Samochód firmowy dla handlowca a VAT

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 26 listopada 2015 roku nr IPPP1/4512-997/15-5/EK.

Sytuacja Podatnika

O wydanie indywidualnej interpretacji do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży importowanej herbaty. Działalność firmy wymaga od handlowców podróżowania po całym kraju samochodami firmowymi o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Spółka wykorzystuje samochody użytkowane na podstawie leasingu operacyjnego. Leasingodawca wyraził zgodę na możliwość podnajmu tych samochodów. Jednocześnie w Spółce obowiązuje regulamin użytkowania samochodów służbowych, z którego wynika, iż nie jest w stanie zapewnić stałego miejsca parkingowego dla wszystkich samochodów w pobliżu adresu jej siedziby. Dlatego handlowiec jest zobowiązany do stałego parkowania samochodu służbowego w miejscu zamieszkania lub w innym miejscu uzgodnionym w sposób zapewniający zabezpieczenie samochodu przed kradzieżą lub uszkodzeniem.

Samochody zostały 1 lipca 2015 roku zgłoszone na druku VAT-26 do Naczelnika Urzędu Skarbowego, że są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Bowiem Spółka nie udostępnia samochodów służbowych do wykorzystywania przez handlowców na cele prywatne. Jednak samochody mogą być przez Spółkę wynajmowane handlowcom za odpłatnością, co reguluje odrębna umowa podnajmu samochodu służbowego. Zgodnie z umową Strony ustaliły sposób wyliczenia i rozliczania miesięcznego czynszu przy założeniu, że samochód stanowiący przedmiot tej umowy może być wykorzystywany przez handlowca do wysokości limitu 300 km miesięcznie. Wyliczony według ustaleń czynsz stanowić będzie podstawę do wystawienia przez Spółkę faktury VAT.

Ponadto samochody są wyposażone w system GPS na bieżąco lokalizujący pojazd oraz rejestrujący trasy przejazdu. Pracownicy użytkujący te samochody dodatkowo rejestrują swoją pracę w mobilnej aplikacji handlowej - system wspomagania i raportowania pracy dla przedstawicieli handlowych. Nadzór na przestrzeganiem wewnątrz firmowych regulaminów spółki sprawują wyznaczone osoby, które także kontrolują bieżący monitoring. Na podstawie zapisów z dwóch systemów sporządzana jest ewidencja przebiegu pojazdów, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług.

Spółka na tle tak przedstawionego opisu sprawy powzięła wątpliwości czy przysługuje jej prawo do odliczenia 100% podatku naliczonego od wydatków związanych z samochodami używanymi przez handlowca do celów wykonywania obowiązków służbowych oraz na podstawie regulaminu udostępnianych za odpłatnością, co będzie potwierdzone prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdów.

Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej

Udzielając odpowiedzi organ podatkowy wskazał, iż zarówno używanie samochodów przez handlowców do świadczenia pracy na rzecz Spółki, jak i udostępnienie samochodów za opłatą stanowią niewątpliwie wykorzystywanie pojazdów do działalności gospodarczej. Jednakże, aby uznać czy Spółce przysługuje pełne odliczenie podatku naliczonego z tytułu użytkowania pojazdów do celów służbowych jak również wynajmując samochody za opłatą handlowcom, po pierwsze należy przeanalizować, czy Spółka tworząc odpowiednie procedury, jak również sprawując nad nimi nadzór wykluczyła użytkowanie samochodów służbowych do celów prywatnych w czasie, kiedy pracownicy użytkują te pojazdy do obowiązków służbowych.

Zdaniem organu podatkowego, stosowane przez Spółkę procedury nie wykluczają użycia samochodów do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Bowiem, Spółka udostępniając handlowcom samochody służbowe, z przeznaczeniem na dojazdy z pracy do miejsca zamieszkania, zaspakaja w pierwszym rzędzie potrzeby prywatne handlowca, gdyż to pracownik bez względu na odległość od miejsca pracy, ma osobiście zadbać o możliwość terminowego rozpoczęcia wykonywania obowiązków służbowych. Ponieważ określenie sposobu, w jaki pracownik stawia się do pracy nie należy do sfery zainteresowań i obowiązków pracodawcy, to przekazanie samochodu na ten cel zaspokaja osobiste potrzeby pracownika.

Tym samym, opisane przez Spółkę procedury, nie wykluczają użycia samochodów do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dopuszczenie możliwości parkowania pojazdu w okolicy miejsca zamieszkania handlowca powoduje, że wprowadzone przez Spółkę zasady nie wykluczają prywatnego użytku tych pojazdów. Powyższe okoliczności wskazują, że samochody będą służyły również celom prywatnym pracownika. Wobec powyższego organ podatkowy uznał, iż praca handlowca charakteryzuje się tym, że nie jest możliwe dokładne określenie z góry w jakim czasie samochód będzie wykorzystywany do realizacji obowiązków na rzecz Spółki. Wobec tego istnieje realna możliwość wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych.

Ponadto zainstalowanie w samochodzie systemu GPS oraz podpisanie przez handlowca umowy dotyczącej wykorzystywania samochodu wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą Spółki nie jest równoznaczne ze stworzeniem przez Spółkę stosownych procedur użytkowania tego pojazdu, które wykluczają jego potencjalne użycie do celów prywatnych. Z uwagi na powyższe spostrzeżenia organ podatkowy stwierdził, że samochód nie będzie wykorzystywany wyłącznie do wykonywania zadań służbowych.

Reasumując organ podatkowy stwierdził, iż skoro samochody osobowe będą parkowane w miejscu zamieszkania handlowców, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki związane z ich używaniem, o ile nie wystąpią okoliczności wyłączające to prawo wynikające z art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Podstawa prawna: art. 86a ustawy z dnia 11 mara 2004 roku o podatku od towarów i usług.