Sposób dokumentowania awarii w kasie fiskalnej

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 14 stycznia 2016 roku nr ILPP2/4512-1-780/15-2/EN.

Sytuacja Podatnika

O wydanie indywidualnej interpretacji do organu podatkowego zwrócił się Przedsiębiorca, który prowadzi działalność dodatkową polegającą na sprzedaży oleju napędowego. Sprzedaż dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą jest dokumentowana fakturą, ujmowaną w ewidencji sprzedaży VAT. Natomiast sprzedaż dla osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej jest rejestrowana w kasie fiskalnej. Ponadto prowadzona jest w formie bezobsługowej i bezgotówkowej, co oznacza że klient sam dokonuje tankowania oleju napędowego po wcześniejszym uregulowaniu deklarowanej kwoty w terminalu płatniczym. Na żądanie osoby fizycznej, na podstawie paragonów, wystawiane są faktury, które w takich sytuacjach nie podlegają ujęciu w ewidencji. Paragon jest dołączany do egzemplarza faktury pozostającego w Spółce.

W początkowym okresie funkcjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych miały miejsce awarie terminala płatniczego. W pierwszej awarii kwoty widniejące na fiskalnych raportach dobowych, będących podstawą ewidencji, nie odzwierciedlały faktycznych wartości pobieranego paliwa. Wynikało to z faktu, iż po uruchomieniu sprzedaży, serwisanci dokonywali drobnych poprawek w funkcjonowaniu terminala płatniczego, nierozerwalnie połączonego z kasą fiskalną w nim umieszczoną. Przedsiębiorca na podstawie dokumentów magazynowych, odzwierciedlających każde pobranie paliwa ze zbiornika był w stanie udokumentować rzeczywistą sprzedaż w danym dniu. O każdej zaistniałej niezgodności w funkcjonowaniu kasy fiskalnej, Przedsiębiorca drogą elektroniczną informował firmę będącą autoryzowanym serwisantem kasy. Serwisant po zakończeniu okresu miesięcznego, przedstawił pisemne oświadczenie, zawierające szczegółowe rozliczenie błędnych transakcji, wskazując kwotę prawidłowej sprzedaży stanowiącej podstawę do rozliczenia z urzędem skarbowym. Przedsiębiorca przyjął do podstawy opodatkowania kwotę wynikającą z oświadczenia serwisanta, poprzez wprowadzenie do ewidencji sprzedaży VAT prawidłowych kwot.

Następna awaria miała miejsce w sytuacji, gdy firma serwisująca kasę fiskalną montowała kolejny dystrybutor do sprzedaży oleju napędowego. W trakcie testowania poprawności jego funkcjonowania, według pisemnego oświadczenia pracownika firmy serwisującej, zrealizowano transakcję na wartość 1 zł. Kwota ta została zarejestrowana przez drukarkę fiskalną. Nie było to oczywiście odzwierciedleniem zrealizowanych transakcji w tym dniu. W związku z powyższym wartość dobowego raportu fiskalnego została zawyżona o 1 zł. Przedsiębiorca na podstawie oświadczenia serwisanta, zmniejszył kwotę sprzedaży w ewidencji VAT o 1 zł.

Kolejnym problemem Przedsiębiorcy było zablokowanie się papieru w drukarce fiskalnej. W związku z tym, iż Przedsiębiorca nie mógł sporządzić dobowego raportu fiskalnego, wydrukował raport fiskalny okresowy za ten dzień, zawierający dane jakie wskazywałby raport dobowy. Po uzgodnieniu poprawności kwoty raportu okresowego i sprawdzeniu, że jego wysokość jest zawarta w raporcie fiskalnym miesięcznym, zaewidencjonowano go w sposób identyczny jak raport dobowy.

Wątpliwości Przedsiębiorcy dotyczą kwestii, czy postąpił właściwie:

• uwzględniając przy ustalaniu podstawy opodatkowania dla sprzedaży oleju napędowego oświadczenie serwisanta kasy fiskalnej, zawierające szczegółowe rozliczenie błędnych transakcji, wskazujące kwotę prawidłowej sprzedaży stanowiącą podstawę do rozliczenia z Urzędem skarbowym,

• nie mogąc sporządzić dobowego raportu fiskalnego, drukując raport fiskalny okresowy za ten dzień, zawierający dane jakie wskazywałby raport dobowy.

Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej

Dokonując analizy opisu sprawy organ podatkowy uznał, iż w przypadku gdy kwoty widniejące na fiskalnych raportach dobowych, będących podstawą ewidencji, nie odzwierciedlały faktycznych wartości pobieranego paliwa, co wynikało z faktu, iż po uruchomieniu sprzedaży, serwisanci dokonywali drobnych poprawek w funkcjonowaniu terminala płatniczego, nierozerwalnie połączonego z kasą fiskalną w nim umieszczoną, a Przedsiębiorca na podstawie dokumentów magazynowych, odzwierciedlających każde pobranie paliwa ze zbiornika był w stanie udokumentować rzeczywistą sprzedaż w danym dniu, informując jednocześnie serwisanta o każdej zaistniałej niezgodności w funkcjonowaniu kasy fiskalnej, to postąpił właściwie, uwzględniając przy ustalaniu podstawy opodatkowania dla sprzedaży oleju napędowego w danym miesiącu oświadczenie serwisanta kasy fiskalnej, zawierające szczegółowe rozliczenie błędnych transakcji, wskazujące kwotę prawidłowej sprzedaży. Również w sytuacji, gdy w trakcie testowania poprawności funkcjonowania zamontowanego dystrybutora, zrealizowano transakcję na wartość 1 zł, co nie jest odzwierciedleniem zrealizowanych transakcji w tym dniu, a tym samym wartość dobowego raportu fiskalnego została zawyżona o 1 zł i co zostało potwierdzone oświadczeniem pracownika firmy serwisowej, to Przedsiębiorca postąpił właściwie zmniejszając o tę kwotę podstawę opodatkowania dla sprzedaży oleju napędowego w danym miesiącu.

Natomiast sporządzony przez Przedsiębiorcę raport okresowy zamiast raportu dobowego zawiera dane jakie wskazywałby raport dobowy za ten dzień, a jego wysokość jest zawarta w raporcie fiskalnym miesięcznym, to Przedsiębiorca postąpił właściwie uwzględniając go w ewidencji sprzedaży za dany okres rozliczeniowy w sposób identyczny jak raport dobowy. Bowiem zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą m.in. kwoty określone w art. 90 ww. ustawy, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Podstawa prawna: art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, § 3 ust. 4 i ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.