabycia kasy rejestrującej

ODPOWIEDŹ

Zakup kasy powoduje konsekwencje na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, a także wiąże się z kosztami podatkowymi określonymi w przepisach o podatku dochodowym. Wydatki poniesione na zakup kas fiskalnych co do zasady wolno zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z faktu, że obowiązek ich stosowania został nałożony na podatników przepisami prawa i wobec tego mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz osiąganymi przychodami. Wydatki te nie tylko więc spełniają ogólne przesłanki dotyczące kwalifikacji kosztów podatkowych, o których mowa w art.22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art.15 ust 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, jak również nie zostały przez ustawodawcę ze wspomnianych kosztów wyłączone. Różnie jednak przedstawia się kwestia ich ujmowania w kosztach uzyskania przychodów. Powyższe jest uzależnione od wartości konkretnego urządzenia, a w niektórych przypadkach również od woli przedsiębiorcy. Kwalifikacja omawianych wydatków do kosztów może się odbywać albo bezpośrednio, lub też w sposób pośredni, tj. w formie odpisów amortyzacyjnych.

Jeżeli wartość kasy fiskalnej nie przekracza kwoty 3.500 zł, Podatnikowi wolno rozliczyć wydatki poniesione na jej nabycie do kosztów podatkowych:

• bezpośrednio w miesiącu oddania jej do używania - bez zaliczenia tego składnika majątku do środków trwałych (art. 22d updof, art. 16d updop),

• w formie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (w miesiącu oddania kasy do używania albo w miesiącu następnym) - w przypadku ujęcia omawianego składnika majątku w ewidencji środków trwałych (art. 22f ust. 3 updof, art. 16 f ust. 3 updop),

• w postaci odpisów amortyzacyjnych dokonywanych sukcesywnie (na zasadach określonych w art. 22h-22m updof oraz art. 16h-16m updop) - również pod warunkiem uznania kasy za środek trwały w firmie (art. 22 ust. 3 updof, art. 16f ust. 3 updop).

Rozliczając wydatki na zakup kas rejestrujących, będącymi środkami trwałymi, należy podkreślić, że środkiem trwałym jest kasa fiskalna, która spełnia warunki określone odpowiednio w art. 22a ust. 1 updof oraz art. 16a ust. 1 updop czyli - środkami trwałymi są stanowiące własność bądź współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. maszyny, urządzenia i inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane są przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu. O uznaniu danego składnika majątku za środek trwały decydujące znaczenie ma (oprócz kryterium własności, kompletności i zdatności do użytku) także przewidywany przez podatnika okres, przez który składnik będzie używany. Jeśli jest on dłuższy niż 1 rok, to Podatnik powinien ująć taki składnik w ewidencji środków trwałych i amortyzować. Amortyzacji tych urządzeń dokonuje się na ogólnych zasadach określonych w tym zakresie przez przepisy ustaw o podatku dochodowym a podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych, które będą pomniejszać przychody Podatnika, jest wartość początkowa kas.

W razie odpłatnego nabycia środków trwałych za ich wartość początkową uważa się cenę nabycia (art. 22g ust. 1 pkt 1 updof, art. 16g ust. 1 pkt 1 updop). Cena nabycia to kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania. Elementy składające się na cenę nabycia wymieniono w art. 22g ust. 3 updof oraz art. 16g ust. 3 updop np. koszty transportu, montażu, instalacji i uruchomienia programów komputerowych. W praktyce amortyzacja kasy najczęściej dokonywana będzie od wartości początkowej obejmującej cenę zakupu urządzenia, powiększoną o ewentualne koszty transportu i montażu.

Jednocześnie należy zaznaczyć, iż w przypadku czynnych podatników VAT, którym przysługuje prawo do odliczenia całości podatku naliczonego przy zakupie kasy, zaliczeniu do kosztów podlega wydatek na zakup kasy w kwocie netto. Zatem, przy określaniu wartości początkowej kasy jako środka trwałego podlegającego amortyzacji co do zasady (tj. poza określonymi wyjątkami) należy brać pod uwagę cenę nabycia w kwocie netto, a więc bez VAT – na co wyraźnie wskazuje brzmienie powołanych wcześniej przepisów (art. 22g ust. 3 updof, art. 16g ust. 3 updop.). Taki sposób postępowania ma swoje uzasadnienie w treści pozostałych regulacji ustaw o podatku dochodowym. Na mocy tych ustaw regułą jest, że VAT co do zasady nie jest uznawany za koszt uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a updof, art. 16 ust. 1 pkt 46 lit a updop).

Kasa rejestrująca może być uznana za urządzenie kompletne i spełniające kryteria umożliwiające uznanie jej za środek trwały (tak aby Podatnik mógł dokonywać odpisów amortyzacyjnych podlegających zaliczeniu do kosztów podatkowych) jeżeli zostanie ufiskalniona przez pracownika uprawnionego serwisu. Obowiązek fiskalizacji kasy przekłada się na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na jej zakup także w sytuacji, gdy jej wartość nie przekroczyła 3.500 zł, w związku z czym podatnik nie zaliczył jej do środków trwałych.

