Rozpoczęcie i cel ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących oraz skutki naruszenia tego obowiązku

Celem powyższego obowiązku jest ewidencjonowanie sprzedaży niefakturowanej. Kasy rejestrujące poza niewątpliwie restrykcyjną funkcją fiskalną, przynoszą również wymierne korzyści podatnikom - właścicielom tych kas. Dzięki kasom mogą oni skutecznie kontrolować swoich pracowników pod względem rzetelności obsługi klienta, a głównie uczciwości kasjerów w odprowadzaniu gotówki za sprzedany towar. Kasa pozwala też kontrolować stan zapasów na magazynie i na półkach sklepowych. Wobec powyższego podatnik przed zakupem powinien wziąć pod uwagę, czy w jego przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zakup urządzenia pozwalającego na rejestrowanie tylko prostych, wymaganych przepisami informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje jak ww. rejestrację stanów magazynowych lub możliwości rozliczania kasjerów.

Przed zakupem celowe jest również rozważenie, czy właściwym urządzeniem będzie kasa przenośna czy też stacjonarna, współpracująca z komputerem czy nie, prowadząca rejestr sprzedaży w postaci kopii paragonów na nośniku papierowym czy też w formie zapisu elektronicznego. Obecnie te ostatnie cieszą się coraz większym zainteresowaniem ze względu na fakt, iż elektroniczny zapis kopii wydruków na kartę pamięci SD eliminuje konieczność sporządzania kopii papierowych (rolek kontrolnych), co oznacza znaczną oszczędność papieru. Nośnik pamięci jest dostępny dla użytkownika, dzięki czemu możliwe jest łatwe sporządzanie kopii bezpieczeństwa oraz sprawna analiza sprzedaży. Jednocześnie równie znaczącą sprawą przy wyborze kasy jest fakt jakie możliwości gwarantuje dany model kasy w zakresie konstruowania nazwy towaru lub usługi, ponieważ konieczność weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatkowych jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika stosującego kasy rejestrujące. Cennych uwag w tym zakresie może również udzielić wybrany, zaufany serwis kas fiskalnych, który niewątpliwe weźmie pod uwagę profil działalności podatnika.

Przy zastosowaniu kas realizowane są również prawa konsumenta w zakresie zapewnienia klientowi prawa do otrzymania dokumentu (paragonu) zawierającego podstawowe dane o mającej miejsce transakcji, a w tym dane o strukturze ceny (wysokości uwzględnionego w niej podatku od towarów i usług). Paragon jest ważny dla klienta, ponieważ: 

1. ułatwia dochodzenie swoich praw w przypadku, kiedy zakupiony towar bądź usługa nie odpowiada jakości deklarowanej przez producenta lub posiada wady; w takich sytuacjach paragon umożliwia klientowi rachunkową i rzeczową kontrolę poprawności rozliczenia transakcji, ponadto pomaga w prowadzeniu porównań cenowych w sieci handlowej;

2. sprzyja uczciwej konkurencji, bowiem kasa rejestrująca jest swoistym elektronicznym licznikiem i rejestratorem obrotów handlowych oraz należności podatkowych związanych z tymi obrotami. Jest wyposażona w specjalnie zabezpieczony moduł pamięci umożliwiający trwały i jednokrotny zapis danych, bez możliwości ich likwidacji, które można wielokrotnie odczytywać. Ponadto, podatnicy biorąc paragon pomagają sobie w sposób pośredni, tzn. zmuszają sprzedawcę do zarejestrowania sprzedaży a następnie zapłaty wynikającego z niej podatku należnego do budżetu państwa. Przyczyniają się także do likwidacji „szarej strefy”, gdyż sprzedawcy nie mają możliwości ukrywania swoich dochodów.

Po dokonaniu wyboru właściwej kasy, podatnik rozpoczynający ewidencję za pomocą kas musi w pierwszej kolejności dokonać fiskalizacji tego urządzenia. Przez fiskalizację kasy rozumie się zgodnie z zapisem § 2 pkt 2 ww. rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego, zatem dokonanie przez serwisanta zaprogramowania nagłówka widniejącego na paragonie fiskalnym, w tym np. NIP, jest czynnością jednokrotną i niepowtarzalną a raz wprowadzone dane po zatwierdzeniu operacji, nie podlegają weryfikacji. Fiskalizację kasy przeprowadza upoważniony do serwisowania danego typu kasy pracownik firmy serwisowej.

Jeżeli podatnik nie jest podatnikiem VAT, to również ważnym jest, aby kasa była zaprogramowana bez stawek podatku VAT. Podatnik przy fiskalizacji kasy potwierdza zgodność wszystkich danych, podpisując w książce serwisowej, iż kasa została zaprogramowana i ufiskalniona zgodnie z jego życzeniem. W tej sytuacji, gdy zostaną popełnione błędy, wniesienie skutecznej reklamacji z powodu wprowadzenia nieprawdziwych danych będzie niestety niemożliwe. Po fiskalizacji kasy, sprzedaż może być dokonywana wyłącznie w trybie fiskalnym, na co niewątpliwie należy uczulić wszystkich użytkowników kasy, ponieważ w przypadku rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, korekta danej transakcji możliwa jest jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Kasa rejestrująca dzięki swej konstrukcji i zastosowanym zabezpieczeniom nie posiada bowiem żadnych technicznych możliwości przeprowadzenia korekty informacji zapisanych w jej pamięci. Kwoty raportów dobowych są magazynowane w niekasowalnej pamięci i na podstawie dokonanych w niej zapisów następuje generowanie miesięcznych raportów do celów podatkowych. Po fiskalizaji kasy rejestrującej podatnik jest zobowiązany do zaewidencjonowania każdej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych oraz wydruku z tej sprzedaży paragonu fiskalnego a także wydania oryginału tego paragonu (bez wezwania) kupującemu.

Przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej, podatnik zobowiązany jest do złożenia we właściwym dla siebie urzędzie skarbowym dwóch zgłoszeń:

• pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które należy złożyć najpóźniej jeden dzień przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Podatnicy, którzy dokonują zgłoszenia jednej kasy mogą to zrobić na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej (załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące), o ile złożą to zgłoszenie przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

• pisemnego zgłoszenia podatnika o miejscu instalacji kasy rejestrującej, zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 3 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. Formularz ten należy złożyć w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Numer ewidencyjny kasy nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego. Po otrzymaniu numeru ewidencyjnego kasy, należy go nanieść w sposób trwały na obudowę kasy. Ponadto należy dokonać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, dołączanej przez sprzedawcę kasy do każdego urządzenia. Wzór książki kasy stanowi załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom. Podatnik jest obowiązany także umożliwić dokonanie w książce kasy wpisów serwisantowi kasy. Książka kasy powinna być prowadzona przez cały okres użytkowania kasy oraz udostępniana na żądanie właściwych organów. W przypadku utraty książki kasy, podatnicy powinni zwrócić się niezwłocznie do serwisanta o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego. Złożenie ww. zgłoszeń nie podlega opłacie skarbowej.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnicy, są obowiązani rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas rejestrujących, która została zgłoszona do właściwego naczelnika urzędu skarbowego do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży. Liczba ta jest właściwa na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca, podatnicy są zobowiązani wprowadzać kolejne kasy rejestrujące w liczbie nie mniejszej niż liczba kas rejestrujących, przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania. Taki sposób wprowadzania ewidencjonowania powoduje, że odpowiedniemu wydłużeniu ulega okres zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania wobec tej części obrotu, która jest realizowana na stanowiskach kasowych niewyposażonych w kasy.

W myśl art. 111 ust. 2 ustawy o podatku od towarów I usług, w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, sankcji w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się. Natomiast, zgodnie z art. 60 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2007 r., Nr 111, poz. 765 ze zm.), kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. W myśl art. 53 § 21 pkt 5 ww. ustawy, księgą jest również inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej.

Wioletta Gramis