Z tytułu nabycia kasy fiskalnej podatnikom wolno korzystać również z preferencji przysługujących na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Jest to możliwość pomniejszenia podatku VAT należnego o wartość VAT naliczonego w związku z zakupem tego urządzenia. Uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikom w takim zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych (art.86 ust.1 ustawy o VAT). Cytowana reguła obowiązuje również w odniesieniu do nabycia kas fiskalnych, zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie kasy przysługuje w takim zakresie, w jakim to urządzenie będzie służyć do ewidencjonowania obrotu w zakresie sprzedaży opodatkowanej tym podatkiem. W celu dokonania odliczenia stosuje się zapis artykułu 86 ust.10 pkt 1, ust. 11 i 12 ustawy o VAT. Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany w fakturze dokumentującej nabycie kasy rejestrującej powstaje w rozliczeniu za okres, w którym Podatnik otrzymał fakturę (odliczenie wykazuje się w poz.42 deklaracji VAT-7 i VAT-7K jeśli kasa nie jest zaliczona do środków trwałych). Jeżeli w tym okresie nie zostanie dokonane odliczenie, Podatnik może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Warunkiem odliczenia VAT w powyższych terminach jest nabycie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel, czyli faktyczne jego otrzymanie (postawienie do dyspozycji). Jeżeli warunek ten nie zostanie spełniony, odliczenie przysługuje dopiero z chwilą jego spełnienia.

Skorzystanie z odliczenia podatku naliczonego VAT nie przeszkadza w skorzystaniu z innej preferencji podatkowej, a mianowicie z ulgi na zakup kas, której odliczenia dokonuje się również w deklaracji VAT. Podatnicy rozpoczynający ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kas fiskalnych, po spełnieniu określonych przepisami warunków mogą również skorzystać z ulgi na ich zakup. Po spełnieniu tych warunków, podatnikom przysługuje prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydatkowanej na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych do naczelnika urzędu skarbowego na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% ceny jej zakupu, nie więcej jednak niż 700 zł. (art.111 ust.4 ustawy o podatku od towarów i usług).

Odliczenia, którym mowa powyżej można dokonać, w myśl §3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 roku w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie. Kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa od kwoty różnicy między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 ustawy (§ 3 ust.2 rozporządzenia). W tym przypadku odliczenie ujmuje się w poz.46 deklaracji VAT-7 lub VAT-7K.

W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym (§ 3 ust.3 pkt 1 i 2 rozporządzenia), podatnik może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

• 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne,

• 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

W tej sytuacji odliczenie wykazuje się w poz.49 deklaracji VAT-7 lub VAT-7K.

Korzystając z odliczenia ulgi Podatnik nie pokrywa docelowo całego wydatku na zakup kasy, a jedynie jego część. Ponieważ ulga na zakup kas przysługuje na podstawie przepisów ustawy o VAT to należy podkreślić, iż tylko w tym podatku wywołuje skutki prawne. Biorąc pod uwagę zapisy ustaw o podatku dochodowym jest neutralna podatkowo nie skutkuje więc zmianą ani wysokości przychodów, ani kosztów podatkowych. Powyższe dotyczy zarówno wydatków na zakup kasy podlegających zaliczeniu do kosztów bezpośrednio, jak i w postaci odpisów amortyzacyjnych. W konsekwencji zatem wartością początkową kasy fiskalnej co do zasady będzie cena jej nabycia, bez pomniejszania o kwotę odliczonej ulgi, natomiast odpisy amortyzacyjne dokonywane od tej wartości będą stanowić koszt podatkowy w pełnej wysokości.

Jeśli Podatnik postanowi, co można zastosować w omawianym przypadku, że w odniesieniu do niskocennych składników majątku, dla celów bilansowych będzie stosowana zasada cytowana na wstępie - określona w art.22d ust. 1 ustawy o pdof lub art. 16d ust. 1 ustawy o pop, a więc nie będą dokonywane odpisy amortyzacyjne od składników majątku spełniających warunki określone dla środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł - to wydatki poniesione na ich nabycie będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. W tym przypadku ewidencja w księgach rachunkowych operacji związanych z  zakupem kasy fiskalnej niezaliczonej do środków trwałych przebiega następująco:

1. Faktura za zakup kasy fiskalnej:

a) wartość netto - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu - Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

d) zarachowanie w koszty wartości netto kasy fiskalnej - pod datą oddania jej do używania,

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

2. PK - wprowadzenie kasy fiskalnej do ewidencji pozabilansowej -  Wn konto 39 "Niskocenne składniki majątku".

Tym sposobem wydatek zostanie zaliczony do kosztów uzyskania przychodu i zostanie zaksięgowany w kolumnie 13 KPiR. Natomiast VAT naliczony trafi do rejestru zakupów VAT.

Wioletta Gramis